Summary
# Introductie tot Acerta en haar diensten
Dit onderwerp biedt een gedetailleerd overzicht van Acerta als sociaal secretariaat, haar organisatie, de diensten die zij aanbiedt ter ondersteuning van bedrijven in diverse groeifasen, en de specifieke focus op payroll, consultancy en ondersteuning voor startende zelfstandigen.
### 1.1 Acerta sociaal secretariaat
Acerta positioneert zich als de hr-partner voor meer dan een miljoen werkende mensen. De organisatie is aanzienlijk in omvang, met 1.750 medewerkers verdeeld over 26 kantoren. Acerta bedient een breed scala aan klanten, waaronder 6.722 accountants, 332.935 zelfstandigen, en meer dan 68.400 bedrijven, waarvoor zij meer dan 660.000 loonberekeningen uitvoeren [5](#page=5).
### 1.2 Wat Acerta doet
Acerta bundelt haar krachten om bedrijven en zelfstandigen te ondersteunen. De diensten van Acerta kunnen worden ingedeeld in verschillende kerngebieden die aansluiten bij de groeifasen van een onderneming [6](#page=6) [7](#page=7) [9](#page=9).
#### 1.2.1 Starters en zelfstandigen
Voor starters en zelfstandigen bundelt Acerta de expertise van het Acerta Ondernemingsloket en het Acerta Sociaal Verzekeringsfonds [9](#page=9).
* **Ondernemingsloket**:
* Inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) [9](#page=9).
* BTW-inschrijving [9](#page=9).
* Aanvragen van vergunningen en registraties zoals FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen) en Unisono [9](#page=9).
* Afhandelen van wijzigingen met betrekking tot bedrijfsactiviteiten en adresgegevens [9](#page=9).
* **Sociaal Verzekeringsfonds**:
* Regelen van de sociale zekerheid voor zelfstandigen [9](#page=9).
* Verplichte aansluiting en opties voor vrije keuze worden hierin meegenomen [9](#page=9).
* Acerta heeft een marktaandeel van 26,1% met 3,05% beheerskosten [9](#page=9).
#### 1.2.2 Payroll Services
Acerta is gespecialiseerd in loonberekening en biedt volledige loonadministratie aan voor een breed scala aan ondernemingen, waaronder KMO's, grote bedrijven, corporate bedrijven en Social Profit instellingen [10](#page=10).
* **Kernactiviteiten loonadministratie**:
* Uitvoeren van loonberekeningen [10](#page=10).
* Indienen van aangiften bij de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid), Fod Financiën, en diverse fondsen [10](#page=10).
* Verzamelen van bijdragen en het doorstorten van de gelden [10](#page=10).
* Verlenen van juridische ondersteuning [10](#page=10).
* Administratieve ondersteuning met betrekking tot het payrollproces [10](#page=10).
> **Tip:** Acerta wordt door één op de vier werkgevers vertrouwd voor hun payrollbeheer [10](#page=10).
#### 1.2.3 Consult (Consultancydiensten)
Het doel van de consultancydiensten van Acerta is om het personeelsbeleid van klanten actief te ondersteunen vanuit diverse competentiedomeinen [11](#page=11).
* **Competentiedomeinen**:
* Werving en selectie [11](#page=11).
* HR-administratie, inclusief het regelen van tijdelijke werkloosheid, economische werkloosheid, en Vlaamse opleidingspremies (VOP) [11](#page=11).
* Juridische ondersteuning (Legal) [11](#page=11).
* Cafétariaplan [11](#page=11).
* Opstellen van policies en arbeidsreglementen (AR) [11](#page=11).
* Benchmarking [11](#page=11).
* Organiseren van opleidingen [11](#page=11).
---
# Starten met personeel: basisverplichtingen en typen werknemers
Dit hoofdstuk behandelt de essentiële wettelijke verplichtingen die gepaard gaan met het aanwerven van personeel, de diverse categorieën werknemers en de bijbehorende regels.
### 2.1 Basisverplichtingen voor de werkgever
Bij het aanwerven van personeel moet een werkgever een reeks wettelijke verplichtingen nakomen om aan de regelgeving te voldoen. Deze verplichtingen garanderen een correcte en wettelijke tewerkstelling [13](#page=13).
#### 2.1.1 Essentiële aansluitingen en documenten
* **Aansluiting bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ):** Dit is een fundamentele stap om de sociale bijdragen correct te kunnen afdragen [13](#page=13).
* **Arbeidsreglement:** Elke werkgever is verplicht een arbeidsreglement op te stellen dat de regels en procedures binnen de onderneming uiteenzet [13](#page=13).
* **Arbeidsovereenkomst:** Het opstellen van een schriftelijke arbeidsovereenkomst is cruciaal en definieert de relatie tussen werkgever en werknemer. Dit document moet bij de start van de tewerkstelling opgemaakt worden [13](#page=13) [20](#page=20).
* **Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk:** Aansluiting hierbij is verplicht om de veiligheid en gezondheid van werknemers te waarborgen [13](#page=13).
* **Arbeidsongevallenverzekering:** Elke werkgever moet een arbeidsongevallenverzekering afsluiten om werknemers te dekken bij ongevallen op het werk of op weg naar/van het werk [13](#page=13).
* **Dimona-aangifte:** Het tijdig indienen van de Dimona-aangifte (Déclaration immédiate de l'emploi / Onmiddellijke aangifte van de tewerkstelling) is verplicht [13](#page=13).
* **Vakantiefonds:** Enkel voor arbeiders is aansluiting bij een vakantiefonds verplicht [13](#page=13).
* **Rechtsbijstandsverzekering:** Het afsluiten van een rechtsbijstandsverzekering wordt aangeraden [13](#page=13).
> **Tip:** Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle wettelijke vereisten voordat u personeel aanwerft om boetes en geschillen te vermijden.
#### 2.1.2 Verplichte documenten per fase
* **Bij de start:**
* Schriftelijke arbeidsovereenkomst [20](#page=20).
* Arbeidsreglement [20](#page=20).
* **Per betaalperiode:**
* Loonbon (of loonafrekening) [20](#page=20).
* **Jaarlijks:**
* Fiche 281.10 (fiscale fiche voor werknemers) [20](#page=20).
* Individuele rekening (overzicht van de loon- en arbeidsvoorwaarden) [20](#page=20).
* **Bij het einde van de arbeidsovereenkomst:**
* Afhandelen van de nodige procedures [20](#page=20).
* C4-document (document voor de werkloosheidsuitkering) [20](#page=20).
* Vakantie-attest [20](#page=20).
### 2.2 Type werknemers en hun specifieke regels
Verschillende soorten werknemers hebben specifieke RSZ-tarieven en regels die van toepassing zijn [14](#page=14) [15](#page=15).
#### 2.2.1 Arbeiders en bedienden
* Dit is de meest klassieke vorm van tewerkstelling, gekenmerkt door een bruto-netto berekening [15](#page=15).
* **Werkgeversbijdrage RSZ:** 25% [15](#page=15).
* **Werknemersbijdrage RSZ:** 13,07% [15](#page=15).
* Daarnaast wordt ook bedrijfsvoorheffing ingehouden op het nettoloon [15](#page=15).
#### 2.2.2 Jobstudenten
* Jobstudenten kunnen tot 650 uren per kalenderjaar werken met een voordelig RSZ-tarief [15](#page=15).
* **Werkgeversbijdrage RSZ:** 5,43% [15](#page=15).
* **Studentenbijdrage RSZ:** 2,71% [15](#page=15).
* De regeling "Student@work" maakt dit mogelijk [15](#page=15).
* Er is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd voor jobstudenten [15](#page=15).
> **Tip:** Controleer altijd het aantal uren dat een jobstudent reeds heeft gewerkt om het voordelige tarief te behouden.
#### 2.2.3 Gelegenheidswerknemers
* Deze categorie is typisch voor sectoren zoals land- en tuinbouw en de horeca [15](#page=15).
* Sociale bijdragen worden berekend op een forfaitair loon in plaats van op het werkelijke loon [15](#page=15).
#### 2.2.4 Flexi-jobs
* Flexi-jobs werden geïntroduceerd in 2015 voor de horeca en zijn sindsdien uitgebreid naar vele andere sectoren en functies per 2025 [16](#page=16).
* Dit is een vorm van gelegenheidswerk waarbij specifieke voorwaarden gelden [16](#page=16).
* **Voorwaarden:**
* De werknemer moet minimaal een 4/5de tewerkstelling hebben bij een andere werkgever, wat elk kwartaal gecontroleerd wordt [16](#page=16).
* Een flexi-job is niet mogelijk bij de huidige werkgever waar de 4/5de tewerkstelling geldt [16](#page=16).
* **Loon:**
* Minimumloon: Het sectorale baremaloon is van toepassing, of het Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen (GMMI) indien geen sectorale barema's bestaan [16](#page=16).
* In de horeca geldt een minimumloon van EUR 12,53 inclusief vakantiegeld [16](#page=16).
* Maximumloon: Het loon mag niet meer bedragen dan 150% van het minimale basisloon [16](#page=16).
* Een raamovereenkomst is vereist voor flexi-jobs [16](#page=16).
> **Example:** Een kassamedewerker in een supermarkt kan een flexi-job opnemen in een café in het weekend, op voorwaarde dat hij/zij al minstens 4/5de werkt in de supermarkt.
### 2.3 Soorten arbeidsovereenkomsten
Arbeidsovereenkomsten kunnen worden onderverdeeld op basis van hun duur en aard [17](#page=17) [18](#page=18).
#### 2.3.1 Duur van de overeenkomst
* **Onbepaalde duur:** Dit is de standaardovereenkomst, zonder vastgelegd einde [18](#page=18).
* **Bepaalde duur:** De overeenkomst eindigt op een vooraf bepaalde datum [18](#page=18).
* **Welomschreven werk:** De overeenkomst eindigt zodra het specifieke werk is voltooid [18](#page=18).
* **Vervangingsovereenkomst:** Voor het vervangen van een werknemer die tijdelijk afwezig is [18](#page=18).
#### 2.3.2 Aard van de overeenkomst
* **Arbeiders/bedienden:** De traditionele indeling op basis van de aard van het werk [18](#page=18).
* **Studenten:** Overeenkomsten specifiek voor studenten [18](#page=18).
* **Handelsvertegenwoordigers:** Specifieke regels voor deze functie [18](#page=18).
* **Dienstboden:** Overeenkomsten voor huishoudelijk personeel [18](#page=18).
* **Huisarbeid/telewerk:** Overeenkomsten voor werknemers die thuis of op afstand werken [18](#page=18).
---
# Het loonverwerkingsproces en de berekening van loonkosten
Dit onderwerp beschrijft het gedetailleerde proces van loonverwerking, van bruto naar netto, inclusief de berekening van de loonkost voor de werkgever. Er wordt ingegaan op de verschillende componenten die de loonkost beïnvloeden, zoals RSZ-bijdragen, bedrijfsvoorheffing en bijzondere bijdragen sociale zekerheid.
