EVENTSUPPORT - LES 2 - Brugotta (1).pdf

# Introductie tot Brugotta en de opdracht Dit deel introduceert het project Brugotta als een initiatief ter ondersteuning van lokaal talent in Brugge, en schetst de doelstellingen en vereisten van de bijbehorende opdracht, waaronder het begrijpen van de klantreis en het uitvoeren van marktonderzoek [3](#page=3). ### 1.1 Het project Brugotta Brugotta, wat staat voor Bruges Got Talent, is een initiatief dat tot doel heeft lokale kunstenaars en muzikanten in de schijnwerpers te zetten. Dit label omvat verschillende projecten met een focus op lokaal talent. De kunstdisciplines die primair belicht worden zijn muziek en beeldende kunst, maar ook andere kunstvormen krijgen aandacht [4](#page=4). #### 1.1.1 Beeldende kunst binnen Brugotta Beeldende kunst vindt zijn weg naar het publiek via specifieke locaties. Dit omvat Exporuimte Poortersloge en Exporuimte Biekorf. Ook Kunstenruimte Bogardenkapel wordt dit seizoen betrokken. Daarnaast biedt Exporuimte Burg een platform voor Bruggelingen om hun werk tentoon te stellen [4](#page=4). #### 1.1.2 Muzikale ondersteuning via Brugotta Club Uit bevragingen onder lokale muzikanten is gebleken dat er niet alleen behoefte is aan een podium, maar ook aan bredere ondersteuning. Cultuurcentrum Brugge speelt hierop in onder de noemer Brugotta Club. Vanaf het seizoen 2025-2026 zal de Magdalenazaal (MaZ) dienen als een ontmoetingsplek voor muzikanten. Er zullen experimenten plaatsvinden met netwerkmomenten, workshops en andere vormen van ondersteuning en educatie. Het project start met een reeks bijeenkomsten en workshops voorafgaand aan de caféconcerten in de foyer [5](#page=5). > **Tip:** De website https://www.ccbrugge.be/theme/brugotta-b51d kan verdere details bieden over het Brugotta initiatief [6](#page=6). ### 1.2 De opdracht: doelstellingen en deadlines De opdracht beoogt de studenten inzicht te geven in het organiseren en analyseren van evenementen, met een specifieke focus op het Brugotta project [2](#page=2) [3](#page=3). #### 1.2.1 Kerndoelstellingen van de opdracht De centrale doelstellingen van de opdracht zijn: * Een grondige eventanalyse uitvoeren door de customer journey in kaart te brengen [7](#page=7). * Marktonderzoek opzetten en uitvoeren om een nieuwe doelgroep aan te boren en eventuele lacunes te identificeren [7](#page=7). * Het ontwikkelen van drie conceptvoorstellen die aansluiten bij de personae uit het marktonderzoek [7](#page=7). * Het leren opstellen van een overtuigend klantendossier om een opdracht binnen te halen [7](#page=7). #### 1.2.2 Planning en deadlines De opdracht omvat verschillende mijlpalen en deadlines gedurende het academisch jaar: * **25 november:** Uitleg over de Brugotta opdracht, inclusief customer journey, marktonderzoek met personae, tot het pitchdossier. Er wordt begonnen met het werken aan de customer journey [2](#page=2). * **2 december:** Behandeling van het team achter een event, draaiboek, gantt diagram, en beschikbare software (zoals Airtable). Een oefening met betrekking tot een beurs vindt plaats. Dit is de **DEADLINE voor de customer journey** [2](#page=2). * **16 december:** Dit is de **DEADLINE voor de pitch van het marktonderzoek**. Ook budgettering wordt behandeld [2](#page=2). #### 1.2.3 Toepassing van de customer journey Een cruciaal onderdeel van de opdracht is het toepassen van de customer journey. Dit concept wordt gebruikt om kwaliteit en service te optimaliseren, wat resulteert in een service blauwdruk [3](#page=3). > **Tip:** Zorg ervoor dat je de analyse van de customer journey grondig uitvoert, aangezien dit de basis vormt voor verdere concepten en het succesvol aantonen van inzicht in de doelgroep [7](#page=7). --- # Customer journey analyse De customer journey analyse is een methode om de stappen die een klant of bezoeker doorloopt bij het ervaren van een product, dienst of evenement, in kaart te brengen en te evalueren [8](#page=8). ### 2.1 Wat is een customer journey? Een customer journey is een visualisatie van de opeenvolgende stappen die een klant doorloopt bij de aanschaf van een product of dienst. In de context van Brugotta-evenementen betreft dit de reis die een bezoeker aflegt tijdens zijn of haar bezoek [8](#page=8). ### 2.2 Hoe voer je een customer journey analyse uit voor Brugotta? Het uitvoeren van een customer journey analyse voor Brugotta-evenementen omvat onderzoek naar de huidige opzet van het evenement en de beleving van de bezoekers. Dit onderzoek kan op twee manieren plaatsvinden [9](#page=9): * **On-desk research:** Het verzamelen en analyseren van bestaande informatie [9](#page=9). * **Bezoek aan een Brugotta-evenement:** Directe observatie en ervaring van het evenement [9](#page=9). #### 2.2.1 Aspecten van de customer journey om op te letten Tijdens de analyse is het cruciaal om aandacht te besteden aan alle facetten van de klantreis, onderverdeeld in drie fasen: * **Voor het event:** Hierbij wordt gekeken naar hoe potentiële bezoekers over het evenement hebben gehoord en welke verwachtingen zij hadden [10](#page=10). * **Tijdens het event:** In deze fase analyseer je de aankomst van bezoekers, de effectiviteit van de bewegwijzering, het verloop van het evenement zelf, de algehele beleving en de verstrekte informatie [10](#page=10). * **Na het event:** Dit omvat de evaluatie van de tevredenheid van bezoekers en het verzamelen van suggesties voor verbeteringen bij toekomstige bezoeken [10](#page=10). #### 2.2.2 Het gebruik van de serviceblauwdruk De analyse van de customer journey dient plaats te vinden op basis van het sjabloon van een serviceblauwdruk [11](#page=11). > **Tip:** Het is van belang om alle aanbevelingen die tijdens de analyse naar voren komen direct te noteren in het document [11](#page=11). Het sjabloon voor de serviceblauwdruk is beschikbaar via Toledo [11](#page=11). #### 2.2.3 Oriëntatie op de serviceblauwdruk en Brugotta's website Het is aan te raden om het sjabloon van de serviceblauwdruk reeds door te nemen om de duidelijkheid ervan te beoordelen. Daarnaast kan het bekijken van de website van Brugotta al inzichten verschaffen die relevant zijn voor de analyse. Deze observaties dienen eveneens in het document genoteerd te worden [12](#page=12). --- # Marktonderzoek en persona ontwikkeling Dit hoofdstuk behandelt de stappen voor het uitvoeren van marktonderzoek gericht op het aantrekken van een nieuwe doelgroep (16-30 jaar), inclusief het definiëren van potentiële doelgroepen, het opzetten en uitvoeren van enquêtes, het analyseren van de resultaten en het creëren van drie bijpassende persona's [13](#page=13) [14](#page=14). ### 2.1 Het uitvoeren van marktonderzoek Het marktonderzoek is cruciaal om te begrijpen wat er nodig is om een specifieke, jonge doelgroep aan te trekken. Het proces omvat meerdere stappen die leiden tot concrete inzichten en de ontwikkeling van persona's [13](#page=13) [14](#page=14). #### 2.1.1 Analyse van de potentiële doelgroep De eerste stap is het analyseren van de potentiële doelgroep tussen 16 en 30 jaar. Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van sociodemografische kenmerken en communicatieve kenmerken, zoals behandeld in les 1 [14](#page=14). * **Sociodemografische kenmerken:** Deze omvatten factoren zoals leeftijd, geslacht, opleidingsniveau, inkomen, beroep en woonplaats [15](#page=15). * **Communicatieve kenmerken:** Dit betreft de manier waarop de doelgroep informatie consumeert, welke media zij gebruiken, hun taalgebruik en voorkeuren voor communicatiekanalen [15](#page=15). > **Tip:** Een grondige analyse van deze kenmerken helpt bij het afbakenen van de specifieke segmenten binnen de 16-30 jarige leeftijdsgroep die relevant zijn voor het onderzoek [15](#page=15). #### 2.1.2 Opzetten en uitvoeren van enquêtes Vervolgens moet deze doelgroep bevraagd worden met betrekking tot hun huidige relatie met het product of de dienst (in dit geval Brugotta). De focus ligt op waarom zij momenteel niet participeren en onder welke voorwaarden zij dat wel zouden doen [14](#page=14). **Opdeling in focusgroepen:** De doelgroep dient verdeeld te worden in drie logisch geachte focusgroepen. De keuze voor deze focusgroepen moet onderbouwd worden [14](#page=14) [16](#page=16). > **Voorbeeld focusgroepen:** > * **Studenten:** Deze groep heeft mogelijk een beperkter budget maar wel veel vrije tijd en is actief op sociale media [16](#page=16). > * **Jonge professionals:** Deze groep heeft mogelijk