digital tools hr.docx

# Inleiding tot E-HRM en de evolutie ervan Dit hoofdstuk biedt een overzicht van Electronic Human Resources Management (E-HRM), de evolutie ervan door de jaren heen en de hedendaagse technologische toepassingen die de HR-praktijk beïnvloeden. ## 1. Wat is E-HRM? ### 1.1 Definitie E-HRM omvat alle vormen van automatisering en digitalisering binnen het human resources management. Het verwijst naar technologische hulpmiddelen die gericht zijn op (zelf)bediening door management, medewerkers en geautoriseerde externen, via moderne technologische kanalen, met als doel HR-activiteiten en -processen te faciliteren en de HRM-strategie te ondersteunen. E-HRM is dus de implementatie en assistentie van HR-strategieën, begeleidingen en praktijken door middel van intranet- en/of internettechnologie. ### 1.2 Meer dan enkel tools E-HRM is meer dan louter de automatisering van HR-aspecten; het impliceert een andere manier van omgaan met de werknemer, waarbij deze als interne klant wordt benaderd. Het is een kwestie van organisatie en strategie, waarbij de focus verschuift van de HR-afdeling naar de bredere organisatie, inclusief medewerkers en management. ### 1.3 Positieve evolutie? Hoewel digitalisering soms een negatieve bijklank heeft door mogelijke jobverlies, biedt het ook significante voordelen. Met name repetitieve taken met weinig toegevoegde waarde worden gedigitaliseerd. Dit biedt kansen voor snelle communicatie, gemakkelijke toegang tot informatie, vervanging van saaie taken door meer uitdagende, verbeterde meetmogelijkheden en een meer individuele aanpak. De HR-softwaremarkt groeit fors, wat aangeeft dat HR-software geen hype is, maar een blijvende trend. ### 1.4 What’s in a name? Verschillende termen worden gebruikt binnen het E-HRM-landschap: * **Robotisering:** De uitvoering van taken door robots in plaats van mensen, voornamelijk in de industrie, maar ook in andere sectoren. * **Artificial Intelligence (AI):** Computers die menselijke intelligentie evenaren, inclusief zelfstandige besluitvorming en leren uit fouten (machine learning). AI biedt kansen voor efficiëntie en gebruikerservaring, maar roept ook ethische vragen op. * **Chatbots:** Geautomatiseerde gesprekspartners die vragen van gebruikers beantwoorden. Ze zijn 24/7 beschikbaar en kunnen veel chats tegelijkertijd afhandelen, maar hebben moeite met nuances zoals spelfouten of humor. * **Big Data:** De mogelijkheid om grote hoeveelheden data te verzamelen en te analyseren. Data mining is hierbij cruciaal. HR analytics valt onder dit domein. * **Virtual Reality (VR):** Een computer-gegenereerde, levensechte en vaak interactieve omgeving die toegankelijk is via een VR-bril. Toepassingen zijn onder meer in werving en training. * **Augmented Reality (AR):** De echte wereld wordt verrijkt met toegevoegde digitale informatie, zoals navigatie-apps of ondersteuning voor technici. * **ChatGPT:** Een AI-chatbot ontwikkeld door OpenAI, gespecialiseerd in dialogen met gebruikers. Het kan ingezet worden voor kandidaat-screening, interactie, personalisatie, taal- en cultuurscreening, talent-sourcing en data-analyse in recruitment, maar vervangt menselijke beoordeling niet volledig. ## 2. Evolutie van E-HRM De evolutie van E-HRM kan worden opgedeeld in verschillende fasen, zowel technologisch als inhoudelijk. ### 2.1 Fase 1: Cijfermatige verwerking In de jaren '50 begon de automatisering van HR-taken, voornamelijk gericht op loonverwerking, vanwege het kwantitatieve karakter en het belang voor management om personeelskosten te monitoren. De technologie stond nog in de kinderschoenen, er was weinig software beschikbaar en in-house ontwikkeling was tijdrovend. ### 2.2 Fase 2: Human Resource Information System (HRIS) Vanaf de jaren '80 en '90, met de evolutie van IT, ontstonden HRIS-systemen. Deze waren primair gericht op het bijhouden van personeelsinformatie voor administratieve en operationele doeleinden. Enkel grote ondernemingen konden zich deze systemen veroorloven. ### 2.3 Fase 3: Human Resource Management Systemen (HRMS) HRIS evolueerden naar HRMS, die breder waren dan HRIS en ondersteuning boden voor diverse HR-activiteiten zoals werving, selectie, prestatiebeoordeling en opleiding. Integratie tussen verschillende modules was een belangrijke verbetering. ### 2.4 Fase 4: Enterprise Resource Planning (ERP) Het besef van de noodzaak van een geïntegreerde aanpak leidde tot ERP-systemen. Deze systemen integreerden HR met finance, productie en supply chain. Echter, vroege ERP-systemen waren vaak onbetaalbaar voor KMO's. ### 2.5 Fase 5: Cloud technologie Sinds de jaren 2000, met de opkomst van het internet, is "HR in the cloud" dominant geworden. Software as a Service (SaaS) maakt HR-applicaties online beschikbaar, wat zorgt voor gemakkelijke toegang en updates. Grote voordelen zijn flexibiliteit en bereikbaarheid, maar beveiliging en privacy blijven aandachtspunten. ### 2.6 Inhoudelijke evolutie De focus van HR-systemen is verschoven: * **Systems of Record:** Gericht op registratie van basisgegevens. * **Talent Management Systems:** Integreren de volledige 'employee life cycle'. * **Systems of Engagement:** Faciliteren medewerkerszelfbeheer, engagement en motivatie. * **Systems of Productivity:** Ontworpen rond teams en netwerken, met focus op communicatie en samenwerking. ## 3. Toepassingen van E-HRM Het KPMG HRM-procesmodel wordt gebruikt om E-HRM-toepassingen te categoriseren. Administratieve processen komen overeen met 'Systems of Record', terwijl bredere HRM-processen vallen onder 'Talent Management Systems'. Nieuwere systemen zoals 'Systems of Engagement' en 'Productivity' krijgen ook aandacht. ## 4. Aanleidingen en bedenkingen ### 4.1 Aanleidingen (=redenen) * **Kostenreductie en efficiëntie:** Digitale systemen versnellen processen, verminderen de noodzaak voor een grote HR-staf en leiden tot correctere gegevensinvoer. Overgang naar digitaal formaat bespaart papier en ruimte. * **Productiviteit:** Mobiele toestellen met rekenkracht en connectiviteit verminderen dubbele invoer en versnellen transacties. * **Veiligheid:** Gegevens kunnen geback-upt en gemakkelijker bewaard worden, mits voldoende aandacht voor beveiligingsrisico's. * **Flexibiliteit, bereikbaarheid en autonomie:** Meer flexibiliteit in beleid en praktijken, met actievere rollen voor lijnmanagers en werknemers, wat leidt tot meer autonomie. * **Samenwerking en communicatie:** Grensoverschrijdend werken en informatie-uitwisseling, ondersteuning van virtuele teams en netwerkorganisaties. * **Standaardisatie:** Een positief neveneffect van technologische mogelijkheden zoals het internet. * **Imago:** Een 'modern' bedrijf imago helpt bij het aantrekken en behouden van medewerkers. ### 4.2 Bedenkingen * **Veiligheid & Privacy:** Vertrouwelijke gegevens vereisen speciale aandacht vanwege de toenemende verbinding met netwerken. Naleving van privacywetgeving (zoals GDPR) is cruciaal. * **Aanvaarding:** De automatisering van de