### 3.1 Het loonverwerkingsproces
Het loonverwerkingsproces, ook wel payrollservices genoemd, is een gestructureerde reeks stappen die leiden tot de correcte uitbetaling van lonen en de afhandeling van wettelijke verplichtingen. Het proces begint met het verzamelen van data, waarbij werknemergegevens, prestaties en loongegevens worden verzameld. Vervolgens vindt de data-input plaats, waarbij deze gegevens worden doorgegeven aan een payrollverwerker, zoals Acerta, via eigen tools of die van de klant [22](#page=22) [23](#page=23).
De kern van het proces is de loonverwerking zelf, waarbij de bruto-netto berekening wordt uitgevoerd. Dit proces omvat diverse berekeningen om van het brutoloon tot het nettoloon te komen, rekening houdend met diverse bijdragen en inhoudingen [22](#page=22) [26](#page=26).
De output van dit proces bestaat uit verschillende documenten en bestanden, die gericht zijn aan diverse partijen. Betaalbestanden worden naar de bank gestuurd voor de uitbetaling van de lonen. Aangiftes worden richting de overheid gestuurd, zoals de fiche 281.10. Documenten zoals loonbonnen, individuele rekeningen en facturen worden verstrekt aan de werkgever en de werknemer. Deze documenten kunnen digitaal worden aangeleverd via portals zoals MyAcerta ('Mijn Documenten') en Doccle, of via e-mail voor facturen en e-journaalposten. Digitale journaalposten kunnen ook worden aangeleverd via Auto Import of Soda [22](#page=22) [23](#page=23) [24](#page=24).
### 3.2 Van bruto naar netto: componenten van het loon
De transitie van bruto- naar nettoloon is een cruciaal onderdeel van de loonverwerking. Dit proces omvat diverse afhoudingen en bijdragen die de uiteindelijke uitbetaling aan de werknemer bepalen [26](#page=26).
De belangrijkste componenten zijn:
* **Brutoloon:** Dit is het loon voordat enige inhoudingen of bijdragen worden afgetrokken [26](#page=26).
* **RSZ werknemer (13,07%):** Dit zijn de werknemersbijdragen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Deze bijdragen dienen ter financiering van diverse sociale zekerheidsuitkeringen [26](#page=26) [27](#page=27).
* **RSZ werkgever (25% of 32,4%):** Dit zijn de werkgeversbijdragen aan de RSZ. De percentages kunnen variëren, bijvoorbeeld 25% of 32,4% [26](#page=26) [31](#page=31).
* **Belastbaar loon:** Dit is het brutoloon na aftrek van de RSZ-werknemersbijdragen, maar voordat andere inhoudingen zoals bedrijfsvoorheffing worden toegepast [26](#page=26).
* **Bedrijfsvoorheffing:** Dit is een voorschot op de personenbelasting, die door de werkgever wordt ingehouden. De hoogte ervan is afhankelijk van het loon en de gezinssituatie van de werknemer en wordt verrekend bij de jaarlijkse belastingsaangifte. Er bestaat ook een 'fiscale werkbonus' die deze inhouding kan verminderen [26](#page=26) [28](#page=28) [29](#page=29).
* **Bijzondere bijdrage sociale zekerheid (BBSZ):** Dit is een (tijdelijke) solidariteitsbijdrage die een aanvullende financiering vormt voor de sociale zekerheid en die binnenkort afgeschaft zou kunnen worden [26](#page=26) [30](#page=30).
* **Nettoloon:** Dit is het uiteindelijke bedrag dat na alle aftrekkingen aan de werknemer wordt uitbetaald [26](#page=26).
#### 3.2.1 Doel van RSZ-gelden
De gelden die via de RSZ-bijdragen worden geïnd, worden gebruikt voor een breed scala aan sociale zekerheidsdoeleinden. Deze omvatten onder andere [27](#page=27):
* Ziekte en invaliditeit [27](#page=27).
* Pensioenen [27](#page=27).
* Werkloosheid [27](#page=27).
* Arbeidsongevallen en beroepsziekten [27](#page=27).
* Jaarlijkse vakantie [27](#page=27).
* Sociale bescherming van specifieke groepen [27](#page=27).
* Doelgroepenbeleid [27](#page=27).
#### 3.2.2 De werkbonus
De werkbonus is een mechanisme dat bedoeld is om mensen met een lager loon te ondersteunen en de werkloosheidsval tegen te gaan. Er zijn twee vormen [28](#page=28):
* **Sociale werkbonus:** Dit is een RSZ-vermindering voor werknemers met een laag loon (onder een bepaalde drempel, bv. EUR 3.271,48). Deze vermindering verhoogt het nettoloon doordat de RSZ-bijdragen dalen [28](#page=28).
* **Fiscale werkbonus:** Dit is een belastingvermindering op de bedrijfsvoorheffing. Deze fiscale werkbonus compenseert de sociale werkbonus [28](#page=28).
> **Tip:** Begrijpen hoe de sociale en fiscale werkbonus samenwerken, is essentieel om de impact op het nettoloon en de loonkost te kunnen beoordelen [28](#page=28).
#### 3.2.3 Bedrijfsvoorheffing
De bedrijfsvoorheffing is geen extra belasting, maar een voorschot op de uiteindelijke personenbelasting. De werkgever is verplicht deze in te houden op het loon van de werknemer. De hoogte ervan is afhankelijk van het genoten loon en de gezinssituatie (zoals het aantal personen ten laste). De uiteindelijke verrekening vindt plaats bij de jaarlijkse belastingsaangifte van de werknemer. Het concept 'fiscaal voluntariaat' verwijst naar de mogelijkheid voor de werknemer om de bedrijfsvoorheffing zelf aan te passen indien nodig [29](#page=29).
#### 3.2.4 Bijzondere bijdrage sociale zekerheid (BBSZ)
De bijzondere bijdrage sociale zekerheid (BBSZ) is een extra heffing die dient als aanvullende financiering voor de sociale zekerheid. Het wordt door de werkgever ingehouden op het loon. Er zijn indicaties dat deze bijdrage op termijn afgeschaft zal worden [30](#page=30).
### 3.3 Loonkost werkgever
De loonkost voor de werkgever is het totale bedrag dat een werkgever uitgeeft voor het tewerkstellen van een werknemer. Dit is meer dan enkel het brutoloon [31](#page=31).
De loonkost wordt berekend als:
`Loonkost = Brutoloon + Patronale lasten` [31](#page=31).
Hierbij omvatten de patronale lasten de volgende componenten:
* **RSZ werkgever:** Dit is het percentage dat de werkgever aan de RSZ afdraagt, wat kan variëren (bv. 25% of 32,4%) [31](#page=31).
* **Arbeidsongevallenverzekering:** Kosten voor de verplichte verzekering tegen arbeidsongevallen [31](#page=31).
* **Vakantiegeld:** Uitgaven gerelateerd aan het vakantiegeld van de werknemer [31](#page=31).
* **Eindejaarspremie:** Eventuele kosten voor een eindejaarspremie [31](#page=31).
* **Aansluitingskosten externe dienst preventie en bescherming:** Kosten voor het aansluiten bij een externe dienst voor arbeidsveiligheid en preventie [31](#page=31).
* **Beheerskosten sociaal secretariaat:** Kosten die gemaakt worden voor het beheer van de loonadministratie door een sociaal secretariaat [31](#page=31).
* **Sectorale bijdragen:** Bijkomende bijdragen die door specifieke paritaire comités worden opgelegd [31](#page=31).
* **Extra bijdragen (FBZ):** Mogelijk andere extra bijdragen [31](#page=31).
Het brutoloon waarop deze berekeningen gebaseerd zijn, omvat ook reeds vergoedingen voor periodes waarin de werknemer niet actief werkt, zoals ziekte, vakantie- en feestdagen, klein verlet, bevallingsverlof en tijdskrediet [31](#page=31).
#### 3.3.1 Paritaire Comités en sectorale lonen
Belangrijk voor de loonberekening zijn de bepalingen van de toepasselijke Paritaire Comités (PC's). Deze comités stellen sectorale barema's en regels op [32](#page=32) [34](#page=34).
* **Paritair Comité 336.000 (Vrije Beroepen):**
* Heeft geen sectorale functieclassificatie [32](#page=32).
* Heeft geen index-CAO, waardoor effectieve lonen niet automatisch geïndexeerd worden [32](#page=32).
* Er zijn wel sectorale minimumlonen van toepassing [32](#page=32).
* Indexatie van 2% treedt in werking bij het bereiken of overschrijden van de spilindex [32](#page=32).
* Er wordt een prognose van 2% indexatie verwacht in februari 2026 [32](#page=32).
* Actuele bedragen en toeslagen kunnen geraadpleegd worden via specifieke links [33](#page=33).
* **Aanvullend PC voor bedienden (Paritair Comité 200.218):**
* Heeft wel een sectorale functieclassificatie [34](#page=34).
* Heeft wel een index-CAO, waardoor zowel minimum- als effectieve lonen geïndexeerd worden [34](#page=34).
* Er wordt een prognose van 2,13% indexatie verwacht in januari 2026 [34](#page=34).
* Actuele bedragen en toeslagen kunnen geraadpleegd worden via specifieke links [35](#page=35).
#### 3.3.2 Simulaties loonkost
De documentatie bevat verschillende simulaties om de loonkost te illustreren, gebaseerd op diverse brutolonen, burgerlijke stand en personen ten laste. Deze simulaties tonen de variërende loonkost afhankelijk van deze factoren. Hoewel de details van de berekeningen in deze simulaties niet volledig uitgewerkt zijn in de verstrekte tekst, illustreren de titels de opbouw van de loonkost. Ze dienen als praktische voorbeelden om de complexiteit van de loonkostberekening te doorgronden [36-52](#page=36-52) [36](#page=36) [37](#page=37) [38](#page=38) [39](#page=39) [40](#page=40) [41](#page=41) [42](#page=42) [43](#page=43) [44](#page=44) [50](#page=50) [51](#page=51) [52](#page=52).
> **Voorbeeld:** Een simulatie met een brutoloon van 3.500,00 euro, een gehuwde burgerlijke stand en twee kinderen ten laste zal leiden tot een andere loonkost dan een simulatie met een ongehuwde werknemer zonder kinderen ten laste [40-43](#page=40-43). De verschillen ontstaan voornamelijk door de berekening van de bedrijfsvoorheffing, die rekening houdt met de gezinssituatie.
---
# Het cafetariaplan als flexibel verloningsinstrument
Een cafetariaplan stelt werknemers in staat om een deel van hun brutoloon om te zetten in een budget waarmee ze zelf voordelen kunnen kiezen, wat resulteert in voordelen voor zowel werkgever als werknemer door flexibiliteit en kostenbewustzijn [55](#page=55) [56](#page=56) [57](#page=57).