meer besteedbaar inkomen, maar minder vrije tijd [16](#page=16). > * **Creatieve/cultureel geïnteresseerden:** Deze groep zoekt specifieke ervaringen en is gevoelig voor authenticiteit [16](#page=16). **Formuleren van vragen:** Voor elke focusgroep moeten specifieke vragen worden geformuleerd die inzicht geven in hun behoeften, motivaties en barrières [17](#page=17). > **Voorbeeld vragen per focusgroep:** > * **Studenten:** > * Welke activiteiten onderneem je graag in je vrije tijd en waarom [17](#page=17)? > * Welke online kanalen gebruik je om informatie over evenementen te vinden [17](#page=17)? > * Wat is een redelijke prijs voor een culturele activiteit [17](#page=17)? > * **Jonge professionals:** > * Hoe belangrijk is ontspanning na een werkweek voor jou [17](#page=17)? > * Welke criteria hanteer je bij het kiezen van een uitje [17](#page=17)? > * Hoeveel budget reserveer je maandelijks voor sociale activiteiten [17](#page=17)? > * **Creatieve/cultureel geïnteresseerden:** > * Wat waardeer je het meest in een unieke culturele ervaring [17](#page=17)? > * Hoe belangrijk is de sfeer en de community rondom een evenement [17](#page=17)? > * Welke platforms gebruik je om inspiratie op te doen voor culturele uitstapjes [17](#page=17)? **Enquête en dataverzameling:** De geformuleerde vragen worden samengevoegd in een enquête. Er dient voor gezorgd te worden dat per focusgroep minimaal 15 personen worden bevraagd [14](#page=14). #### 2.1.3 Analyse van resultaten en persona ontwikkeling Na het verzamelen van de data volgt de analyse van de resultaten. Deze analyse vormt de basis voor het ontwikkelen van drie visueel voorgestelde persona's. Persona's zijn semi-fictieve representaties van de ideale klant, gebaseerd op marktonderzoek en data. Ze helpen om de doelgroep beter te begrijpen, empathie te creëren en gerichte marketingstrategieën te ontwikkelen. Elke persona vertegenwoordigt een significant segment van de doelgroep en wordt gekenmerkt door demografische gegevens, gedragingen, motivaties, behoeften en pijnpunten [14](#page=14). > **Tip:** Zorg ervoor dat de persona's realistisch en datagedreven zijn. Ze moeten de diversiteit binnen de doelgroep weerspiegelen en bruikbaar zijn voor strategische beslissingen [14](#page=14). --- # Klantendossier en pitch creatie Dit onderdeel behandelt het strategisch ontwikkelen van drie conceptvoorstellen gericht op jongeren, het samenstellen van een overtuigend klantendossier, en de voorbereiding van een pitchpresentatie voor Cultuurcentrum Brugge, inclusief budgettaire en esthetische overwegingen [18](#page=18). ### 4.1 Het proces van klantendossier en pitch Het proces omvat het uitwerken van drie creatieve ideeën om jongeren te betrekken als bezoekers bij Brugotta, ondersteund door een uitgebreid klantendossier. Dit dossier dient ter onderbouwing van de pitchpresentatie die aan Cultuurcentrum Brugge gepresenteerd kan worden [18](#page=18). #### 4.1.1 Inhoud van het klantendossier Een uitgebreid klantendossier moet de volgende elementen bevatten: * **Samenvatting van Customer Journey:** Een overzicht van de resultaten en aanbevelingen voortkomend uit de analyse van de customer journey [19](#page=19). * **Personae:** Een gedetailleerde beschrijving van de personae uit het marktonderzoek en de bijbehorende bevindingen [19](#page=19). * **Gekoppelde pitch aan personae:** De beschrijving van hoe de pitch is afgestemd op de verschillende personae, aangevuld met moodboards en een eerste budgetbegroting [19](#page=19). #### 4.1.2 Essentiële elementen voor een klantendossier en pitch Om een succesvolle pitch en een informatief dossier te garanderen, zijn de volgende elementen cruciaal: * **Wie je bent en wat je doet:** Een beknopte introductie van de pitchhouder of het bedrijf [20](#page=20). * **Het probleem:** Identificatie van de klantbehoefte of het probleem dat de voorgestelde oplossing adresseert [20](#page=20). * **De oplossing:** Beschrijving van hoe het product of de dienst het geïdentificeerde probleem oplost [20](#page=20). * **Het waardevoorstel:** Uitleg waarom de voorgestelde oplossing superieur is ten opzichte van alternatieven, met nadruk op specifieke voordelen of unieke kenmerken [20](#page=20). * **Onderbouwing:** Versterking