Les 3 - Module schriftelijke communicatie - zakelijk (1).docx

# Zakelijk schrijven en de zakelijke e-mail Dit onderwerp behandelt de principes van effectief zakelijk schrijven, met specifieke focus op de opbouw en inhoud van een professionele zakelijke e-mail. ## 1.1 Principes van zakelijk schrijven Zakelijk schrijven is doelgerichte communicatie in een professionele context, gericht op het informeren, instrueren, overtuigen of vastleggen van informatie. Het uiteindelijke doel is efficiënte communicatie die aansluit bij bedrijfsdoelen. Effectief zakelijk schrijven kenmerkt zich door vier pijlers: * **Correctheid:** De tekst moet foutloos zijn en inhoudelijk accuraat. * **Duidelijkheid:** De boodschap moet eenvoudig en begrijpelijk geformuleerd zijn. * **Aantrekkelijkheid:** De tekst dient prettig leesbaar en aantrekkelijk te zijn voor de doelgroep. * **Gepastheid:** De communicatie moet afgestemd zijn op de specifieke situatie, de beoogde toon en de ontvanger. Goed zakelijk schrijven leidt tot meer duidelijkheid, verhoogde productiviteit en betere resultaten. Het beheersen van verschillende schrijfvormen, elk met een eigen aanpak, toon en structuur, is cruciaal voor een effectieve zakelijke communicator. ### 1.1.1 Taal en stijl in zakelijke teksten Naast inhoudelijke correctheid is taalkundige verzorging en afstemming op de lezer essentieel. De gekozen stijl bepaalt hoe de communicator overkomt: beleefd, duidelijk en betrouwbaar. **Basisprincipes voor zakelijke taal en stijl:** * **Zakelijk en neutraal:** Vermijd informele taal, spreektaal en emotionele uitingen. * **To the point:** Wees bondig en vermijd overbodige details. * **Actieve zinnen:** Gebruik actieve constructies voor meer kracht, bijvoorbeeld: "Wij bezorgen u het verslag" in plaats van "Het verslag wordt bezorgd". * **Correct taalgebruik:** Besteed aandacht aan spelling, grammatica en woordkeuze. * **Consistente toon:** Stem de stijl af op de ontvanger, rekening houdend met een formele of informele context. **Veelgemaakte fouten om te vermijden:** * Te veel gebruik van "ik" of "wij". * Afkortingen in slotformules (bijvoorbeeld "Mvg" in plaats van "Met vriendelijke groeten"). * Gebruik van vage termen zoals "bemerkingen" (het is beter om "opmerkingen" of "aanmerkingen" te gebruiken). * Te lange zinnen zonder correct gebruik van leestekens. ## 1.2 De zakelijke e-mail Een zakelijke e-mail is een cruciaal communicatiemiddel dat fungeert als een visitekaartje voor zowel de afzender als de organisatie. De toon, structuur en woordkeuze moeten zorgvuldig worden afgestemd op de ontvanger en het specifieke doel van de boodschap. ### 1.2.1 Kenmerken van een goede zakelijke e-mail Een effectieve zakelijke e-mail voldoet aan de volgende kenmerken: * **Correctheid:** Grammaticaal en inhoudelijk foutloos. * **Duidelijkheid:** Eenvoudig en begrijpelijk geformuleerd. * **Aantrekkelijkheid:** Vlot leesbaar en visueel verzorgd. * **Gepastheid:** Afgestemd op de situatie en de ontvanger. ### 1.2.2 Tips voor een professionele zakelijke e-mail * Gebruik een professioneel e-mailadres. * Vermeld een duidelijke en informatieve onderwerpregel. * Vermijd het starten van de e-mail met "ik" of "wij". * Noteer eventuele deadlines expliciet. * Maak gebruik van opsommingen en alinea's om de leesbaarheid te vergroten. * Verwijs correct naar bijlagen, bijvoorbeeld met de formulering "In de bijlage vindt u...". * Kies een passende en formele afsluiter, zoals "Met vriendelijke groeten", en vermijd afkortingen. * Een komma na de aanspreking is optioneel; als er geen komma