### 4.1 Concept en uitgangspunten van een cafetariaplan
Een cafetariaplan is een systeem waarbij een deel van het loon, zoals een eindejaarspremie, bonus of aanwervingspremie, wordt omgezet in een budget. Met dit budget kan de werknemer zelf nieuwe voordelen kiezen, zoals een wagen, fiets, smartphone, tablet, laptop, extra vakantiedagen of pensioensparen. De drie belangrijkste uitgangspunten van een cafetariaplan zijn: de vrije keuze van de werknemer, het flexibiliseren van verloning (niet noodzakelijk optimaliseren) en de loonkostneutraliteit voor de werkgever [55](#page=55) [56](#page=56).
### 4.2 Voordelen van een cafetariaplan
Het implementeren van een cafetariaplan biedt diverse voordelen voor zowel werkgevers als werknemers [57](#page=57).
#### 4.2.1 Voordelen voor de werkgever
Voor de werkgever draagt een cafetariaplan bij aan een gealigneerd loonbeleid en een motiverende en kostenbewuste aanpak. Het maakt het loonbeleid beheersbaar en innovatief, aangepast aan de organisatie. Essentieel is dat het geen verhoging van de loonkost met zich meebrengt, aangezien de werkgever zelf de spelregels bepaalt [57](#page=57) [58](#page=58).
#### 4.2.2 Voordelen voor de werknemer
Voor werknemers creëert een cafetariaplan meer koopkracht en biedt het flexibiliteit om het eigen loonpakket vorm te geven naar persoonlijke behoeften en levensfase. Werknemers krijgen meer autonomie en commitment wordt gestimuleerd [57](#page=57) [58](#page=58).
### 4.3 Populariteit en gebruik van cafetariaplannen
De populariteit van cafetariaplannen neemt toe. Recente cijfers tonen aan dat 54% van de werkgevers een cafetariaplan aanbiedt en dat meer dan de helft van de werknemers hier actief aan deelneemt [59](#page=59).
#### 4.3.1 Top ingezette loonelementen
De meest ingezette loonelementen om om te zetten in een cafetariaplan zijn:
1. Eindejaarspremie [60](#page=60).
2. Bonus [60](#page=60).
3. Loon boven barema [60](#page=60).
#### 4.3.2 Top aangeboden voordelen
De top 5 voordelen die werkgevers aanbieden binnen een cafetariaplan zijn:
1. Bedrijfswagen [61](#page=61).
2. Smartphone [61](#page=61).
3. Laptop [61](#page=61).
4. Medische verzekeringen [61](#page=61).
5. Bedrijfsfiets [61](#page=61).
#### 4.3.3 Top gekozen voordelen door werknemers
De top 5 voordelen die werknemers daadwerkelijk kiezen, tonen een iets andere prioriteit:
1. Pensioensparen [62](#page=62).
2. Laptop [62](#page=62).
3. Smartphone [62](#page=62).
4. Aandelen opties (warranten) [62](#page=62).
5. Extra vakantie [62](#page=62).
### 4.4 Koopkrachtvermeerdering door een cafetariaplan
Een cafetariaplan kan leiden tot een significante koopkrachtvermeerdering voor de werknemer, zelfs bij een gelijke loonkost voor de werkgever [63](#page=63).
> **Voorbeeld:** Een klassieke premie van 1.000 euro brengt voor de werkgever 1.250 euro loonkost met zich mee, en de werknemer ontvangt netto 435 euro. Een premie van 1.000 euro omgezet in een cafetariaplan, resulteert in een budget van 1.250 euro voor de werknemer. De werknemer ontvangt dan netto 1.214 euro na het kiezen van voordelen. Dit illustreert hoe dezelfde loonkost efficiënter kan worden ingevuld om de netto koopkracht te verhogen [63](#page=63).
#### 4.4.1 Illustratie met een tablet
Stel dat een werknemer een tablet van 550 euro kiest via het cafetariaplan. De totale loonkost voor de werkgever voor deze tablet bedraagt 585,28 euro. Dit omvat de aankoopprijs van de tablet, plus vakantiegeld en werkgevers-RSZ op het voordeel alle aard (VAA) [64](#page=64) [65](#page=65).
Vergeleken met een klassieke eindejaarspremie die niet wordt ingezet in een cafetariaplan, waarbij 585,28 euro loonkost voor de werkgever gelijk staat aan 468,22 euro bruto eindejaarspremie, 0 euro vakantiegeld en 117,06 euro werkgevers-RSZ. Het cafetariaplan maakt de loonkost dus budgetneutraal, maar de invulling is anders [65](#page=65).
Wat de werknemer ontvangt, is ook significant verschillend. Voor de tablet van 550 euro, met bijbehorend vakantiegeld en na aftrek van werknemers-RSZ en bedrijfsvoorheffing (BV), ontvangt de werknemer een netto voordeel. Dit staat tegenover een netto eindejaarspremie van 203,51 euro, die voortkomt uit 468,22 euro bruto, na aftrek van werknemers-RSZ en BV [66](#page=66).
> **Tip:** Het verschil in netto-uitkering tussen een klassieke premie en een voordeel via het cafetariaplan is aanzienlijk te wijten aan de fiscale en sociale behandeling van voordelen en premies.
#### 4.4.2 Berekening van de loonkost
De loonkost van een tablet via een cafetariaplan kan als volgt worden berekend:
* Aankoopprijs tablet: 550 euro [65](#page=65).
* Vakantiegeld op VAA: 8,28 euro (berekend op 3 euro VAA per maand gedurende 3 jaar) [65](#page=65).
* Werkgevers-RSZ op VAA: 27 euro (berekend op 3 euro VAA per maand gedurende 36 maanden) [65](#page=65).
* **Totale loonkost:** 585,28 euro [65](#page=65).
In vergelijking hiermee, als dezelfde 585,28 euro loonkost als bruto eindejaarspremie wordt uitbetaald, resulteert dit in:
* Bruto eindejaarspremie: 468,22 euro [65](#page=65).
* Vakantiegeld: 0 euro [65](#page=65).
* Werkgevers-RSZ: 117,06 euro [65](#page=65).
* **Totale loonkost:** 585,28 euro [65](#page=65).
Dit illustreert het budgetneutrale karakter van het cafetariaplan, waarbij de werkgever dezelfde loonkost behoudt, maar deze anders invult [65](#page=65).
#### 4.4.3 Netto-ontvangst werknemer
De netto-ontvangst voor de werknemer bij de aankoop van een tablet via het cafetariaplan, vergeleken met een eindejaarspremie, is als volgt:
**Tablet via cafetariaplan:**
* Bruto voordeel: 3,00 euro (VAA) + 2,76 euro (vakantiegeld op VAA) [66](#page=66).
* Prijs tablet: 550,00 euro [66](#page=66).
* Aftrek sociale zekerheidsbijdragen: -0,39 euro (op VAA) -0,39 euro (op VAA) [66](#page=66).
* Aftrek bedrijfsvoorheffing (BV): -1,04 euro (op VAA) -0,97 euro (op VAA) [66](#page=66).
* Voordeel in natura: -3,00 euro [66](#page=66).
* **Netto voor de werknemer:** -1,44 euro (op VAA) + 1,46 euro (netto ontvangen van vakantiegeld) (Dit is een vereenvoudigde weergave; de uiteindelijke netto impact op het totale salaris is positief door de conversie.) [66](#page=66).
**Klassieke eindejaarspremie:**
* Bruto: 468,22 euro [66](#page=66).
* Aftrek sociale zekerheidsbijdragen: -61,19 euro [66](#page=66).
* Aftrek bedrijfsvoorheffing (BV): -203,51 euro [66](#page=66).
* **Netto voor de werknemer:** 203,51 euro [66](#page=66).
Dit toont aan dat, hoewel de netto-ontvangst van een individueel voordeel complex kan lijken, de totale flexibiliteit en fiscale optimalisatie binnen een cafetariaplan de werknemer doorgaans een hogere nettowaarde oplevert dan een directe bruto uitbetaling [66](#page=66).
---
# Juridische aspecten rond de beëindiging van de arbeidsovereenkomst en opzeggingsvergoedingen
Dit documentgedeelte behandelt de juridische aspecten rond de beëindiging van arbeidsovereenkomsten, met een gedetailleerde focus op opzeggingsvergoedingen.
## 5 Juridische aspecten rond de beëindiging van de arbeidsovereenkomst en opzeggingsvergoedingen
### 5.1 Beëindiging met betaling van een opzeggingsvergoeding
Een arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd met naleving van de opzeggingstermijn (opzegging) of met onmiddellijke beëindiging waarbij een opzeggingsvergoeding wordt betaald. Deze keuze kan op elk ogenblik worden gemaakt, zowel bij de ontslagbeslissing als lopende de opzeggingstermijn. Een opzeggingsvergoeding is ook verschuldigd bij een foutieve berekening van de opzeggingstermijn, zoals een te korte termijn, of bij een ongeldige ontslaghandeling. Indien partijen onderling akkoord gaan met de beëindiging, kan een vergoeding worden overeengekomen [88](#page=88) [89](#page=89).
#### 5.1.1 Kennisgeving en uitwerking van de beëindiging
Er zijn geen specifieke vormvereisten voor de kennisgeving van de beëindiging; deze kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. Het is echter aangeraden om een schriftelijke bevestiging te verkrijgen om de effectieve beëindigingsdatum te bewijzen, bijvoorbeeld via een aangetekende zending of een ondertekend ontvangstbewijs. De beëindiging met betaling van een opzeggingsvergoeding werkt onmiddellijk en kan op eender welke dag plaatsvinden, zowel tijdens de uitvoering als de schorsing van de overeenkomst. De beëindiging is onherroepelijk, tenzij er uitdrukkelijk akkoord is van de tegenpartij [91](#page=91) [92](#page=92).
#### 5.1.2 De opzeggingsvergoeding
##### 5.1.2.1 Omvang van de opzeggingsvergoeding
De opzeggingsvergoeding is verschuldigd door de partij die de overeenkomst onmiddellijk beëindigt en heeft het karakter van een forfaitaire vergoeding. De omvang wordt bepaald door twee cruciale criteria: de duur van de opzeggingstermijn die had moeten gerespecteerd worden, en de berekeningsbasis van de opzeggingsvergoeding. Volgens artikel 39 § 1 van de Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten is de vergoeding gelijk aan het lopend loon dat overeenstemt met de duur van de opzeggingstermijn of het resterende gedeelte ervan. Deze vergoeding omvat niet alleen het lopend loon, maar ook de voordelen die de werknemer krachtens de overeenkomst heeft verworven [94](#page=94) [95](#page=95).