van het verhaal met feiten, statistieken en data, bij voorkeur gevisualiseerd met grafieken of infographics [20](#page=20). * **Call-to-action:** Een duidelijke en concrete volgende stap die de potentiële klant kan ondernemen, zoals het aanvragen van een demo of het inplannen van een afspraak [20](#page=20). #### 4.1.3 ROI, meting en opvolging Bij het definiëren van de return on investment (ROI) zijn de volgende aspecten van belang: * **Gewenste ROI:** Welk rendement wordt verwacht, en wat zijn de initiële kosten om dit te realiseren [21](#page=21)? * **Kosten:** Kosten kunnen zowel immaterieel (mensen, middelen) als materieel (geld) zijn [21](#page=21). * **Termijn:** Binnen welke termijn wordt de ROI verwacht, met aandacht voor SMART-doelstellingen [21](#page=21). * **Meting en opvolging:** Hoe wordt de voortgang gemeten, en hoe kan de klant de resultaten opvolgen nadat de werkzaamheden zijn afgerond [21](#page=21)? #### 4.1.4 Tips voor een succesvolle pitch Enkele praktische tips voor het creëren van een overtuigende pitch: * **Ken je publiek:** Stem het verhaal af op de kennis en behoeften van de toehoorders [22](#page=22). * **Houd het kort en krachtig:** Zorg dat de kernboodschap snel overkomt; details kunnen later worden toegelicht [22](#page=22). * **Vertel een verhaal:** Gebruik concrete voorbeelden of anekdotes om de boodschap levendiger te maken [22](#page=22). * **Bereid je voor:** Anticipeer op mogelijke vragen en oefen de presentatie om deze vloeiend te vertellen [22](#page=22). * **Wees enthousiast:** Enthousiasme en energie zijn cruciaal voor een overtuigende presentatie [22](#page=22). * **Visuele onderbouwing:** Ondersteun de boodschap met illustraties en foto's. Let op met AI-gegenereerde afbeeldingen om realisme te behouden [23](#page=23). #### 4.1.5 Inhoudelijke specificaties voor het klantendossier Het klantendossier dient gedetailleerd informatie te bevatten over diverse aspecten: * **Opdrachtgever en doelstellingen:** * **Achtergrond:** Informatie over de opdrachtgever, hun kernwaarden en marktpositie [24](#page=24). * **Doelstellingen:** Het doel van het evenement (bv. informeren, verbinden, vieren, inspireren) [24](#page=24). * **Vorige evenementen:** Succesvolle of minder succesvolle eerdere evenementen van de opdrachtgever [24](#page=24). * **Doelgroep en verwachtingen:** * **Profiel:** Kenmerken van de gasten (bv. collega's, klanten, partners) [24](#page=24). * **Kenmerken:** Interesses, leeftijd en verwachtingen van de doelgroep ten aanzien van het evenement [24](#page=24). * **Wensen:** Expliciete wensen of absolute 'nee's' van de klant [24](#page=24). * **Budget en logistiek:** * **Budget:** Een gedetailleerd overzicht van de geschatte kosten, inclusief locatie, catering, techniek, marketing en personeel [25](#page=25). * **Locatie:** Keuze van de locatie gebaseerd op capaciteit, type evenement, doelgroep en benodigde faciliteiten [25](#page=25). * **Planning:** Een tijdlijn met deadlines voor alle taken, inclusief datum, duur en tijdstip [25](#page=25). * **Logistiek:** Praktische zaken zoals vervoer, beveiliging, vergunningen en het gedetailleerde programma [25](#page=25). * **Communicatie en uitstraling:** * **Communicatie:** De strategie voor communicatie met de doelgroep, inclusief promotie en uitnodigingen [26](#page=26). * **Uitstraling:** Richtlijnen voor de visuele stijl en de gewenste sfeer van het evenement [26](#page=26). * **Technische vereisten:** Noodzakelijke technische middelen, zoals projectie- of geluidsapparatuur [26](#page=26). --- # Samenvatting van de opdracht Deze samenvatting geeft een overzicht van de vier hoofdtaken die deel uitmaken van de opdracht, inclusief de bijbehorende deadlines [27](#page=27). ### 5.1 De vier hoofdtaken De opdracht omvat vier kernonderdelen die systematisch moeten worden uitgevoerd [27](#page=27). #### 5.1.1 Customer journey Brugotta Het eerste onderdeel betreft het in kaart brengen van de customer journey voor Brugotta. Dit omvat het analyseren van de stappen die een potentiële klant doorloopt, van het eerste contact tot de uiteindelijke interactie met het merk of product [27](#page=27). * **Deadline:** De deadline voor de customer journey is 2 