wordt gebruikt, dient de tekst met een hoofdletter te beginnen. * Gebruik een correcte aanspreking, zoals "Geachte heer/mevrouw \[NAAM\]" of "Beste collega’s". * Vermijd vage termen en regionale uitdrukkingen die onduidelijk kunnen zijn. * Zorg ervoor dat alle gevraagde informatie wordt verstrekt bij het beantwoorden van een e-mail. * * *

| Term | Definition | |------|------------| | Zakelijk schrijven | Doelgerichte communicatie in een professionele context die gebruikt wordt om te informeren, instrueren, overtuigen of vast te leggen via diverse documenten zoals e-mails, rapporten en voorstellen. | | Correctheid (in schrijven) | Het principe dat zakelijke teksten foutloos moeten zijn, zowel qua spelling en grammatica als inhoudelijk accuraat, om betrouwbaarheid en professionaliteit te garanderen. | | Duidelijkheid (in schrijven) | Het kenmerk van zakelijke teksten dat deze eenvoudig, ondubbelzinnig en gemakkelijk te begrijpen zijn voor de beoogde lezer, zonder overbodige jargon of complexe zinsconstructies. | | Aantrekkelijkheid (in schrijven) | De eigenschap van een zakelijke tekst die zorgt voor een prettige leeservaring, vaak bereikt door een logische structuur, gepaste stijl en visuele opmaak die de lezer engageert. | | Gepastheid (in schrijven) | Het afstemmen van de toon, stijl en inhoud van een zakelijke tekst op de specifieke situatie, de doelgroep en de relatie met de ontvanger om de effectiviteit van de communicatie te maximaliseren. | | Generatieve AI | Een type kunstmatige intelligentie dat in staat is om nieuwe content te creëren, zoals tekst, afbeeldingen of code, op basis van de input die het ontvangt, en kan worden ingezet voor bijvoorbeeld schrijfverbetering. | | Prompt | Een instructie of vraag die aan een AI-model wordt gegeven om een specifieke output te genereren, waarbij de specificiteit van de prompt de kwaliteit van het resultaat beïnvloedt. | | Vergadering | Een bijeenkomst van twee of meer personen met een specifiek doel, zoals het delen van informatie, het nemen van beslissingen of het oplossen van problemen, en vereist een goede organisatie om effectief te zijn. | | Voorzitter (vergadering) | De persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van een vergadering, het opstellen van de agenda, het bewaken van het verloop en de timing, en het stimuleren van een productieve discussie. | | Leden (vergadering) | De deelnemers aan een vergadering die zich voorbereiden, actief bijdragen aan de discussie, luisteren naar anderen, respect tonen en hun mening onderbouwd naar voren brengen. | | Notulist | De persoon die verantwoordelijk is voor het nauwkeurig vastleggen van de besprekingen, besluiten en actiepunten tijdens een vergadering in de vorm van notulen. | | Notulen | Het officiële schriftelijke verslag van een vergadering waarin de belangrijkste besproken punten, gemaakte besluiten en toegewezen actiepunten worden vastgelegd voor toekomstige referentie en opvolging. | | Actiepunt | Een specifieke taak die tijdens een vergadering is afgesproken, inclusief de verantwoordelijke persoon en de deadline, om de voortgang van projecten en beslissingen te waarborgen. | | Onderwerpregel (e-mail) | De korte, duidelijke titel van een e-mail die de ontvanger onmiddellijk informeert over de inhoud van het bericht en helpt bij het organiseren en prioriteren van inkomende e-mails. | | Afsluiting (e-mail) | Het gedeelte van een zakelijke e-mail dat de boodschap afrondt en vaak een professionele groet bevat, zoals "Met vriendelijke groeten", gevolgd door de naam van de afzender. |