##### 5.1.2.2 Duur van de opzeggingstermijn
De opzeggingstermijn die gehanteerd wordt voor de berekening van de vergoeding is de termijn die de werknemer of werkgever had moeten betekenen indien de overeenkomst met naleving van de opzeggingstermijn zou zijn beëindigd. Dit kan het resterende gedeelte van de te presteren opzeggingstermijn betreffen. Bij een opzegging door de werkgever geldt de volledige resterende termijn, terwijl bij een opzegging door de werknemer de duur korter is, met een maximum van de resterende termijn. Indien een te korte opzeggingstermijn werd gehanteerd, heeft de werknemer recht op een aanvullende opzeggingsvergoeding [96](#page=96).
De duur van de opzeggingstermijn hangt af van de anciënniteit van de werknemer en de aanvang van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst [97](#page=97).
* **Vóór 1 januari 2014:** Er gelden verschillende regels voor arbeiders en bedienden, gebaseerd op anciënniteit en/of bruto jaarsalaris. Voor werknemers wiens arbeidsovereenkomst vóór 1 januari 2014 werd aangegaan, wordt het "kliksysteem" toegepast. Dit systeem houdt in dat twee opzegtermijnen worden berekend: één op basis van de tewerkstelling tot 31 december 2013 volgens de oude regels, en een tweede op basis van de tewerkstelling vanaf 1 januari 2014 volgens de nieuwe regels, waarbij de anciënniteit op die datum op nul wordt gezet. De resultaten van deze twee berekeningen worden opgeteld om de totale vergoeding te bepalen [99](#page=99).
* **Arbeiders (vóór 01/01/2014):** Toepassing van de sectorale opzeggingstermijn .
* **Bedienden (vóór 01/01/2014):** Afhankelijk van het brutoloon op 31/12/2013 (lagere, hogere, hoogste bediende) en anciënniteit .
* Ontslag door werkgever: 3 maanden per begonnen periode van 5 jaar (lagere bediende); 1 maand per begonnen jaar anciënniteit met min. 3 maanden (hogere bediende); 1 maand per begonnen jaar anciënniteit (min. 3 maanden) (*) (hoogste bediende) .
* Ontslag door werknemer: 1,5 maand bij anciënniteit minder dan 5 jaar; 3 maanden bij anciënniteit vanaf 5 jaar (lagere bediende); 1,5 maand per schijf van 5 jaar anciënniteit (max. 4,5 maanden) (hogere bediende); 1,5 maand per schijf van 5 jaar anciënniteit (max. 6 maanden) (hoogste bediende) .
* **Vanaf 1 januari 2014 (eenheidsstatuut):** Zowel arbeiders als bedienden vallen onder dezelfde regels, gebaseerd op anciënniteit [99](#page=99).
* **Ontslag door werkgever:**
* 0 tot < 3 maanden: 1 week [100](#page=100).
* 3 maanden tot < 4 maanden: 3 weken [100](#page=100).
* Vanaf 2 jaar: 12 weken [100](#page=100).
* Vanaf 21 jaar: 63 weken + 1 week per extra jaar .
* Vanaf 17 jaar anciënniteit wordt de opzegtermijn beperkt tot 52 weken voor contracten gesloten vanaf 1 januari 2026 .
* **Ontslag door werknemer:**
* 0 tot minder dan 3 maanden: 1 week .
* Vanaf 8 jaar en meer: 13 weken .
* Er geldt een algemene begrenzing van maximaal 13 weken voor de werknemer bij ontslag, ongeacht het type contract of de anciënniteit .
##### 5.1.2.3 Afwijkende regelingen
Er bestaan afwijkende regelingen voor specifieke situaties zoals pensioen, SWT (stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag) en akkoorden tussen partijen .
* **Pensioen:** Indien de werkgever de arbeidsovereenkomst beëindigt vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer de wettelijke pensioenleeftijd bereikt (66 jaar vanaf 2025), is de maximale opzeggingstermijn 26 weken .
##### 5.1.2.4 Berekeningsbasis van de opzeggingsvergoeding
De berekeningsbasis omvat het lopend loon en de voordelen verworven krachtens de overeenkomst [94](#page=94).
* **Lopend loon:** Dit is het loon waarop de werknemer aanspraak kan maken op het moment van beëindiging. Het omvat zowel vast als variabel loon .
* Vast loon: laatste bruto maandloon of uurloon .
* Variabel loon: gemiddelde van de 12 maanden voorafgaand aan de effectieve einddatum .
* Niet inbegrepen zijn toekomstige loonaanpassingen zoals loonsverhogingen of indexeringen .
* Ploegen-, productie- en overloon worden meegerekend indien ze een regelmatig karakter hebben over een langere periode .
* **Bijzonderheden deeltijdse tewerkstelling:**
* Deeltijdse arbeidsovereenkomst: effectief deeltijds loon op het moment van beëindiging .
* Tijdelijke deeltijdse uitvoering van voltijdse overeenkomst: voltijds loon .
* Progressieve werkhervatting: loon voor de schorsing wegens ziekte (met akkoord mutualiteit), of effectief deeltijds loon (zonder akkoord) .
* Verminderde prestaties tijdskrediet of thematisch verlof: loon waarop men recht zou hebben gehad zonder vermindering, tenzij het vermindering voor onbepaalde tijd betreft (bv. tijdskrediet eindeloopbaan), dan geldt het deeltijds loon .
* **Voordelen verworven krachtens overeenkomst:** Dit omvat diverse voordelen die een waarde vertegenwoordigen voor de werknemer .
* **Privégebruik firmawagen:** Werkelijke waarde, bepaald op basis van feitelijke omstandigheden (merk, type, eigen bijdrage, tankkaart, kilometers, verzekering), ex aequo et bono. Er kan een aftrek gelden voor verder gebruik tijdens de periode gedekt door de overeenkomst .
* **Privégebruik GSM, smartphone, laptop, tablet:** Werkelijke waarde (besparing voor werknemer), mits bewijs van privégebruik en toestemming werkgever .
* **Terbeschikkingstelling woning of tussenkomst in huur/verwarmingskosten:** Werkelijke waarde is de prijs die de werknemer had moeten betalen om ervan te genieten. Uitzondering voor huisarbeid, geen telewerk .
* **Maaltijdcheques:** Waarde is het bedrag van de effectieve werkgeversinterventie, maximaal 6,91 EUR (kan verhoogd worden naar 8-10 EUR vanaf 01/01/2026). Per jaar is dit maximaal 1.589,30 EUR .
* **Maaltijdvergoedingen:** Waarde is de besparing voor de werknemer (maximum fiscaal bedrag), indien de werknemer geen maaltijd kan nuttigen in normale omstandigheden tijdens de arbeidsdag (bv. handelsvertegenwoordiger). Indien wel, is het loon verschuldigd .
* **Vakantiegeld:** Voor bedienden geldt het dubbel vakantiegeld (92% brutobezoldiging). De berekening is het maandloon x 12,92. Voor variabel loon is dit het maandloon x 15,34%. Dit geldt niet voor arbeiders, aangezien dit via de vakantiekas verloopt .
* **Eindejaarspremies en uitzonderlijke premies:** Een eindejaarspremie telt mee indien de toekenningsvoorwaarden vervuld zijn op het moment van ontslag en maakt deel uit van het variabele loon (gemiddelde laatste 12 maanden). Uitzonderlijke prestatiegerichte premies tellen mee; premies los van prestaties (bv. jubileum) of niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen (bonus CAO 90) tellen niet mee .
* **Toekenning van gratis producten:** Werkelijke waarde .
* **Toekenning van ecocheques:** Werkelijke waarde van de werkgeversbijdrage, maximaal 250 EUR per jaar .
* **Toekenning van aandelenopties of warrants:** Tenzij eenmalige toekenning, telt dit mee als variabel loon. De waardering gebeurt via de fiscale waardering (15-18% van de waarde van de onderliggende aandelen) .
* **Werkgeversbijdragen in de groepsverzekering (of pensioenfonds):** Tenzij een bijkomende premie gelijk aan de duur van de periode gedekt door de opzeggingsvergoeding wordt gestort. De waardering is de individuele bijdrage of de collectieve bijdrage volgens wettelijke bepalingen .
* **Verzekeringspremies ten laste van de werkgever (bv. hospitalisatie, invaliditeit):** Waardering is de werkgeversbijdrage of besparing voor de werknemer .
* **Sociale uitkeringen:** Aanvullende sociale uitkeringen, zoals bijkomende kinderbijslag, tellen mee voor hun werkelijke waarde .
* **Diverse vergoedingen internationale arbeidsovereenkomst:** Bv. verblijfsvergoeding, indien deze bedoeld is om meerkosten van tewerkstelling in het buitenland te dekken, telt mee voor het toegekende bedrag of het bedrag dat de werkelijke kost overschrijdt .
* **Terugbetaling verplaatsingskosten, tussenkomst woon-werkverkeer:** Tellen mee voor de tussenkomst .
* **Terbeschikkingstelling werkkledij en onderhoud, representatiekosten, kosten huisarbeid:** Tellen niet mee .
* **Leningen aan verlaagde rentevoet:** Tellen niet mee .
##### 5.1.2.5 Specifieke berekeningsregels
* **Opzeggingstermijnen in weken:** Sinds 2014 worden opzeggingstermijnen, indien deze in weken worden uitgedrukt, gebruikt voor de berekening van de vergoeding .
* **Formule voor forfaitair loon:** Het maandloon kan worden omgezet naar een wekelijks loon met de formule: $\frac{\text{maandloon} \times 3}{13}$ .
* **Combinatie van termijnen:** Bij het kliksysteem worden twee berekeningen gemaakt (vóór en na 01/01/2014) en de resultaten worden opgeteld voor de totale vergoeding .
#### 5.1.3 Sociale en fiscale inhoudingen
Op de opzeggingsvergoeding zijn sociale zekerheidsbijdragen (RSZ) en bedrijfsvoorheffing verschuldigd .
* **RSZ-bijdragen:** Dit betreffen de gewone werknemers- en werkgeversbijdragen. Daarnaast is er een bijzondere werkgeversbijdrage (vanaf 01/01/2014) van 1 tot 3%, afhankelijk van het loon, indien het jaarloon groter of gelijk is aan 50.166 EUR. Deze bijdrage is gebaseerd op prestaties vanaf 01/01/2014 .
* **Bedrijfsvoorheffing:** Er wordt een schaal toegepast voor de opzeggingsvergoeding en eventuele achterstallen .
#### 5.1.4 Betaling van de opzeggingsvergoeding
* **Tijdstip en wijze van betaling:** In principe dient de opzeggingsvergoeding onmiddellijk en in haar geheel te worden betaald .
* **Uitzonderingen:**
* Akkoord van de werknemer: Dit is niet tegenstelbaar aan de RSZ, maar wel aan de fiscus .
* Onderneming in moeilijkheden: Volgens de wettelijke bepalingen kan betaling gespreid worden en is dit tegenstelbaar aan zowel de RSZ als de fiscus .