HR-functie kan weerstand oproepen, deels door de 'menselijke' aard van HR en deels door angst voor baanverlies binnen de HR-afdeling. De focus verschuift echter naar strategische rollen. * **Return On Investment (ROI):** Het aantonen van de financiële waarde van E-HRM-investeringen kan lastig zijn, vooral omdat HR soms als een 'softe' discipline wordt gezien. De 'cost of ownership' moet breed worden beschouwd. ## 5. Veranderingen in de rol van de HRM Digitalisering transformeert de rol van HR-professionals. Repetitieve, administratieve taken verdwijnen, waardoor er meer tijd vrijkomt voor strategische en expertise-gerichte activiteiten. HR wordt meer een business partner, met focus op welbevinden, performance en coaching. Analytische competenties worden belangrijker, evenals marketinginzichten om te kijken naar medewerkers als klanten. Een balans tussen menselijk contact ('Touch') en technologie ('Tech') is essentieel. ### 5.1 Veranderingen in rol volgens model van Ulrich Ulrich onderscheidt vier sleutelrollen binnen HRM: * **Administratieve Expert (beheersspecialist):** Efficiënt beheer van dagelijkse personeelsoperaties. * **Employee Champion:** Ondersteuning van medewerkersbehoeften en -zorgen. * **Change Agent:** Begeleiden van organisatorische veranderingen. * **Strategische Partner:** Vertalen van bedrijfsstrategie naar HR-strategie en afstemmen van HR-instrumenten. E-HRM digitaliseert voornamelijk de rol van de Administratieve Expert, waardoor de nadruk verschuift naar de meer menselijke en strategische rollen. ### 5.2 Digitale maturiteit van de HR-afdeling Bersin's model beschrijft de digitale maturiteit van HR-afdelingen: * **Exploring digital:** Digitaliseren van bestaande processen zonder wijzigingen in werkwijzen. * **Doing digital:** Onderzoeken van en toevoegen van meer digitale toepassingen. * **Becoming digital:** Samenvoegen van verschillende tools en activiteiten. * **Being digital:** Hernieuwen van processen vanuit technologische mogelijkheden en businessnoden, met focus op creativiteit en oplossingsgerichtheid. ## 6. Administratieve processen HR Self Service (HRSS) systemen ontlasten de HR-afdeling door werknemers en managers zelfstandig informatie te laten verkrijgen en transacties uit te voeren. Dit omvat Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS). ### 6.1 Technologie * **HR-intranet:** Een intranet-gebaseerde infrastructuur voor HR-functionaliteiten, voornamelijk intern. * **HR-portal:** Biedt geïndividualiseerde toegang tot HR-informatie via een persoonlijke homepage, onderdeel van het businessproces. ### 6.2 Toepassingen voor werknemers: EMPLOYEE SELF SERVICE (ESS) ESS-systemen stellen werknemers in staat om hun persoonlijke gegevens aan te passen, verlof aan te vragen, ziekte of overuren te registreren, interne vacatures te bekijken en opleidingen aan te vragen. Ook looninformatie en extralegale voordelen zijn toegankelijk. #### 6.2.1 Voordelen ESS * Ontlasting van de HRM-afdeling. * Besparing van tijd, geld en papier. * Verhoogde betrouwbaarheid van gegevens. * Groter verantwoordelijkheidsgevoel bij werknemers. * Verhoogde algemene tevredenheid en empowerment van werknemers. #### 6.2.2 Aandachtspunten ESS * Engagement van bedrijfsleiding en samenwerking tussen IT en HR. * Effectieve marketing en communicatie naar eindgebruikers. * Beschikbaarheid van technische infrastructuur en budget. * Systeem moet tijd besparen, flexibel, toegankelijk, gebruiksvriendelijk, accuraat en privacy-garanderend zijn. ### 6.3 Toepassingen voor managers: MANAGEMENT SELF SERVICE (MSS) MSS geeft lijnmanagers toegang tot de gegevens van hun medewerkers en stelt hen in staat om acties te baseren, zoals goedkeuringen voor verlof, evaluaties, personeelsplanning en kostenbeheer. #### 6.3.1 Voordelen MSS * Snellere administratieve processen en gestroomlijnde workflow. * Minder administratieve kosten. * Grotere onafhankelijkheid van het HR-departement voor managers. ### 6.4 Voorbeeld van een toepassing van ESS en MSS * **Personeelsregistratie:** Vastleggen van individuele gegevens (NAW, contract, beloning). * **Personeelsplanning:** Complex werkroosteren, rekening houdend met diverse factoren. * **Tijd-, verlof- en verzuimregistratie:** Digitaal aanvragen en goedkeuren van verlof, registreren van ziektedagen en tijdregistratie. * **Salarisverwerking:** Keuze tussen uitbesteden of zelf doen. ## 7. Aantrekken van talent ### 7.1 Employer branding Employer branding is cruciaal op een schaarse arbeidsmarkt. Een sterk werkgeversmerk trekt niet alleen gemakkelijker talent aan, maar behoudt het ook langer en verhoogt de betrokkenheid van werknemers. Het is een proces dat gebaseerd is op feitelijke en duurzame ontwikkelingen binnen een bedrijf, waarbij de werknemers als ambassadeurs optreden. #### 7.1.1 Wat is employer branding? Employer branding omvat het creëren, communiceren en managen van het werkgeversimago. Het doel is om de organisatie aantrekkelijker te maken als werkgever, niet alleen voor potentiële kandidaten, maar ook voor huidige medewerkers. #### 7.1.2 Welke elementen zijn nu belangrijk in een employer brand? Belangrijke elementen zijn loon, werkzekerheid, type organisatie, loopbaanondersteuning, interne ontwikkeling, werk-privébalans, waarden, missie en financiële gezondheid. #### 7.1.3 Opbouwen van een employer brand Dit proces omvat een voortraject (strategische maturiteit, doelstellingen), een imago-audit (identiteit, perceptie), de ontwikkeling van de Employer Value Proposition (EVP) en interne/externe branding, en tot slot evaluatie en bijsturing. ### 7.2 Externe branding Externe branding richt zich op het creëren, communiceren en managen van het werkgeversimago bij potentiële werknemers via diverse kanalen. #### 7.2.1 Eigen carrièresite De carrièresite is essentieel voor recruitment en employer branding. Een consistente uitstraling met de corporate website en focus op de 'candidate experience' (awareness, consideration, conversion, delight) zijn cruciaal. Het kennen van arbeidsmarktdoelgroepen en het formuleren van specifieke candidate journeys verhoogt de effectiviteit. ##### 7.2.1.1 Vindbaarheid van de carrièresite Vindbaarheid, met name via zoekmachines zoals Google, is cruciaal. Technieken zoals Search Engine Optimization (SEO) en Search Engine Advertising (SEA) zijn hierbij belangrijk. Een 'responsive' website die goed functioneert op mobiele apparaten is essentieel. ##### 7.2.1.2 Content management De content op de carrièresite moet aantrekkelijk zijn en de kandidaat gedurende de 'candidate journey' betrekken. Elementen zoals getuigenissen van werknemers, communicatie van bedrijfscultuur, en realistische job previews (RJP) zijn effectief. De vormgeving moet 'user-friendly' zijn, met aandacht voor het 'above the fold'-principe. ##### 7.2.1.3 Het solliciteren zelf Het sollicitatieproces moet laagdrempelig en efficiënt zijn. Tools zoals zoekrobots, online sollicitatieformulieren, job agents en solliciteren via sociale media profielen