december [27](#page=27). #### 5.1.2 Marktonderzoek Brugotta – jong publiek Het tweede hoofdonderdeel is het uitvoeren van marktonderzoek specifiek gericht op jong publiek met betrekking tot Brugotta. Dit onderzoek dient als basis voor het ontwikkelen van relevante concepten en strategieën [27](#page=27). * **Deadline:** De deadline voor het marktonderzoek is 16 december [27](#page=27). #### 5.1.3 Conceptontwikkeling voor jong publiek Het derde onderdeel focust op het ontwikkelen van een concept dat specifiek gericht is op het aantrekken van jong publiek voor Brugotta. Dit bouwt voort op de inzichten uit het marktonderzoek [27](#page=27). #### 5.1.4 Opmaak van het klantendossier Het vierde en laatste onderdeel is het opmaken van het klantendossier. Dit omvat het structureren en presenteren van alle verzamelde informatie en resultaten op een duidelijke en professionele manier voor de klant [27](#page=27). * **Deadline:** De uiterste deadline voor het opmaken van het klantendossier is 6 januari [27](#page=27). --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | Brugotta | Een initiatief genaamd Bruges Got Talent dat lokale kunstenaars en muzikanten in de schijnwerpers zet, met een focus op muziek en beeldende kunst, en dat projecten omvat ter ondersteuning van deze talenten. | | Customer journey | Een visualisatie van de stappen die een klant of bezoeker doorloopt bij het aankopen van een product of dienst, of tijdens zijn of haar interactie met een evenement of organisatie. | | Serviceblauwdruk | Een analytisch hulpmiddel dat de klantreis visualiseert en de interactie tussen de klant, de frontstage (zichtbare interacties) en de backstage (ondersteunende processen) van een dienstverlening in kaart brengt. | | Marktonderzoek | Het systematisch verzamelen, analyseren en interpreteren van informatie over een markt, consumenten, concurrenten en de omgeving, met als doel het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen. | | Persona | Een semi-fictieve representatie van een ideale klant of doelgroep, gebaseerd op onderzoek, die de belangrijkste kenmerken, behoeften, motivaties en gedragingen van die groep samenvat. | | Sociodemografische kenmerken | Demografische en sociale kenmerken van een populatie, zoals leeftijd, geslacht, inkomen, opleidingsniveau, beroep en burgerlijke staat, die worden gebruikt om groepen te beschrijven en te segmenteren. | | Communicatieve kenmerken | Kenmerken die betrekking hebben op hoe individuen of groepen informatie ontvangen, verwerken en verspreiden, inclusief mediagebruik, communicatiestijlen en voorkeuren. | | Focusgroep | Een onderzoeksmethode waarbij een kleine groep mensen (meestal 6-10 deelnemers) onder leiding van een moderator discussieert over specifieke onderwerpen om inzichten, meningen en attitudes te verzamelen. | | Klantendossier | Een document dat alle relevante informatie over een klant of potentiële opdrachtgever bevat, inclusief achtergrond, doelstellingen, behoeften, voorstellen en budget, met als doel het winnen van een opdracht. | | Pitch | Een korte, overtuigende presentatie die is ontworpen om een idee, product of dienst te promoten en de luisteraar te overtuigen van de waarde en het potentieel ervan. | | USP (Unique Selling Proposition) | Een uniek verkoopargument of kenmerk dat een product, dienst of bedrijf onderscheidt van concurrenten en dat een belangrijk voordeel biedt aan de klant. | | Draaiboek | Een gedetailleerd plan of script dat de opeenvolging van gebeurtenissen, activiteiten en taken beschrijft tijdens een evenement of productie, inclusief timing en verantwoordelijkheden. | | Gantt-diagram | Een visuele planningstool die gebruikt wordt om de tijdslijn van een project weer te geven, met taken op de verticale as en tijd op de horizontale as, vaak gebruikt voor projectmanagement. | | ROI (Return on Investment) | Een prestatie-indicator die wordt gebruikt om de efficiëntie of winstgevendheid van een investering te evalueren, berekend als de opbrengst van de investering gedeeld door de kosten van de investering. | | SMART-doelstellingen | Doelstellingen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn, een raamwerk dat helpt bij het formuleren van effectieve en haalbare doelen. |