* **Index:** De vergoeding dient geïndexeerd te worden .
#### 5.1.5 Bijzonderheden
* **Verjaringstermijn:** De vordering tot betaling van de opzeggingsvergoeding verjaart 1 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst .
* **Overdracht en beslag:** De opzeggingsvergoeding is vatbaar voor overdracht en beslag .
* **Intrest:** Van rechtswege is intrest verschuldigd vanaf het moment dat de vergoeding opeisbaar is .
* **Bescherming loon:** De betaling dient te gebeuren in overeenstemming met de regels ter bescherming van het loon .
---
# Arbeidsongeschiktheid van werknemers: plichten, procedures en gewaarborgd loon
Dit onderwerp behandelt de verplichtingen van zowel de zieke werknemer als de werkgever bij arbeidsongeschiktheid, de bijbehorende procedures en de regels rond gewaarborgd loon.
### 6.1 Definitie en gevolgen van arbeidsongeschiktheid
Arbeidsongeschiktheid wordt gedefinieerd als de onmogelijkheid voor de werknemer om het contractueel overeengekomen werk uit te voeren, als gevolg van ziekte (privé/professioneel) of een ongeval (privé/professioneel of op weg van/naar het werk). Dit schorst de uitvoering van de arbeidsovereenkomst .
### 6.2 Plichten van de zieke werknemer
De zieke werknemer heeft de volgende verplichtingen :
1. De werkgever onmiddellijk verwittigen .
2. Een medisch getuigschrift overmaken aan de werkgever, indien dit vereist is .
3. Zich aan de eventuele controle door een controlearts onderwerpen .
#### 6.2.1 Verwittigen van de werkgever
De werknemer dient de werkgever onmiddellijk op de hoogte te stellen van zijn arbeidsongeschiktheid. Het communicatiemiddel is vrij, tenzij het arbeidsreglement een specifieke wijze van verwittiging oplegt. Bij het niet tijdig verwittigen, bestaat het risico op het verlies van het recht op gewaarborgd loon, tenzij er sprake is van overmacht, wat een feitenkwestie is .
#### 6.2.2 Overmaken van een medisch getuigschrift
Een medisch getuigschrift dient als bewijs van de arbeidsongeschiktheid. Er is geen wettelijke verplichting tot het voorleggen ervan, maar dit kan wel vereist zijn via het arbeidsreglement, een CAO of op verzoek van de werkgever. Het getuigschrift moet opgemaakt zijn door een arts en bepaalde vermeldingen bevatten :
* Het principe van de arbeidsongeschiktheid .
* De vermoedelijke duur van de arbeidsongeschiktheid .
* Of de werknemer zich kan verplaatsen om zich aan de controle te onderwerpen .
* De datum van opmaak .
* De naam, adres en handtekening van de geneesheer .
* De identiteit van de werknemer .
De aard van de ziekte mag nooit vermeld worden wegens het medisch geheim. Het getuigschrift moet in principe binnen twee werkdagen worden overgemaakt aan de werkgever. Indien dit niet gebeurt, kan de werkgever weigeren het gewaarborgd loon te betalen voor de dagen die voorafgaan aan de indiening van het getuigschrift. Een tandarts kan ook een medisch attest van arbeidsongeschiktheid afleveren, maar dit geldt niet voor een loutere verklaring van afwezigheid wegens controle. "Dixit"-attesten, waarbij de patiënt enkel beweert ziek te zijn, hebben geen bewijswaarde. Een laattijdig ingediend attest is niet noodzakelijk ongeldig .
> **Tip:** Een attest dat enkel de afwezigheid wegens controle verklaart, volstaat niet als medisch getuigschrift voor arbeidsongeschiktheid.
#### 6.2.3 Onderwerpen aan de controle
De werknemer moet zich gedurende de gehele periode van arbeidsongeschiktheid onderwerpen aan de controle door een controlearts .
* **Indien de werknemer de woning mag verlaten:** De controle vindt plaats op de verblijfplaats van de werknemer, waarbij de plaats, dag en uur bepaald worden door de controlearts. Verplaatsingskosten zijn ten laste van de werkgever .
* **Indien de werknemer de woning niet mag verlaten:** De controle vindt plaats op de verblijfplaats van de werknemer, met respect voor het medisch geheim. Er kan een beschikbaarheidstijd worden ingevoerd of een "medisch huisarrest" .
Sancties bij weigering van controle omvatten het weigeren van gewaarborgd loon voor de dagen die voorafgaan aan de controle, tenzij er wettige redenen zijn (bewijslast bij werknemer). Dringende redenen zijn een feitenkwestie .
**Gevolgen van de controle:**
* **Arbeidsongeschiktheid is gerechtvaardigd:** Werknemer behoudt recht op gewaarborgd loon .
* **Arbeidsongeschiktheid is niet gerechtvaardigd:** De werkgever kan een hervatting vragen en het gewaarborgd loon is niet meer verschuldigd vanaf de datum van de controle .
Indien er verschillende opvattingen zijn tussen de behandelende geneesheer en de controlearts, hebben beide attesten gelijke waarde. De werkgever kan dan weigeren gewaarborgd loon te betalen, maar de werknemer blijft gerechtvaardigd afwezig. Een scheidsrechterlijke procedure is mogelijk. De werkgever mag de reden van ziekte niet vragen, de werknemer is niet verplicht te antwoorden .
Indien de werknemer tijdens zijn arbeidsongeschiktheid in het buitenland verblijft, moet hij zijn verblijfplaats aan de werkgever meedelen. Controle is mogelijk op de laatst gekende verblijfplaats of via een uitnodiging. Indien controle onmogelijk is, verliest de werknemer het recht op gewaarborgd loon. Indien de werknemer een andere activiteit uitoefent tijdens de arbeidsongeschiktheid, wordt de arbeidsongeschiktheid beoordeeld in het licht van "het overeengekomen werk" .
#### 6.2.4 Vrijstelling van getuigschrift
Voor de eerste dag ziekte per kalenderjaar is er een vrijstelling van het voorleggen van een getuigschrift, gedurende maximaal 3 dagen per jaar. De verwittigingsplicht blijft echter bestaan en controle is nog steeds mogelijk. Een regeerakkoord voorziet in 2 dagen vrijstelling. Deze regeling kan worden afgeweken in het arbeidsreglement of een ondernemings-cao, en hoeft niet jaarlijks opnieuw vastgelegd te worden .
### 6.3 Gewaarborgd loon
Het gewaarborgd loon is het loon dat de werkgever verschuldigd is aan de werknemer gedurende de eerste weken van zijn arbeidsongeschiktheid. Dit omvat ook extralegale voordelen. Bij beroepsziekte of arbeidsongeval wordt dit terugbetaald door de verzekering. De werknemer verliest zijn recht op gewaarborgd loon bij zware fouten of specifieke sportevenementen .
Indien de werknemer ziek wordt in de loop van de dag, vangt de periode van gewaarborgd loon aan de dag die volgt op de onderbroken arbeidsdag. De werknemer heeft dan recht op een gewaarborgd dagloon, zijnde het loon dat hij die dag zou verdiend hebben .
#### 6.3.1 Herval
Er is sprake van herval wanneer de werknemer het werk normaal heeft hervat en opnieuw arbeidsongeschikt wordt om dezelfde reden binnen de 14 kalenderdagen na het einde van de vorige periode van arbeidsongeschiktheid waarvoor gewaarborgd loon werd betaald. In geval van herval is de werkgever niet opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd, met uitzondering van het eventuele saldo. Als de nieuwe arbeidsongeschiktheid van een andere aard is, of als de werknemer na meer dan 14 kalenderdagen hervat, gelden de normale regels .
#### 6.3.2 Ziek tijdens vakantie
Sinds 1 januari 2024 worden vakantiedagen omgezet naar ziektedagen indien de werknemer ziek wordt tijdens zijn jaarlijkse vakantie. De werknemer moet hiervoor zijn werkgever onmiddellijk verwittigen, zijn verblijfplaats meedelen indien afwijkend, en een medisch attest afleveren. De normale controleprocedures zijn van toepassing. De vakantieperiode wordt niet automatisch verlengd; de ziekteperiodes moeten in principe in hetzelfde jaar worden ingepland, tenzij ze overgedragen worden tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar .
### 6.4 Ontslag en medische overmacht
#### 6.4.1 Ontslagbescherming
Er is geen algemeen verbod op ontslag van een zieke werknemer, maar het ontslag mag niet plaatsvinden omwille van de gezondheidstoestand. Een kennelijk onredelijk ontslag (CAO nr. 109) kan leiden tot een schadevergoeding van 3 tot 17 weken loon, en een discriminatoir ontslag tot 6 maanden loon .
#### 6.4.2 Ziek tijdens opzegtermijn
Indien de werkgever de werknemer ontslaat en de werknemer ziek wordt tijdens de opzegtermijn, wordt de opzegtermijn geschorst. Indien de werknemer zelf ontslag neemt, wordt de opzegtermijn niet geschorst .
#### 6.4.3 Bijzondere procedure bij medische overmacht
Deze procedure kan gestart worden als er geen re-integratietraject lopende is, de werknemer minstens 9 maanden ononderbroken arbeidsongeschikt is, en er een onderzoek plaatsvindt naar definitieve ongeschiktheid voor het overeengekomen werk, met mogelijke onderzoeken naar aangepast werk. De procedure kan leiden tot beëindiging zonder recht op opzeggingstermijn of -vergoeding .
> **Tip:** Het is raadzaam om de beëindiging wegens medische overmacht te formaliseren in een schriftelijke overeenkomst.
### 6.5 Tijdelijke werkhervatting op vrijwillige basis
Een tijdelijke werkhervatting op vrijwillige basis kan plaatsvinden binnen of buiten een re-integratietraject. Voorwaarden zijn onder andere dat de werkhervatting voorafgegaan wordt door een volledige arbeidsongeschiktheid, de werkgever en de geneesheer van het ziekenfonds ermee instemmen .
#### 6.5.1 Gewaarborgd loon bij tijdelijke werkhervatting
Bij een tijdelijke werkhervatting wordt het gewaarborgd loon anders behandeld in geval van herval. Gedurende de eerste 20 weken na de aanvang van aangepast of ander werk wordt geen gewaarborgd loon betaald. Na deze periode zijn de normale regels inzake gewaarborgd loon opnieuw van toepassing .
> **Voorbeeld:** Marie hervat halftijds het werk na 6 maanden volledige arbeidsongeschiktheid. Na 25 weken gedeeltelijke werkhervatting wordt ze ziek. De werkgever is gewaarborgd loon verschuldigd voor de toegestane werkuren, omdat de 20-wekenperiode van neutralisatie van gewaarborgd loon reeds verstreken is .
Er is een wijziging voorzien vanaf 1 januari 2026 wat betreft deze regeling .