vergemakkelijken dit. Chatbots kunnen basale vragen beantwoorden en de kandidaat informeren. #### 7.2.2 Recruitment software Applicant Tracking Systems (ATS) automatiseren en organiseren het wervingsproces, van vacaturepublicatie tot kandidaatmanagement. Ze fungeren als waardevolle databanken voor potentiële kandidaten. #### 7.2.3 Actief searchen van kandidaten Recruiters nemen steeds vaker zelf initiatief om kandidaten te vinden via LinkedIn, cv-databases van jobboards of gespecialiseerde targetingplatforms. Het opbouwen van een 'talent pool' is hierbij belangrijk. #### 7.2.4 Gespecialiseerde jobsites Naast de eigen carrièresite kunnen bedrijven gespecialiseerde jobboards gebruiken om specifieke doelgroepen te bereiken. Deze sites fungeren vaak als doorverwijzer naar de bedrijfssite. #### 7.2.5 Social Media Social media, met name LinkedIn, maar ook Facebook, Instagram en X, zijn belangrijke kanalen voor arbeidsmarktcommunicatie. Ze worden gebruikt voor zowel passieve vacatureposting als actieve searching en employer branding. ### 7.3 Online selectie Online selectiemethoden helpen bij het efficiënt beoordelen van kandidaten. #### 7.3.1 Preselectie via chatbot Chatbots kunnen een eerste selectie doen door gerichte vragen te stellen, met name bij vacatures met een hoog aantal sollicitanten. #### 7.3.2 Pre-employment assessments Tests en hulpmiddelen, zoals persoonlijkheids- en vaardigheidstests, meten competenties van kandidaten. Validiteit en betrouwbaarheid zijn cruciaal voor de kwaliteit van deze instrumenten. #### 7.3.3 Candidate experience bij assessment tools Assessment tools worden steeds gebruiksvriendelijker, visueel aantrekkelijker en weerspiegelen de bedrijfscultuur. Wederkerigheid, zoals het tonen van testresultaten, verhoogt de positieve candidate experience. #### 7.3.4 Video-interview Video-cv's en videosollicitaties worden steeds vaker gebruikt als eerste stap in de selectieprocedure. Tools integreren deze optie en bieden meer efficiëntie dan standaard videocalls. ## 8. Talent Management Talent Management is het bewust omgaan met en ontwikkelen van het potentieel van een medewerker om bij te dragen aan de organisatiestrategie. Het is cruciaal op een schaarse arbeidsmarkt, beantwoordt aan de vraag naar persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, en leidt tot kostenbesparingen door hogere productiviteit en retentie. ### 8.1 Talent Management: definitie Een definitie is: "het bewust omgaan met en ontwikkelen van het potentieel van een medewerker om hem vandaag en op middellange termijn te kunnen inzetten in functie van de strategie van de organisatie." ### 8.2 Performance Management Performance management omvat het sturen en beheren van de prestaties van medewerkers. De traditionele jaarlijkse cyclus wordt aangevuld of vervangen door **continuous feedback**, waarbij doelen dynamischer worden ingesteld en feedback frequenter en vanuit diverse bronnen wordt verzameld. 360° feedback is een voorbeeld van een bredere feedbackmethode. ### 8.3 Corporate learning Corporate learning evolueert van klassikale opleidingen naar **blended learning**, een combinatie van diverse leerformats. **Gamification**, het toevoegen van spelelementen aan leerprocessen, motiveert en betrekt medewerkers, waarbij intrinsieke motivatie de voorkeur heeft op lange termijn. ### 8.4 Corporate well-being Investeren in de gezondheid van medewerkers levert een significant rendement op. Digitale platformen en apps faciliteren persoonlijke gezondheidsdoelen en uitdagingen, en bieden inzicht in gezondheidsdata. ## 9. HR Analytics HR Analytics omvat het gebruik van data-analyse om inzichten te verkrijgen en voorspellingen te doen over HR-gerelateerde kwesties. ### 9.1 Wat is HR analytics? * **Descriptive Analytics (HR Metrics):** Beschrijft wat er in het verleden is gebeurd (bv. verloop, absenteïsme). * **Predictive Analytics:** Voorspelt wat er kan gebeuren op basis van historische data en algoritmes. Voor effectieve HR analytics zijn voldoende en relevante data, businesskennis, een kritisch aantal medewerkers en analytische competenties bij HR-medewerkers noodzakelijk. Privacywetgeving is een belangrijke overweging. ### 9.2 Hoe ver staan Belgische bedrijven vandaag? Belgische bedrijven meten voornamelijk basisgegevens. De stap naar het leggen van verbanden tussen kengetallen en het bijhouden van tijdsevoluties (wat richting HR Analytics gaat) is nog beperkt. Er is een groeiende interesse, met kansen voor KMO's. ### 9.3 Organizational Network Analysis (ONA) ONA brengt het informele, sociale netwerk binnen een organisatie in kaart door data uit communicatiekanalen te analyseren. Dit helpt bij het identificeren van workflow patronen, knelpunten en experts, wat kan leiden tot productiviteitsverbeteringen. ## 10. Implementeren van E-HRM De implementatie van E-HRM is een veranderingsproces dat een gefaseerde aanpak vereist. ### 10.1 Stappenplan bij implementatie 1. **Bepaal de HRM-ambitie:** SMART-doelstellingen formuleren, afgestemd op bedrijfsdoelstellingen. 2. **Vorm een projectgroep:** Samenstelling van een stuurgroep en projectgroep met een projectmanager. 3. **Bepaal hoe processen moeten lopen:** Vertalen van doelstellingen naar proces- en systeeminrichting. 4. **Kies een systeem en richt het in:** Selectie van software en maatwerk, met intensief testen. 5. **Voorzie training:** Medewerkers wegwijs maken in het systeem en de voordelen benadrukken. 6. **Go live:** Implementatie via verschillende scenario's (big bang, pilot, olievlekmethode). ### 10.2 Kiezen van een leverancier * **Opmaken van SLA:** Een Service Level Agreement legt de minimale vereisten voor de dienstverlening vast. * **Tips bij het kiezen:** Focus op het onderliggend HR-concept en de toegevoegde waarde, vraag referenties, besteed aandacht aan het lastenboek en de totale kosten (aanschaf, licenties, onderhoud, etc.). ### 10.3 Vergeet de privacy-wet niet! Sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) in 2016 in werking is getreden, zijn er strikte regels voor de verwerking van persoonsgegevens. * **Rechten van de data subject:** Recht op informatie, inzage, verwijdering, correctie, verzet, beperking van verwerking en overdraagbaarheid. * **Plichten van de gegevensverwerker:** Vereiste van expliciete toestemming (opt-in), duidelijke privacyverklaring, transparantie over profiling, documentatieplicht (dataregister), meldplicht bij datalekken, en 'Privacy by Design' en dataminimalisatie. Een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) kan verplicht zijn. --- # Toepassingen van E-HRM in HR-processen Hier is de studiehandleiding voor "Toepassingen van E-HRM in HR-processen", gecreëerd op basis van de verstrekte documentatie: ## 2. Toepassingen van E-HRM in HR-processen Dit deel focust op de concrete toepassingen van E-HRM binnen de HR-domeinen, zoals administratieve processen, talentverwerving, talentmanagement en HR analytics. ### 2.1 Administratieve processen: Self-service Traditionele administratieve