---
# Overzicht van de sociale wetgeving en statuten in het arbeidsrecht
Dit onderwerp biedt een overzicht van de brede en complexe Belgische sociale wetgeving, inclusief arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bijstand, en belicht het cruciale onderscheid tussen de sociale statuten van werknemer, zelfstandige en ambtenaar .
### 7.1 De Belgische sociale wetgeving: een breed en complex domein
De sociale wetgeving in België is uitgestrekt, complex en voortdurend in evolutie. Ze is niet als een duidelijk afgebakend geheel te beschouwen en kent meerdere rechtsbronnen, wat de onoverzichtelijkheid vergroot .
#### 7.1.1 Bronnen van sociale wetgeving
De sociale wetgeving ontleent haar bronnen aan diverse niveaus:
* **Internationale rechtsbronnen**: Verdragen en richtlijnen op internationaal niveau .
* **Wetten, decreten en ordonnanties**: Wetgevende teksten op federaal en regionaal niveau. Een belangrijk voorbeeld is de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 .
* **Koninklijke en ministeriële besluiten**: Uitvoerende besluiten die de wetten verder concretiseren .
* **Rechtspraak, rechtsleer, gewoonte en gebruik**: Interpretaties en algemeen aanvaarde praktijken die de wetgeving aanvullen .
* **Collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's)**: Afspraken tussen werknemers- en werkgeversorganisaties die sectorale of ondernemingsspecifieke regels vastleggen .
* **Arbeidsreglement**: Regels die de werkgever opstelt binnen de grenzen van de wet en CAO's .
#### 7.1.2 Evolutie van de sociale wetgeving
De sociale wetgeving is dynamisch en onderhevig aan constante veranderingen door maatschappelijke, economische en politieke ontwikkelingen. Voorbeelden van recente evoluties zijn de aanpassingen aan het Sociaal Strafwetboek de invoering van het eenheidsstatuut de hervormingen rond re-integratie van langdurig zieken (2017 en 2022), en maatregelen naar aanleiding van de coronapandemie en internationale crisissen .
> **Tip:** Houd de actualiteit rond sociale wetgeving nauwlettend in de gaten, aangezien deze een grote impact heeft op de dagelijkse praktijk van personeelsbeheer .
#### 7.1.3 Indeling van de sociale wetgeving
De sociale wetgeving kan globaal worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën :
1. **Arbeidsrecht**: Regelt de relatie tussen werkgever en werknemer, zowel individueel als collectief .
2. **Sociale zekerheid**: Biedt financiële bescherming bij sociale risico's en omvat zowel sociale verzekeringen als sociale bijstand .
3. **Sociale bijstand**: Verzekert een bestaansminimum en sociale diensten voor wie onvoldoende middelen heeft .
### 7.2 Het arbeidsrecht
Het arbeidsrecht kent een tweedeling: individueel en collectief arbeidsrecht .
#### 7.2.1 Individueel arbeidsrecht
Dit deeltraject regelt de juridische band tussen een individuele werkgever (WG) en een individuele werknemer (WN). Het omvat aspecten zoals :
* Het sluiten van de arbeidsovereenkomst.
* De uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
* De schorsing van de arbeidsovereenkomst.
* De beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Hoewel er een grote contractuele vrijheid bestaat, is deze beperkt door dwingend recht en de hiërarchie van de rechtsbronnen .
#### 7.2.2 Collectief arbeidsrecht
Dit deeltraject regelt de betrekkingen tussen groepen werknemers en groepen werkgevers. De belangrijkste regelingen worden vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's). Deze CAO's worden onderhandeld door vakbondsorganisaties op verschillende niveaus :
* **Nationaal niveau**: Via de Nationale Arbeidsraad (NAR) .
* **Sectoraal niveau**: Via paritaire comités (PC) of paritaire subcomités .
* **Ondernemingsniveau**: Via de ondernemingsraad (OR) en het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) .
### 7.3 Sociale zekerheid
De sociale zekerheid is een essentieel onderdeel van de Belgische sociale wetgeving. Het heeft als algemeen doel het waarborgen van bestaansmiddelen voor elke burger bij sociale risico's .
#### 7.3.1 Doel en definitie
De sociale zekerheid beoogt het verminderen van inkomen bij sociale risico's zoals ziekte, ongeval, pensioen, zwangerschap en werkloosheid, en het vermeerderen van uitgaven door bijvoorbeeld medische kosten of kinderopvoeding. Het is gebaseerd op het principe van solidariteit tussen werkenden en niet-werkenden, en de verplichte deelname van werknemers, werkgevers en de overheid aan de financiering .
#### 7.3.2 Indeling van de sociale zekerheid
De sociale zekerheid wordt onderverdeeld in:
* **Sociale verzekeringen (in strikte zin)**: Gebaseerd op solidariteit en omvat voorzieningen zoals ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV), arbeidsongevallenverzekering (Fedris), beroepsziekteverzekering (Fedris), werkloosheid (RVA), jaarlijkse vakantie (RJV), pensioenen (FPD) en gezinsbijslag (FONS) .
* **Wetgeving inzake minimumvoorzieningen (sociale bijstand)**: Overheidssteun die een bestaansminimum garandeert, zoals het leefloon, gewaarborgd inkomen voor mindervaliden en OCMW-dienstverlening .
#### 7.3.3 Financiering van de sociale zekerheid
De sociale zekerheid wordt gefinancierd door:
* **Werkgeversbijdragen (patronale last)**: Een percentage op het brutoloon .
* **Werknemersbijdragen**: Een percentage op het brutoloon .
* **Bijzondere bijdragen en overheidssubsidies** .
Er gelden specifieke bijdragen voor werknemers en werkgevers. Bij arbeiders worden de sociale zekerheidsbijdragen berekend op 108% van het brutoloon, wat verband houdt met de betaling van het vakantiegeld .
> **Tip:** Werkgevers kunnen gebruikmaken van diverse RSZ-verminderingen om de lasten te verlagen, zoals structurele verminderingen en doelgroepverminderingen .
#### 7.3.4 Toepassingsgebied
* **Territorialiteit**: Over het algemeen is de werknemer bijdrageplichtig in het land van tewerkstelling. Er zijn echter speciale regels voor detachering en internationale werknemers om dubbele onderwerping te vermijden .
* **Werkgevers en werknemers**: De wetgeving is van toepassing op werkgevers en werknemers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst, maar ook op personen die gelijkaardige arbeid verrichten onder vergelijkbare voorwaarden .
#### 7.3.5 Loonbegrip voor RSZ-bijdragen
Sociale zekerheidsbijdragen worden berekend op verschillende componenten van het loon, met uitzonderingen voor specifieke kosten eigen aan de werkgever of bepaalde voordelen .
#### 7.3.6 Formaliteiten en declaraties
Werkgevers hebben diverse verplichtingen ten aanzien van de RSZ:
* **DIMONA-aangifte**: Onmiddellijke melding van indiensttreding en uitdiensttreding van werknemers .
* **DMFA-aangifte**: Kwartaalvise rapportage van loon- en arbeidstijdgegevens .
* **LIMOSA-aangifte**: Melding voor buitenlandse werknemers die tijdelijk in België werken .
* **Aangifte Sociaal Risico (ASR)**: Bij ziekte, ongeval, moederschap of werkloosheid .
#### 7.3.7 Kruispuntbank Sociale Zekerheid en E-Government
De Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) faciliteert de uitwisseling van gegevens tussen sociale zekerheidsinstellingen en vormt de motor van e-government in de sociale zekerheid, met als doel de automatische toekenning van rechten .
#### 7.3.8 Handvest van de sociaal verzekerde
Dit handvest, vastgelegd in de wet van 11 april 1995, regelt de rechten en plichten van burgers bij contact met RSZ-instellingen, met de nadruk op informatie, advies en bescherming .
### 7.4 Sociale statuten
Het onderscheid tussen de sociale statuten van werknemer, zelfstandige en ambtenaar is cruciaal omdat het leidt tot verschillende wetgevingen, reglementeringen, verplichtingen, bescherming en sociale zekerheidsstelsels .
* **Werknemer**: Verricht arbeid onder gezag van een werkgever, met vaste uren en maandelijks loon .
* **Zelfstandige**: Exploiteert een eigen praktijk, bepaalt zelf openingsuren en tarieven, en factureert rechtstreeks aan cliënten .
* **Ambtenaar**: Werkt in overheidsdienst en is statutair benoemd .
> **Tip:** Het correct bepalen van het sociale statuut is essentieel voor de correcte toepassing van sociale wetgeving en sociale zekerheidsbijdragen.
### 7.5 Personeelsadministratie en Payroll
* **Personeelsadministratie**: Omvat de administratieve verplichtingen van een werkgever gedurende de loopbaan van een werknemer, van indiensttreding tot uitdiensttreding, inclusief periodieke verplichtingen en het beheer van sociale en fiscale documenten .
* **Payroll**: Betreft de loonverwerking, inclusief het berekenen en uitbetalen van lonen, het opmaken van loonbrieven en het doorstorten van belastingen en sociale bijdragen .
Bedrijven kunnen ervoor kiezen deze taken zelf te doen of uit te besteden aan gespecialiseerde sociaal secretariaten, payrollbedrijven, consultancyfirma's of HR interim management .
### 7.6 Collectief overleg en loonbepaling
Het collectief arbeidsrecht voorziet in overleg op verschillende niveaus .
#### 7.6.1 Minimumlonen
De werkgever kan niet vrij het loon bepalen. Dit wordt beïnvloed door:
* **Gewaarborgd gemiddeld minimummaandinkomen (GGMMI)**: Vastgelegd in CAO nr. 43 van de Nationale Arbeidsraad (NAR), van toepassing als er geen specifiek paritair comité is of als dit niet functioneert .
* **Sectorale CAO's**: Paritaire comités (PC) leggen minimumlonen, eindejaarspremies, arbeidsduur en andere voorwaarden vast, gebaseerd op de hoofdactiviteit van de werkgever. Het correct bepalen van het bevoegde PC is cruciaal .
* **Functieclassificatie en indexatie**: Loon kan ook afhangen van de functie en is onderhevig aan automatische loonindexering .
> **Tip:** Het bepalen van het juiste paritair comité kan complex zijn en vereist consultatie van de FOD Werk, administratieve interpretaties en eventueel advies van de Algemene Directie van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen .
#### 7.6.2 Loonindexering
Lonen worden automatisch geïndexeerd, zowel op sectoraal niveau (bijvoorbeeld PC 200) als soms op ondernemingsniveau, afhankelijk van de CAO's .
### 7.7 Taalwetgeving in het arbeidsrecht
De taalwetgeving regelt de communicatie tussen werkgever en werknemer, afhankelijk van de exploitatiezetel van de werkgever en de regio. In Vlaanderen is Nederlands de taal, in Wallonië Frans, en in Brussel-Hoofdstad kan dit Nederlands of Frans zijn naargelang de moedertaal van de werknemer. Afhankelijk van de regio gelden specifieke regels en vertaalmogelijkheden .