HR-systemen zijn ontworpen voor HR-professionals, niet voor werknemers of managers. De opkomst van webportaaltechnologie en webgebaseerde HR-applicaties heeft geleid tot de versnelling van Management Self Service (MSS) en Employee Self Service (ESS). Deze systemen stellen "klanten" van HR-producten en -diensten in staat om zelf informatie te verkrijgen en transacties uit te voeren, wat eerder tijd, papier en HR-personeel vereiste. #### 2.1.1 Technologie voor HR Self Service * **HR-intranet:** Een op internettechnologie gebaseerde infrastructuur met HR-functionaliteiten, exclusief toegankelijk voor medewerkers van de organisatie. Het fungeert als zowel communicatie- als administratieve tool, met variërende interactieve mogelijkheden. * **Voordelen:** Kan de realisatie van HR-strategie ondersteunen, behoudt nieuwe werknemers, versnelt administratieve processen, biedt managers en HR-mensen sneller geïntegreerde data. * **Beperkingen:** Vereist computers die verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk (computer dichtheid is belangrijk), kan menselijk contact niet vervangen, kan weerstand oproepen tegen kennisdeling, kosten en tijd voor invoering en onderhoud. * **HR-portal:** Biedt werknemers een geïndividualiseerde toegangspoort tot het HR-intranet via een persoonlijke homepage. Het analyseert en organiseert informatie volgens specifieke gebruikersbehoeften, met de mogelijkheid om de inhoud aan te passen en zowel statische als interactieve functies in één interface te integreren. #### 2.1.2 Toepassingen voor werknemers: Employee Self Service (ESS) ESS omvat vrijwel alle informatiestromen tussen medewerkers en de personeelsfunctie. Courante toepassingen zijn: * **Communicatie/Informeren:** Richtlijnen, nieuwigheden, antwoorden op vragen over verlof, onkosten, pensioenen, en online publicatie van het personeelsblad. * **Toegang tot HRIS:** Werknemers kunnen hun persoonlijk dossier zelf aanpassen, wat verantwoordelijkheidsgevoel en betrouwbaarheid van gegevens vergroot. Ze kunnen ook online verlof regelen en ziekte, overuren of onkosten aangeven. * **Interne vacatures en opleidingsadministratie:** Werknemers kunnen aangeven in welke betrekkingen ze geïnteresseerd zijn, en systemen kunnen profielen controleren op overeenkomst met vacatures. Werknemers kunnen ook opleidingen aanvragen, boeken en online volgen. * **Loon, extralegale voordelen en cafetariaplanning:** Werknemers kunnen persoonlijke informatie over hun verloning aanpassen en gedeeltelijk hun verloningspakket samenstellen. Wijzigingen in het HRMS kunnen automatisch doorgegeven worden aan de salarisadministratie. * **Business-to-employee (B2E) diensten:** Persoonlijke behoeften worden ingevuld via financiële producten, opleidingen, lease-auto's, gemaksdiensten, en dagelijkse boodschappen. **Voordelen van ESS:** * Ontlasting van de HRM-afdeling (besparing op tijd, geld, papier), waardoor HR evolueert naar een strategische businesspartner. * Verhoogde betrouwbaarheid van gegevens door directe invoer en aanpassing door werknemers. * Verhoogde verantwoordelijkheid en eigenaarschap van werknemers over hun persoonlijke informatie. * Verhoogde algemene tevredenheid bij werknemers door snelle toegang tot informatie. * Empowerment van werknemers door informatie, wat leidt tot meer betrokkenheid en productiviteit. * Voorkomen van frustratie door werknemers eerst zelf te laten nagaan of ze in aanmerking komen voor interne vacatures. * Duidelijke visie op HR door HR-integratie op werknemersniveau. **Aandachtspunten bij ESS:** * **Engagement van bedrijfsleiding:** Cruciaal voor succes. * **Samenwerking IT & HR:** Essentieel voor een soepele implementatie. * **Marketing en communicatie:** Open en duidelijke communicatie naar eindgebruikers is noodzakelijk. * **Technische infrastructuur:** Moet beschikbaar en adequaat zijn. * **Budget:** Voldoende financiële middelen zijn vereist. * **Gebruikersgerichtheid:** Het systeem moet tijd besparen, flexibel zijn (24/7, remote), snel en veilig toegankelijk, gebruiksvriendelijk, 100% accuraat en privacy-garanderen. * **"Haalplicht":** Niet alle medewerkers zijn even bekwaam of gemotiveerd om zelf informatie te zoeken. #### 2.1.3 Toepassingen voor managers: Management Self Service (MSS) MSS geeft lijnmanagers de mogelijkheid om gegevens van hun medewerkers in te zien en daarop acties te baseren. Dit past binnen de trend van toenemende verantwoordelijkheden voor lijnmanagers. Geschikte MSS-functies hebben betrekking op informatie waar de manager de beste positie voor heeft, of die een beroep doen op de kennis en kunde van de manager. Belangrijke MSS-toepassingen betreffen: * Dossier van medewerkers en tijdsregistratie. * Vakantieregeling, aanwervingen, evaluaties en functioneringsgesprekken. * Personeelsplanning, salarisadministratie, opleidingsadministratie. * Competentiemanagement, promoties en kostenbeheer. **Voordelen van MSS:** * Managers hoeven niet meer te wachten op formulieren, richtlijnen of goedkeuringen. * Administratieve processen worden versneld en gestroomlijnd, wat leidt tot een vermindering van administratieve kosten. * Grotere onafhankelijkheid van de lijnmanager ten opzichte van het HR-departement. #### 2.1.4 Voorbeelden van ESS- en MSS-toepassingen * **Personeelsregistratie:** Vastleggen van relevante gegevens van huidige en/of voormalige personeelsleden. Efficiënte en betrouwbare registratie is de basis voor salarisverwerking en andere HR-processen. HRM-systemen ondersteunen dit door snelle en betrouwbare vastlegging van gegevens zoals NAW-gegevens, contractgegevens en beloningsgegevens. * **Personeelsplanning:** Het opmaken van werkroosters, rekening houdend met arbeidsduur, deeltijdse werkroosters, vakantie en ziekte. Digitale roostering kan hierin een oplossing bieden. * **Tijd-, verlof- en verzuimregistratie:** * **Tijdregistratie:** Cruciaal voor correcte salarisverwerking, facturatie en projectadministratie. Systemen kunnen werken met badges, online invoer of via smartphone/tablet apps. * **Verlofregistratie:** Belangrijk voor registratie, toekenning en controle van verschillende soorten verlof, rekening houdend met wetgeving en specifieke bepalingen. * **Verzuimregistratie:** Essentieel voor het managen van verzuim- en re-integratiebeleid, compliance en kostenbeheersing. HRM-systemen kunnen ziek- en herstelmeldingen registreren. * **Salarisverwerking:** Organisaties kunnen kiezen voor uitbesteding aan een sociaal secretariaat of dit zelf doen. ### 2.2 Aantrekken van talent De huidige arbeidsmarkt kenmerkt zich door schaarste, wat het aantrekken van nieuw talent een uitdaging maakt. De traditionele aanpak van vacatures plaatsen en wachten is achterhaald. Bedrijven moeten proactief te werk gaan en een overtuigend verhaal brengen. #### 2.2.1 Employer branding Employer branding is het creëren van een werkgeversmerk. Een sterk werkgeversmerk trekt niet alleen gemakkelijker mensen aan, maar behoudt ze ook langer en heeft een positieve invloed op de betrokkenheid van werknemers. Het opbouwen van een employer brand is een langetermijnproces dat gebaseerd is op feitelijke en duurzame ontwikkelingen binnen het bedrijf. De organisatie zelf, de cultuur, de manier van communiceren en het gedrag van medewerkers vormen de identiteit. **Elementen van een sterk employer brand:** * Loon en werkzekerheid. * Type organisatie en geboden loopbaanondersteuning/interne ontwikkeling. * Visie op werkrelaties en balans tussen werk en privé. * Waarden en missie. * Financiële gezondheid van de onderneming. **Opbouwen van een employer brand:** Het proces omvat typisch vier fasen: voortraject, imago-audit, ontwikkeling van de employer brand (via Employer Value Proposition - EVP, en interne/externe branding), en evaluatie/bijsturing. Het is cruciaal om te starten vanuit de organisatie-identiteit en de gewenste perceptie (EVP). Interne branding (het merk moet intern geleefd en geloofd worden) is essentieel voordat externe branding kan plaatsvinden. #### 2.2.2 Externe branding Externe branding richt zich op het creëren, communiceren en managen van het werkgeversimago bij potentiële werknemers. ##### 2.2.2.1 Eigen carrièresite (recruitmentwebsite) De carrièresite is het hart van wervingsinspanningen en een onmisbaar medium voor recruitment en employer branding. * **Consistentie:** De carrièresite moet consistent zijn met de corporate website en het corporate merk. * **Candidate experience:** Een positieve kandidaatervaring gedurende de "candidate journey" (awareness, consideration, conversion, delight) leidt tot meer aanwervingen en gemotiveerdere werknemers. * **Awareness:** Kandidaten moeten bewust worden van het bedrijf. * **Consideration:** Het bedrijf moet overwogen worden als potentiële werkgever, bijvoorbeeld door middel van testimonials of video's. * **Conversion:** Kandidaten moeten aangezet worden tot solliciteren, bijvoorbeeld via laagdrempelige gesprekken of aantrekkelijke assessments. * **Delight:** Na aanwerving moet de positieve ervaring worden voortgezet (onboarding). * **Doelgroepen kennen:** Een grondig doelgroepenonderzoek is essentieel om kandidaten effectief te interesseren. * **Vindbaarheid:** Hoge ranking in zoekmachines (SEO) is cruciaal. Dit omvat mobile-friendliness, relevante content, frequente vernieuwing, duidelijke URL's en metabeschrijvingen, en het opbouwen van links. SEA (Search Engine Advertising) kan hierbij aanvullend zijn. * **Content management:** De website moet de aandacht van de surfer vasthouden door middel van beelden, video's, getuigenissen, duidelijke bedrijfscultuur en realistische job previews. De AIDA-methode (Attention, Interest, Desire, Action) kan hierbij als leidraad dienen. ##### 2.2.2.2 Het solliciteren zelf Het sollicitatieproces moet laagdrempelig en efficiënt zijn. * **Zoekrobot:** Vergemakkelijkt het vinden van vacatures met filters. * **Online sollicitatieformulier:** Gestructureerde manier om CV door te geven, maar moet beknopt blijven. * **Job agent/e-mailbericht:** Houdt kandidaten op de hoogte van nieuwe vacatures. * **Solliciteren via sociaal media-profiel:** Versnelt het proces, vooral op mobiele apparaten. * **Chatbot:** Kan eerste informatie verstrekken en basale vragen beantwoorden. ##### 2.2.2.3 Recruitment software (Applicant Tracking System - ATS) ATS automatiseert en organiseert alle recruitmentactiviteiten, van vacaturecreatie tot het beheren van kandidaten en communicatie. Het fungeert als een waardevolle databank en helpt bij het managen van elke fase van het proces. ##### 2.2.2.4 Actief searchen van kandidaten Recruiters nemen zelf initiatief door potentiële kandidaten te zoeken via: * **CV-databases van jobboards:** Biedt toegang tot achtergelaten CV's (meestal betalend). * **LinkedIn:** Actief zoeken naar kandidaten met uitgebreide filters (vaak via betaalde accounts). * **Targeting platforms:** Gebruiken AI om talent te vinden op basis van online gedrag. * **Talent pool/community:** Een database van potentiële kandidaten die wordt opgebouwd en onderhouden door relatiebeheer. ##### 2.2.2.5 Gespecialiseerde jobsites Naast de eigen carrièresite kunnen bedrijven gespecialiseerde jobsites gebruiken om specifieke doelgroepen te bereiken. Deze sites kunnen algemeen of niche-gericht zijn. ##### 2.2.2.6 Social Media Sociale media zijn essentieel geworden voor arbeidsmarktcommunicatie, vooral bij jongere werknemers. * **LinkedIn:** Gebruikt voor actieve (searching) en passieve (vacatureposting) werving, bedrijfspagina's bouwen employer brand op. * **Andere sociale media (Facebook, Instagram, WhatsApp, X):** Kunnen gebruikt worden voor creatieve campagnes, het tonen van bedrijfscultuur, en laagdrempelige communicatie. #### 2.2.3 Online selectie Online tools ondersteunen het selectieproces. * **Preselectie via chatbot:** Nuttig voor high-volume vacatures om een eerste selectie te doen op basis van gerichte vragen. * **Pre-employment assessments:** Tests (persoonlijkheid, vaardigheden, fitheid, kennis) die competenties meten. Belangrijk is de kwaliteit (validiteit en betrouwbaarheid) en de candidate experience. * **Candidate experience bij assessment tools:** Assessments moeten visueel aantrekkelijk zijn, de bedrijfscultuur weerspiegelen en wederkerigheid bieden (bv. direct feedback geven). Voorbeelden zijn Harver Talent Pitch en Psymetrics. * **Video-interview:** Een aanvulling op CV's en brieven om een visuele indruk te krijgen. Tools zoals VisioTalent integreren met ATS-systemen. #### 2.2.4 Onboarding Een goede onboarding is cruciaal voor de integratie van nieuwe medewerkers. Dit omvat niet alleen training, maar ook het leren kennen van collega's en het eigen maken van de bedrijfscultuur. Digitale onboarding tools, zoals Appical, kunnen hierbij helpen door gestructureerde inwerktrajecten aan te bieden. ### 2.3 Talent Management Talent management richt zich op het bewust omgaan met en ontwikkelen van het potentieel van medewerkers om hen in te zetten voor de organisatiestrategie. Het is cruciaal op een schaarse arbeidsmarkt, voor werknemerstevredenheid en voor kostenbesparing door hogere prestaties en behoud van personeel. #### 2.3.1 Talent Management: definitie Bewust omgaan met en ontwikkelen van het potentieel van een medewerker om hem vandaag en op middellange termijn in te zetten in functie van de strategie van de organisatie. #### 2.3.2 Performance Management Het sturen en beheren van de prestaties van een organisatie door het sturen en beheren van de prestaties van de medewerkers. * **Traditionele cyclus:** Bestaat uit plannen (doelstellingen bepalen), functioneren (ondersteunen en bijsturen) en beoordelen (evalueren). Vaak nog steeds gedocumenteerd op papier of in Excel, met beperkte opvolging. * **Continuous feedback/Continuous Performance Management:** Nieuwere modellen benadrukken regelmatige aanpassing van doelen, teamdoelen en directe, tweerichtingsfeedback uit diverse hoeken. Dit stelt medewerkers in staat hun loopbaan actief te