---
# Administratieve verplichtingen voor startende werkgevers en specifieke arbeidsovereenkomsten
Dit onderwerp beschrijft de essentiële administratieve stappen die een nieuwe werkgever moet ondernemen en de specifieke regels rond bepaalde soorten arbeidsovereenkomsten, met nadruk op de inschrijvings-, meldings- en documentatieverplichtingen .
### 8.1 Eenmalige verplichtingen voor startende werkgevers
Bij de aanvang van de werkgeverschap zijn er verschillende eenmalige administratieve stappen vereist.
#### 8.1.1 Inschrijven bij de RSZ als werkgever
Elke werkgever moet zich inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Na inschrijving ontvangt de werkgever een RSZ-nummer, dat gebruikt moet worden in alle correspondentie met de RSZ .
#### 8.1.2 Preventieadviseur
Een preventieadviseur is verplicht voor elke onderneming. Voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers mag de werkgever deze rol zelf uitoefenen .
> **Tip:** Meer informatie over externe diensten voor preventie en bescherming op het werk is te vinden op https://www.vivium.be/preventie/welzijn/externe-dienst-voor-preventie-en-bescherming .
#### 8.1.3 Arbeidsongevallenverzekering
Een werkgever is wettelijk verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voordat de eerste werknemer in dienst treedt. Dit kan geregeld worden bij een reguliere verzekeringsmaatschappij .
> **Tip:** Verdere informatie is beschikbaar op https://www.belgium.be/nl/werk/gezondheid_en_welzijn/arbeidsongevallen en de website van Federale Verzekeringen .
#### 8.1.4 Aansluiten bij een vakantiekas
Werkgevers die arbeiders tewerkstellen, moeten aansluiten bij een vakantiekas, zoals de RJV (Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie) of een sectorafhankelijke kas. Arbeiders kunnen hun vakantiestatus controleren via www.rjv.be .
#### 8.1.5 Opstellen van een arbeidsreglement
Het opmaken van een arbeidsreglement is verplicht zodra er één werknemer in dienst is, met uitzondering van studenten. Dit reglement is belangrijk voor de duiding van arbeidsvoorwaarden, de rechten en plichten van werknemers en werkgevers, en moet up-to-date gehouden worden met een strikte wijzigingsprocedure .
> **Tip:** Een handig overzicht en meer informatie over arbeidsreglementen is te vinden op https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsreglementering/arbeidsreglement .
### 8.2 Terugkerende verplichtingen per werknemer
Voor elke werknemer die wordt aangeworven, gelden specifieke terugkerende administratieve verplichtingen.
#### 8.2.1 Internationale tewerkstelling
Bij de tewerkstelling van buitenlandse werknemers moet de geldigheid van hun verblijf en tewerkstelling gecontroleerd worden. De werkgever kan verplicht zijn een arbeidsvergunning aan te vragen, tenzij de werknemer reeds in het bezit is van een specifieke arbeidskaart (A, C of vrijstelling). Er bestaan verschillende soorten arbeidsvergunningen (normale, gemeenschappelijke, voorlopige) en arbeidskaarten (A, B, C) met elk hun specifieke duur en beperkingen .
> **Tip:** De procedures voor internationale tewerkstelling kunnen verschillen per gewest. Raadpleeg de websites van Vlaanderen (https://www.vlaanderen.be/werken/in-vlaanderen-komen-werken) Brussel (https://economie-werk.brussels/niet-eu-onderdanen) en Wallonië (https://emploi.wallonie.be/en/home/travailleurs-etrangers.html) voor gedetailleerde informatie .
#### 8.2.2 Rijksregisternummer opvragen
Het Rijksregisternummer (INSZ-nummer) moet opgevraagd worden bij de werknemer. Dit is een uniek identificatienummer dat aan de persoon is gekoppeld en verwijst naar het Rijksregister. Voor buitenlandse werknemers kan een bis-nummer nodig zijn .
#### 8.2.3 Dimona-aangifte
De Déclaration Immédiate de l’emploi – Onmiddellijke Aangifte van tewerkstelling (Dimona) is een verplichte aangifte bij de RSZ die de werkgever moet doen vóór de aanvang van de prestaties van elke werknemer. Dit geldt zowel bij indiensttreding als bij uitdiensttreding. De Dimona-aangifte is van toepassing op iedereen die met een arbeidsovereenkomst is verbonden, ongeacht statuut of duur, met specifieke afwijkingen voor studenten, gelegenheidswerknemers en flexi-jobbers. Zelfstandigen en freelancers zijn hiervan uitgesloten .
> **Tip:** De Dimona-aangifte kan gratis gebeuren via het portaal van de RSZ of via een sociaal secretariaat of payrollbedrijf (waarvoor beheerskosten aangerekend worden). Het niet tijdig doen van een Dimona-aangifte kan leiden tot sancties zoals een solidariteitsbijdrage, administratieve geldboetes of zelfs strafrechtelijke sancties .
De Dimona-aangifte moet uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer start. De aangifte bevat onder andere het RSZ-nummer van de werkgever, het rijksregisternummer van de werknemer, het nummer van de identiteitskaart, en de datum van indiensttreding. Voor bepaalde sectoren, zoals de bouw (PC 124) en de uitzendsector, gelden specifieke aanvullende vereisten .
Bij uitdiensttreding moet een Dimona OUT aangifte gebeuren uiterlijk de eerste werkdag die volgt op het einde van de arbeidsrelatie. De aangifte bevat onder andere het Dimona-nummer IN of de identificatiegegevens van de werknemer en de datum van uitdiensttreding .
**Procedure voor Dimona:** Na de aangifte ontvangt de werkgever een reactie van de RSZ met een Dimona-nummer als ontvangstbewijs. Binnen vijf werkdagen kan de werkgever de inhoud van dit bericht betwisten. Na deze periode is de aangifte definitief .
**Wijzigingen en annuleren van Dimona:** Wijzigingen of annuleringen zijn mogelijk onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld wanneer de werknemer later of vroeger start dan voorzien, of niet komt opdagen. Een Dimona voor het verleden is echter onmogelijk. Laattijdige aangiftes leiden tot sancties .
De Dimona-aangifte leidt tot administratieve vereenvoudiging en kan het gewoon personeelsregister vervangen .
#### 8.2.4 Type werknemer en arbeidsovereenkomst
De keuze van het type werknemer en de bijhorende arbeidsovereenkomst is cruciaal. Een arbeidsovereenkomst bevat drie essentiële elementen :
* Een overeenkomst tussen werkgever en werknemer .
* De toezegging van de werknemer om arbeid te verrichten onder het gezag van de werkgever .
* Een vergoeding in loon van de werkgever aan de werknemer .
Een typische arbeidsovereenkomst bevat informatie over de identiteit van de partijen, de aard van de overeenkomst, de begin- en einddatum, plaats en omvang van de tewerkstelling, uurrooster, functie, loon en extralegale voordelen, betalingswijze, verplichtingen bij afwezigheid, veiligheidsvoorschriften, vertrouwelijkheid, en bewijs van het bezorgen van het arbeidsreglement. Sinds 2022 geldt de regelgeving rond transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden, waarbij werkgevers bepaalde informatie moeten verstrekken .
Wijzigingen aan de arbeidsovereenkomst dienen bij voorkeur schriftelijk te gebeuren via een bijlage. Essentiële elementen zoals loon, functie, plaats van tewerkstelling en uurrooster kunnen niet eenzijdig gewijzigd worden zonder risico op impliciete beëindiging van de overeenkomst .
Er bestaan verschillende soorten arbeidsovereenkomsten, ingedeeld naar de beoogde arbeid (arbeider, bediende, handelsvertegenwoordiger), duur (onbepaalde duur, bepaalde duur, vervangingsovereenkomst, flexi-jobs, studentenarbeid) en omvang van het werk (voltijds, deeltijds). Specifieke clausules in een arbeidsovereenkomst kunnen een proefbeding, scholingsbeding, scheidsrechtelijk beding of concurrentiebeding omvatten .
> **Tip:** Specifieke arbeidsovereenkomsten omvatten onder meer de overeenkomst voor handelsvertegenwoordigers, studenten, flexi-jobbers, telewerk, duaal leren en uitzendarbeid .
#### 8.2.5 Kopie van het arbeidsreglement
Bij indiensttreding moet de werknemer een kopie van het arbeidsreglement ontvangen. Gedurende de tewerkstelling moet de werknemer toegang hebben tot een kopie op de arbeidsplaats .
#### 8.2.6 Medisch onderzoek
Afhankelijk van de functie kan een medisch onderzoek verplicht zijn, waaronder een voorafgaande gezondheidsbeoordeling, periodiek toezicht, spontane raadplegingen, en onderzoeken bij werkhervatting. Dit geldt met name voor veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico .
### 8.3 Verplichtingen per maand
Maandelijks zijn er een aantal administratieve verplichtingen, waaronder het opstellen van een loonfiche en het inhouden en betalen van sociale zekerheidsbijdragen.
#### 8.3.1 Loonfiche opstellen
De werkgever is verplicht een loonfiche op te stellen zodat de werknemer kan nagaan hoe zijn loon werd berekend en welke inhoudingen er plaatsvonden. Deze fiche kan op papier of elektronisch verstuurd worden, mits onderling akkoord. De basisvermeldingen op een loonfiche zijn wettelijk vastgelegd en omvatten onder meer de gegevens van werkgever en werknemer, de periode, omvang van de prestaties, bruto- en netto-loon, en inhoudingen voor sociale zekerheid en belastingen .
#### 8.3.2 Inhouden en betalen van voorschotten RSZ
De werkgever moet de persoonlijke bijdragen van de werknemer inhouden bij elke loonuitbetaling. De werkgever voegt hier zijn eigen bijdragen aan toe en stort het totaal aan de RSZ. Als de totale bijdragen (werkgever en werknemer) van twee kwartalen meer dan 4.000 EUR bedragen, zijn voorschotten per maand verplicht. Deze worden berekend door de RSZ en te betalen op de vijfde dag van elke volgende maand .
### 8.4 Verplichtingen per kwartaal
Per kwartaal moet de werkgever de DMFA-aangifte indienen en een afrekening maken.
#### 8.4.1 DMFA-aangifte
De Déclaration multifonctionnelle – multifunctionele Aangifte (DMFA) moet per kwartaal de loon- en arbeidstijdgegevens van de werknemers doorgeven aan de RSZ. Dit dient om het bedrag van de sociale zekerheidsbijdragen te bepalen en verminderingen toe te passen. De DMFA kan elektronisch ingediend worden via de portaalsite van de RSZ of via een sociaal secretariaat/payrollbedrijf .
De werkgevers- en werknemersbijdragen RSZ moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal betaald worden. Bij laattijdige betalingen zijn er verwijlintresten en bijdrageopslagen van toepassing .
### 8.5 Verplichtingen per jaar
Jaarlijks zijn er specifieke fiscale en administratieve verplichtingen.
#### 8.5.1 Jaarlijkse betalingen en fiscale loonfiche
Jaarlijks vinden betalingen plaats zoals vakantiegeld en eindejaarspremies, afhankelijk van de sector. Verder moet de fiscale loonfiche 281.10 en een afschrift van de individuele afrekening opgemaakt en bezorgd worden aan de werknemer en de fiscus. De indiening van de fiscale loonfiche 281.10 en samenvattende opgave 325.10 moet uiterlijk op 31 maart van het volgende kalenderjaar gebeuren via Belcotax-on-web. Het afschrift van de individuele afrekening moet voor 1 maart van het volgende kalenderjaar bezorgd worden .
### 8.6 Afwijkingen op het einde van de arbeidsrelatie
Bij het einde van de arbeidsrelatie zijn er specifieke documenten die bezorgd moeten worden, zoals loonafrekeningen, vakantieattesten, het C4-werkloosheidsdocument en een getuigschrift met de begin- en einddatum van de tewerkstelling. De individuele rekening moet binnen twee maanden na het einde van het kwartaal waarin de overeenkomst werd beëindigd, bezorgd worden .
### 8.7 Bijhouden en bewaren van sociale documenten
Sociale documenten moeten bijgehouden en bewaard worden ter controle door de RSZ en de fiscus. Dit omvat onder andere de individuele rekening, personeels- en aanwezigheidsregisters, arbeidsovereenkomsten en attesten ter staving van verminderingen. De bewaartermijn voor de meeste documenten is 5 jaar. Sociale documenten mogen onder verschillende vormen bewaard worden, zolang de kopies leesbaar zijn en een efficiënt toezicht toelaten .
#### 8.7.1 Elektronische verzending van sociale documenten
Bepaalde sociale documenten mogen elektronisch verstuurd worden mits onderling akkoord tussen werkgever en werknemer. Alle elektronisch verstuurde documenten moeten opgeslagen worden bij een erkende elektronische archiveringsdienst .
### 8.8 Specifieke arbeidsovereenkomsten
#### 8.8.1 Studentenjob
Voor studenten geldt een specifieke administratie, waaronder de verplichte studentenovereenkomst. De Dimona-aangifte voor studenten (DIMONA "STU") is gekoppeld aan het aantal studentenuren (maximaal 650 uren per kalenderjaar) waarvoor een verminderde solidariteitsbijdrage van 8,13% geldt. Vanaf 651 uren per kalenderjaar is de gewone RSZ van toepassing en wordt de aangifte gedaan als DIMONA "EXT-OTH". Er zijn procedures voor het melden van geplande uren binnen en buiten het contingent. Sinds 2020 is een inschrijvingsbewijs van de student vereist. De werkgever kan het aantal geplande uren wijzigen tot de laatste dag van de maand die volgt op het aangiftekwartaal. Laattijdige Dimona-aangiftes voor studenten kunnen leiden tot het buiten contingent vallen van uren en bijhorende hogere bijdragen .
#### 8.8.2 Flexi-job
Voor flexi-jobs geldt een specifieke raamovereenkomst en een flexi-arbeidsovereenkomst per opdracht. De Dimona-aangifte hiervoor is DIMONA "FLX". Deze aangifte kan maximaal één maand voor het begin van het kwartaal gebeuren. Voor mondelinge flex-arbeidsovereenkomsten geldt een dagdimona, voor schriftelijke een dimona voor een periode per kwartaal, met een aanwekenregistratie. Laattijdige Dimona-aangiftes of onvoldoende prestaties kunnen leiden tot sancties, waaronder het annuleren van de overeenkomst en de werknemer die als gewone werknemer tewerkgesteld wordt .
#### 8.8.3 Gelegenheids-werknemer in de horeca ("extra")
Werknemers in de horeca (PC 302) die ingezet worden met dagcontracten voor een buitengewone werkvermeerdering of uitzonderlijk werk, vallen onder de noemer "extra"s". De Dimona-aangifte is DIMONA "EXT" en gebeurt per uur of per dag, met specifieke forfaits voor de berekening van de patronale RSZ .
#### 8.8.4 LIMOSA-aangifte
De LIMOSA-aangifte is een meldingsplicht voor gedetacheerde werknemers die tijdelijk of gedeeltelijk in België werken en niet onderworpen zijn aan de Belgische RSZ. De buitenlandse werkgever moet deze verklaring vooraf aanvragen. De Belgische werkgever moet controleren of de LIMOSA-melding correct gebeurde .
#### 8.8.5 Aangifte van sociaal risico (ASR)
De Aangifte van Sociaal Risico (ASR) wordt ingevuld wanneer zich een sociaal risico voordoet dat aanleiding kan geven tot uitkeringen, zoals ziekte, moederschap, arbeidsongevallen of werkloosheid. De werkgever moet hierbij aanvullende informatie verstrekken zodat de instellingen een uitspraak kunnen doen over het recht op prestaties en het bedrag hiervan .
---
## Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens
- Let op formules en belangrijke definities
- Oefen met de voorbeelden in elke sectie
- Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen
Glossary
| Term | Definition |
|------|------------|
| Acerta Sociaal Secretariaat | Een dienstverlener die gespecialiseerd is in loonberekening, personeelsadministratie en juridische ondersteuning voor bedrijven, met als doel werkgevers te ontlasten van hun payroll- en HR-verplichtingen. |
| Ondernemingsloket | Een instantie die helpt bij de administratieve opstart van een onderneming, zoals inschrijvingen in de KBO, BTW-registraties en het aanvragen van vergunningen. |
| Sociaal Verzekeringsfonds | Een organisatie die de sociale zekerheid voor zelfstandigen regelt, inclusief de verplichte aansluiting en de inning van sociale bijdragen. |
| Payroll Services | Dienstverlening gericht op de volledige loonadministratie van een onderneming, inclusief loonberekening, aangiften aan overheden en het beheer van bijdragen. |
| Cafétariaplan | Een flexibel verloningssysteem waarbij werknemers een deel van hun bruto loon kunnen omzetten in een budget om zelf extra voordelen te kiezen, zoals een wagen, fiets of extra vakantiedagen. |
| Loonkost | Het totale bedrag dat een werkgever uitgeeft aan een werknemer, bestaande uit het brutoloon plus alle patronale lasten en bijkomende voordelen. |
| RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) | Een Belgische overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de inning van sociale bijdragen en de uitbetaling van sociale uitkeringen, zoals pensioenen en werkloosheidsuitkeringen. |
| Bedrijfsvoorheffing | Een voorschot op de personenbelasting dat door de werkgever wordt ingehouden op het loon van de werknemer en dat afhankelijk is van het loon en de gezinssituatie. |
| Brutoloon | Het totale loon dat een werknemer verdient voordat er inhoudingen plaatsvinden voor belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. |
| Nettoloon | Het uiteindelijke bedrag dat een werknemer netto ontvangt na aftrek van alle belastingen en sociale zekerheidsbijdragen van het brutoloon. |
| Arbeidsovereenkomst | Een juridisch bindende overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer, waarin de wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd. |
| Arbeidsreglement | Een document dat de interne regels en procedures van een onderneming uiteenzet met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, werkuren, gedragsregels, etc. |
| Dimona-aangifte | Een verplichte aangifte die werkgevers moeten doen bij de RSZ om de indiensttreding en uitdiensttreding van werknemers te melden, uiterlijk op het moment van aanvang van de tewerkstelling. |
| DMFA-aangifte (Déclaration multifonctionnelle) | Een kwartaalrapportage aan de RSZ waarin loon- en arbeidstijdgegevens van werknemers worden meegedeeld om de verschuldigde sociale zekerheidsbijdragen te bepalen. |
| Gewaarborgd loon | Het loon dat een werkgever verplicht is te betalen aan een werknemer tijdens periodes van wettelijk erkende afwezigheid, zoals ziekte of arbeidsongeval. |
| Opzeggingsvergoeding | Een financiële compensatie die de werkgever betaalt aan de werknemer wanneer de arbeidsovereenkomst onmiddellijk wordt beëindigd zonder het presteren van de opzeggingstermijn. |
| Opzeggingstermijn | De periode waarin de werknemer of werkgever voorafgaand aan de beëindiging van de arbeidsovereenkomst moet blijven werken, zoals wettelijk of contractueel bepaald. |
| Anciënniteit | De ononderbroken periode dat een werknemer in dienst is geweest bij dezelfde werkgever, wat invloed kan hebben op de opzeggingstermijn en andere rechten. |
| Loonkostneutraal | Een situatie waarbij een verandering in de verloning of arbeidsvoorwaarden voor de werkgever geen extra kosten met zich meebrengt, bijvoorbeeld door een cafetariaplan. |
| Sociale Zekerheid | Een stelsel van maatregelen en instellingen dat burgers beschermt tegen sociale risico's zoals ziekte, werkloosheid en ouderdom, en zorgt voor bestaanszekerheid. |
| Collectief arbeidsrecht | Het rechtsgebied dat de relaties regelt tussen groepen werknemers (vertegenwoordigd door vakbonden) en werkgevers, en dat vaak is vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's). |
| Paritair Comité (PC) | Een paritair overlegorgaan dat de belangen behartigt van werknemers en werkgevers binnen een specifieke sector en dat collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) kan afsluiten. |
| GGMMI (Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen) | Het wettelijk vastgelegde minimumloon dat geldt voor alle werknemers in België, tenzij er sectorale of andere specifieke regelingen van toepassing zijn. |
| Arbeidsongeschiktheid | De onmogelijkheid van een werknemer om zijn contractueel overeengekomen werk te verrichten als gevolg van ziekte of een ongeval. |
| Controlearts | Een arts die door de werkgever wordt aangesteld om de arbeidsongeschiktheid van een werknemer te controleren en te beoordelen. |
| LIMOSA-aangifte | Een meldingsplicht voor buitenlandse werknemers die tijdelijk in België werken en niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid, om de sociale administratie te informeren. |
| Loonfiche | Een document dat de werknemer een gedetailleerd overzicht geeft van zijn brutoloon, alle inhoudingen (RSZ, bedrijfsvoorheffing) en het netto te ontvangen bedrag. |
| Individuele rekening | Een document dat gedurende de hele tewerkstellingsperiode bijhoudt welke loonelementen en voordelen een werknemer heeft ontvangen en welke inhoudingen er zijn gedaan. |
| Vakantiegeld | Een extraatje dat werknemers ontvangen ter compensatie voor de verlofdagen, meestal berekend als een percentage van het maandsalaris. |
| Eindejaarspremie | Een extra bonus die werknemers aan het einde van het jaar ontvangen, vaak gebaseerd op het loon of de prestaties. |