sturen. * **360° feedback:** Evaluatie door meerdere beoordelaars (collega's, leidinggevenden, ondergeschikten). * Software zoals Intuo en Truqu ondersteunen deze moderne benaderingen. #### 2.3.3 Employee Engagement Betrokkenheid van medewerkers, wat leidt tot hogere productiviteit. Systemen rond feedback raken nauw aan employee engagement. Continue meting en beïnvloeding zijn essentieel, verder gaand dan jaarlijkse tevredenheidsbevragingen. #### 2.3.4 Corporate learning Opleiden evolueert van klassikale trainingen naar blended learning, waarbij digitale tools en methoden zoals gamification een belangrijke rol spelen. * **Gamification:** Het toevoegen van spelelementen aan processen om motivatie en betrokkenheid te verhogen. Dit kan intrinsiek (het proces zelf is leuk) of extrinsiek (beloningen) gemotiveerd zijn. Het succes hangt af van het begrijpen van de natuurlijke drivers van mensen (sensatie, fantasie, verhalen, uitdaging, vriendschap, ontdekken, expressie, rangorde). #### 2.3.5 Corporate well-being Investeren in de gezondheid van medewerkers levert een significante return on investment op. Fitness-apps en online platforms bieden mogelijkheden voor persoonlijke gezondheidsdoelen, geanonimiseerde data-inzichten voor bedrijven en uitdagingen/beloningen voor medewerkers. ### 2.4 HR Analytics HR analytics richt zich op het analyseren van HR-data om voorspellingen te doen over de toekomst. * **Descriptive analytics (HR Metrics):** Beschrijft wat er is gebeurd (bv. verloop, opleidingsinspanningen). * **Predictive analytics:** Voorspelt wat er kan gebeuren op basis van historische data en statistische analyses (bv. berekenen van toekomstige risico's, 'what-if'-scenario's). **Voorwaarden voor succesvolle HR Analytics:** * **Data:** Voldoende en relevante data, ook vanuit de business. * **Hoeveelheid data:** Cruciaal, vooral voor kleinere bedrijven kan dit een beperking zijn. * **Kennis van de business:** HR moet een business partner worden en de kernprocessen begrijpen. * **Privacy:** Naleving van privacywetgeving is essentieel. * **Analytische competenties:** HR-medewerkers moeten statistische verwerkingsvaardigheden ontwikkelen. **Stand van zaken in België:** Belgische bedrijven lopen nog achter op het gebied van HR analytics, met name op het gebied van voorspellende analyses. Er is potentieel voor groei, vooral voor middelgrote ondernemingen. #### 2.4.1 Organizational Network Analysis (ONA) ONA analyseert data uit diverse communicatiekanalen om inzicht te krijgen in de informele netwerken, workflow patronen en expertise binnen een organisatie. Dit kan leiden tot verbeterde productiviteit door het identificeren en versterken van goede verbanden en het oplossen van bottlenecks. ### 2.5 Implementeren van E-HRM De implementatie van E-HRM is een veranderingstraject dat een gefaseerde aanpak vereist. #### 2.5.1 Stappenplan bij implementatie 1. **Bepaal de HRM-ambitie:** SMART geformuleerde doelen die aansluiten bij bedrijfsdoelstellingen (bv. kostenbesparing, efficiëntie, betere communicatie). Prioriteiten stellen is hierbij belangrijk. 2. **Vorm een projectgroep:** Samenstelling van een stuurgroep en projectgroep met een projectmanager. 3. **Bepaal hoe processen moeten lopen:** Vertalen van doelstellingen naar procesinrichting in de online omgeving. 4. **Kies een systeem en richt het in:** Selectie van software en maatwerk, inclusief uitgebreid testen met diverse gebruikers. 5. **Voorzie training:** Benadrukken van de pluspunten voor medewerkers en managers en opfrissen van kennis over relevante processen. 6. **Go live:** Implementatie kan gefaseerd (pilot, olievlek) of in één keer ("big bang"). #### 2.5.2 Kiezen van een leverancier * **Opmaken van SLA (Service Level Agreement):** Contractuele afspraken over minimale vereisten van de dienstverlening. * **Tips bij het kiezen:** * Kies software die flexibel is voor toekomstige ontwikkelingen. * Focus op het onderliggende HR-concept en de toegevoegde waarde, niet alleen op IT. * Vraag referenties op en contacteer deze. * Bestudeer het lastenboek en de totale kosten (aanschaf, licenties, updates, onderhoud). #### 2.5.3 Privacywetgeving * **Vroegere situatie:** Belgische Privacywet van 1992 reguleerde de verwerking van persoonsgegevens. * **Verandering sinds mei 2016 (GDPR/AVG):** De Algemene Verordening Gegevensbescherming biedt een uniform kader voor Europa met strengere regels en boetes. * **Persoonsgegevens:** Zowel gewone als bijzondere (gevoelige) gegevens. * **Rechten van data subjects:** Recht op informatie, inzage, correctie, verwijdering, verzet, beperking van verwerking en overdraagbaarheid. * **Plichten van gegevensverwerker:** Opt-in regel voor toestemming, duidelijke doelen, verantwoordingsplicht (register van verwerkingsactiviteiten), meldingsplicht bij datalekken, Privacy by Design en dataminimalisatie. * **Data Protection Officer (DPO):** Verplicht aan te stellen in bepaalde gevallen. --- # Implementatie van E-HRM en juridische aspecten Hier is een studiehandleiding voor het onderwerp "Implementatie van E-HRM en juridische aspecten". ## 3. Implementatie van e-HRM en juridische aspecten Dit onderwerp behandelt de stappen die nodig zijn voor de implementatie van E-HRM-systemen, de selectie van een leverancier, het opstellen van Service Level Agreements (SLA's), en de relevante wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming, met een focus op de AVG. ### 3.1 Stappenplan bij implementatie van E-HRM De implementatie van HRM-software is meer dan enkel het inrichten van de gekozen applicatie; het is een integratie in de organisatie die een gefaseerde aanpak vereist en draagvlak creëert voor een nieuwe manier van werken. Het is cruciaal om dit te zien als een veranderingstraject en niet enkel als een ICT- of HR-project. * **Stap 1: Bepaal de HRM-ambitie** * Definieer SMART (Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch, Tijdsgebonden) de HRM-ambities, die in lijn moeten zijn met de algemene bedrijfsdoelstellingen en de te lossen knelpunten. * **Voorbeelden van ambities:** * **Instroom:** Versnellen van CV-verwerking, automatiseren van vragenlijsten, kenbaar maken van vacatures. * **Doorstroom:** Verbeteren van evaluatie- en functioneringsprocessen, meer autonomie voor managers en medewerkers, opzetten van verzuimbeleid, automatiseren van opleidingsbeleid. * **Uitstroom:** Automatiseren van exitgesprekken, analyses van uitstroomdata, opzetten van checklists voor terug te geven materialen. * **Overige:** Kostenbesparing, verbeterde communicatie, reductie van fouten, imago verbetering, betere service vanuit de HR-dienst. * **Prioriteiten stellen** is essentieel; het is een valkuil om te veel in één keer te willen implementeren. * **Stap 2: Vorm een projectgroep** * Stel een projectplan op en betrek de juiste mensen. * Advies is om een **stuurgroep** (eindverantwoordelijk, bewaking voortgang, accorderen processen) en een **projectgroep** (uitvoeren activiteiten, voorbereiden besluiten) te vormen. * Een **projectmanager** coördineert het proces. * Zorg ervoor dat alle rollen met zeggenschap over de systeemconfiguratie vertegenwoordigd zijn in de projectgroep. * **Stap 3: Bepaal hoe processen moeten lopen** * Vertaal de doelstellingen naar een proces- en systeemconfiguratie. * Definieer de exacte stappen voor gedigitaliseerde processen, zoals het indienen van declaraties of het aanvragen van verlof, en bepaal de handelingen voor manager en medewerker. * **Stap 4: Kies een systeem en richt het in** * De systeemkeuze wordt later besproken, maar de inrichting vereist maatwerk naast voorgeprogrammeerde functies. * **Testen** is cruciaal, idealiter in de eigen werkomgeving en met vertegenwoordigers van alle gebruikersrollen (manager, HR, ICT, medewerkers). * **Stap 5: Voorzie training** * Een goed E-HRM-systeem is gebruikersvriendelijk, maar training om wegwijs te maken is belangrijk. * Benadruk de **pluspunten voor medewerker en leidinggevende**. * Voor leidinggevenden kan het nuttig zijn om hun kennis van relevante organisatieprocessen op te frissen, wat hen helpt bij hun HR-taken. * **Stap 6: Go live** * Mogelijke scenario's zijn een "big bang" implementatie, een pilotproject gevolgd door een brede uitrol, of een gefaseerde uitrol over organisatieonderdelen (olievlekmethode). ### 3.2 Kiezen van een leverancier #### 3.2.1 Opmaken van SLA Een **Service Level Agreement (SLA)** is een contract tussen een software-dienstverlener en een klant dat de minimale vereisten voor de dienst vastlegt. Bij niet-naleving kan de dienstverlener financieel bestraft worden. Een SLA specificeert ook expliciet welke diensten **niet** worden geleverd, wat voordelig kan zijn voor beide partijen omdat extra prestaties vaak extra kosten met zich meebrengen. #### 3.2.2 Enkele tips bij het kiezen van een softwareleverancier * **Kijk naar de toekomst:** Kies software die inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en ook de processen van de komende jaren aankan, niet enkel de huidige administratie. * **Focus op HR-concept:** Prioriteer het onderliggende HR-concept en de effectieve toegevoegde waarde voor de organisatie boven enkel IT en indrukwekkende toepassingen. Vraag hiernaar tijdens een demo. * **Stel eisen:** Vraag de leverancier om tijdens de demo specifiek de wensen en eisen van het bedrijf te behandelen. * **Referentiecheck:** Vraag naar en contacteer relevante referenties van de leverancier. * **Lastenboek:** Besteed voldoende aandacht aan het lastenboek (beschrijving van functionaliteiten), dit vormt de basis van de samenwerking. * **Totale kosten:** Houd rekening met de aanschafprijs, licenties, updates, maatwerk en onderhoud. ### 3.3 De privacy-wetgeving (AVG/GDPR) #### 3.3.1 Vroegere situatie De Belgische Privacywet van 1992 regelde de verwerking van persoonsgegevens, inclusief de rechten en plichten van zowel de betrokkene als de verwerker. Deze wet creëerde een kader voor het gebruik van persoonsgegevens en voorzag in bescherming tegen ongeoorloofd gebruik. Persoonsgegevens omvatten onder andere namen, telefoonnummers, codes, bankrekeningnummers en e-mailadressen. Verwerking omvatte het verzamelen, gebruiken, beheren of meedelen van deze gegevens. #### 3.3.2 Belangrijke verandering sinds mei 2016: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) Sinds 24 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, internationaal GDPR) van kracht in Europa, ter vervanging van nationale privacywetgeving. De belangrijkste aanleidingen waren de verouderde Belgische wetgeving die niet voldeed aan de digitale evoluties, en de beperkte handhavingsmogelijkheden van de Privacycommissie. De AVG zorgt voor **uniformiteit** binnen Europa en introduceert **zware boetes** die kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet van het voorgaande boekjaar. #### 3.3.3 Over welke persoonsgegevens gaat het? Elk bedrijf verwerkt persoonsgegevens van klanten, prospects, leveranciers en medewerkers. De AVG definieert **persoonsgegevens** breed als alle informatie over een natuurlijk persoon die direct of indirect identificeerbaar is. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: * **Gewone persoonsgegevens:** Naam, identificatienummer, adres, abonnement, enz. * **Bijzondere persoonsgegevens:** Gegevens over godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksueel leven, vakbondslidmaatschap, strafrechtelijke historie. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij aan specifieke wettelijke uitzonderingen wordt voldaan (bv. uitdrukkelijke toestemming, publiek toegankelijk gemaakt door de betrokkene). Bijzondere persoonsgegevens vereisen bovendien een **strengere beveiliging**. #### 3.3.4 Rechten van de eigenaar van de persoonsgegevens (=data subject) Betrokkenen hebben diverse rechten, waaronder: * **Recht op informatie en inzage:** Binnen 30 dagen te verstrekken door de verwerker. * **Recht op verwijdering** ("right to be forgotten") of correctie. * **Recht op verzet** tegen direct marketingpraktijken. * **Recht op bezwaar** tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering. * **Recht op beperking van de verwerking** (bv. geen gebruik voor promotie). * **Recht op overdraagbaarheid:** Ontvangen van persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en elektronisch formaat. #### 3.3.5 Plichten van de gegevensverwerker * **Toestemming (Opt-in):** Er is expliciete toestemming van de betrokkene nodig voor gegevensverwerking. Deze toestemming moet vrij, duidelijk en ondubbelzinnig zijn, met vermelding van het doel. De verwerker moet kunnen bewijzen dat toestemming is verkregen. * **Duidelijke doelen:** Organisaties moeten vooraf duidelijke en begrijpelijke doelen specificeren waarvoor gegevens worden gebruikt. * **Profilering:** Bij profiling (het analyseren en combineren van gegevens om gedrag te voorspellen of beslissingen te nemen) gelden specifieke verplichtingen: * Opstellen van een leesbare, begrijpelijke en toegankelijke **privacyverklaring** met informatie over doelen, gebruikte gegevens, bewaartermijnen, en de logica achter profielen. * Gegevens-eigenaren moeten het recht hebben hun gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, en verzet aan te tekenen. * **Verantwoordingsplicht (Documentatieplicht):** Ondernemingen moeten kunnen bewijzen dat ze de regels naleven. Bij bedrijven met meer dan 250 werknemers is een **register van alle verwerkingsactiviteiten** verplicht. Dit register bevat informatie over wie, wat, waarom, waar, wanneer en hoe de gegevens worden beveiligd. Voor KMO's geldt deze plicht niet, tenzij de verwerking risico's inhoudt, structureel is, of bijzondere persoonsgegevens betreft. * **Meldplicht:** Bij datalekken of beveiligingsinbreuken moet de privacyautoriteit binnen 72 uur worden verwittigd, evenals de betrokken personen indien er risico's zijn. * **Data Protection Impact Assessment (DPIA):** Voorafgaand aan bepaalde risicovolle verwerkingen (bv. nieuwe technologieën) is een DPIA vereist. * **Privacy by Design en Privacy by Default:** Systemen, software en processen moeten vanaf de ontwikkeling rekening houden met privacy. Dit betekent dat zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt (dataminimalisatie) en dat privacy-verhogende maatregelen worden ingebouwd. * **Data Protection Officer (DPO):** In bepaalde gevallen is de aanstelling van een interne of externe DPO verplicht, met name bij structurele observatie van grote groepen of grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens. > **Tip:** De implementatie van E-HRM is een integraal veranderingsproces dat zorgvuldige planning, betrokkenheid van belanghebbenden en naleving van wetgeving vereist. De AVG is een cruciaal aspect dat aandacht verdient bij elke stap van dit proces. --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | E-HRM | Electronic Human Resources Management, verwijst naar alle vormen van automatisering en digitalisering binnen het human resources management. Het omvat technologische hulpmiddelen gericht op zelfbediening door management en medewerkers om HR-activiteiten en processen te faciliteren en de HRM-strategie te ondersteunen. | | HRIS | Human Resource Information System. Een systeem dat vanaf de jaren '80 en '90 gebruikt werd voor het bijhouden van relevante personeelsinformatie, voornamelijk voor administratieve en operationele doeleinden. | | HRMS | Human Resource Management System. Een evolutie van HRIS, dat ondersteuning biedt voor diverse functionele HR-activiteiten zoals werving, selectie, prestatiewaardering en opleidingen, en waarbij modules onderling gekoppeld kunnen worden. | | ERP | Enterprise Resource Planning. Een geïntegreerd systeem voor HR, finance, productie en supply chain, bedoeld om informatie binnen de organisatie gemeenschappelijk te beheren en dubbele invoer van gegevens te vermijden voor efficiëntie en kostenbesparing. | | Cloud technologie | De levering van ICT-toepassingen via het internet, waarbij software als een online dienst wordt aangeboden (Software As A Service - SaaS). Voordelen zijn gemakkelijke toegang en updates, maar beveiliging en privacy zijn belangrijke aandachtspunten. | | Artificial Intelligence (AI) | AI betekent dat computers menselijke intelligentie nabootsen, waarbij ze zelfstandig beslissingen kunnen nemen op basis van machine learning. Het kan leiden tot efficiëntieverhoging maar roept ook ethische vragen op. | | Chatbot | Een geautomatiseerde gesprekspartner, samengesteld uit "chat" en "robot". Wordt ingezet voor klantenservice, educatie of vermaak, en kan 24/7 een grote hoeveelheid vragen beantwoorden, hoewel ze moeite hebben met complexiteit, humor en spelfouten. | | Big data | Verwijst naar de mogelijkheid om gebruik te maken van en data te analyseren uit de steeds toenemende hoeveelheid beschikbare informatie. Data mining is hieraan onlosmakelijk verbonden. | | Virtual Reality (VR) | Een door computers gegenereerde omgeving die via een VR-bril te bekijken is, met als doel een levensechte en interactieve ervaring te bieden. Toepassingen zijn er in amusement en de bedrijfswereld, waaronder werving en training. | | Augmented Reality (AR) | "Toegevoegde werkelijkheid", waarbij de echte wereld wordt aangevuld met digitale informatie, bijvoorbeeld via een smartphoneapplicatie om extra context te bieden. | | HR Self Service | Het gebruik van interactieve technologieën door werknemers en managers om informatie te verkrijgen, transacties uit te voeren en processen te verkorten, zonder tussenkomst van het HR-personeel. | | Employee Self Service (ESS) | Een vorm van HR Self Service gericht op werknemers, waardoor zij zelf hun persoonlijke gegevens kunnen inzien en aanpassen, verlof kunnen aanvragen en andere HR-gerelateerde zaken kunnen regelen. | | Management Self Service (MSS) | Een vorm van HR Self Service gericht op lijnmanagers, die hen toelaat om gegevens van hun medewerkers in te zien en daarop acties te baseren, zoals goedkeuringen voor verlof of het beheren van prestatiegegevens. | | Employer branding | Het creëren en onderhouden van een werkgeversimago om talent aan te trekken en te behouden. Het gaat om de totale beleving van het bedrijf als werkgever, zowel intern als extern. | | Employer Value Proposition (EVP) | De centrale boodschap die het employer brand uitstraalt; de gewenste imago of positionering als werkgever, die zowel intern als extern als waar wordt ervaren en uitgedragen. | | Candidate experience | De totale ervaring die een kandidaat heeft tijdens het sollicitatieproces, vanaf het eerste contactmoment tot aan de aanstelling. Een positieve candidate experience is cruciaal voor het aantrekken en behouden van talent. | | Applicant Tracking System (ATS) | Software speciaal ontworpen om werkgevers en bureaus te helpen bij het efficiënt en effectief beheren van hun wervingsproces, vacatures en de relatie met potentiële kandidaten. | | Talent Management | Het bewust omgaan met en ontwikkelen van het potentieel van een medewerker om hem in te zetten ten behoeve van de bedrijfsstrategie, zowel op korte als middellange termijn. | | Performance Management | Het sturen en beheren van de prestaties van een organisatie door het sturen en beheren van de prestaties van de medewerkers. Dit omvat planning, functioneren en beoordelen. | | Continuous Feedback | Een evolutie in performance management waarbij doelen flexibel worden ingesteld en feedback regelmatig en vanuit meerdere bronnen wordt gegeven, wat leidt tot meer betrokkenheid en zelfsturing van medewerkers. | | Employee Engagement | De mate van betrokkenheid van medewerkers bij hun werk en de organisatie. Een hoge engagement leidt tot hogere productiviteit en tevredenheid. | | Gamification | Het toepassen van spelelementen en spelprincipes in niet-game contexten, met als doel om mensen te motiveren, betrekken en gewenst gedrag te stimuleren in processen zoals training of administratie. | | HR Analytics | De discipline die zich richt op het analyseren van HR-data om historische trends te begrijpen (descriptive analytics) en toekomstige uitkomsten te voorspellen (predictive analytics), met als doel betere zakelijke beslissingen te nemen. | | Organizational Network Analysis (ONA) | Een technologie die data verzamelt over communicatiepatronen en connecties tussen mensen binnen een organisatie om het informele, feitelijke netwerk in kaart te brengen en zo workflow en productiviteit te verbeteren. | | GDPR | General Data Protection Regulation (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Een Europese wetgeving die de privacy van persoonsgegevens regelt en strengere regels en boetes introduceert voor datalekken en misbruik van gegevens. | | Data subject | De natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Heeft rechten zoals het recht op informatie, inzage, correctie en verzet. | | Data Protection Officer (DPO) | Een functionaris die toezicht houdt op de naleving van de GDPR binnen een organisatie en adviseert over gegevensbeschermingskwesties. |