Les 3 .pdf

# De rol en opbouw van een draaiboek Een draaiboek is een cruciaal document voor eventorganisatie dat de structuur, timing en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen gedetailleerd uiteenzet [3](#page=3). ### 1.1 Waarom een draaiboek gebruiken? Het gebruik van een draaiboek biedt diverse voordelen voor een succesvolle evenementenplanning en -uitvoering: * **Structuur en overzicht:** Het biedt een gestructureerd overzicht van alle benodigde activiteiten, van logistiek tot programmavolgorde en communicatie [4](#page=4). * **Timing en coördinatie:** Gedetailleerde timinginformatie zorgt voor de coördinatie van alle partijen, zoals sprekers, leveranciers, personeel en deelnemers [4](#page=4). * **Communicatie:** Het fungeert als een centrale informatiebron voor alle betrokkenen, wat verwarring voorkomt en iedereen op één lijn houdt [4](#page=4). * **Probleemoplossing:** In geval van onverwachte problemen kan het draaiboek dienen als referentiepunt voor snelle oplossingen, inclusief contactpersonen en noodprocedures [4](#page=4). * **Professionaliteit:** Het toont voorbereiding en professionaliteit aan deelnemers en stakeholders [5](#page=5). * **Efficiëntie:** Door een draaiboek te volgen, worden tijd en middelen bespaard door het minimaliseren van fouten en dubbel werk [5](#page=5). * **Continuïteit:** Het kan worden bewaard en gebruikt voor toekomstige evenementen ter verbetering van processen [5](#page=5). ### 1.2 Opbouw van een draaiboek Een effectief draaiboek kan in verschillende formaten worden opgesteld, zoals een Excel-document, en bevat doorgaans de volgende essentiële onderdelen: #### 1.2.1 Kernonderdelen van de opbouw * **Eventinformatie:** Basisgegevens zoals datum, locatie, type evenement, aantal gasten en het doel van het evenement [6](#page=6). * **Tijdlijn:** Een overzicht van de gehele productiekeeten, inclusief montagedagen, eventdagen en demontagedagen. Dit omvat specifieke uren en de duur van activiteiten [6](#page=6). * **Logistiek en operationeel:** Gedetailleerde beschrijvingen van activiteiten, wie verantwoordelijk is voor specifieke handelingen of producten, en eventuele extra te onthouden zaken [6](#page=6). * **Checklistbeheer:** Een gestructureerd overzicht voor het bijhouden van voltooide taken [6](#page=6). * **Risicobeheer:** Identificatie van potentiële problemen, noodplannen en back-up scenario's [6](#page=6). * **Callsheet:** Een opsomming van alle leveranciers en verantwoordelijken, inclusief contactnummers [6](#page=6). #### 1.2.2 Typische onderdelen in detail Een gedetailleerd draaiboek omvat zowel strategische als operationele informatie en bevat doorgaans de volgende secties [7](#page=7): 1. **Basisinformatie:** Naam van het event, datum, locatie, contactpersonen, doelpubliek [7](#page=7) [8](#page=8). 2. **Team & contactlijst:** Verantwoordelijkheden binnen het team (productie, veiligheid, techniek, catering, artiestenhandling, communicatie, etc.) [7](#page=7) [9](#page=9). 3. **Tijdslijn / planning:** Overzicht van de gehele productiekeeten van opbouw tot afbouw [10](#page=10) [7](#page=7). 4. **Uur-per-uur-schema (show flow):** Exacte timing van alle activiteiten op de eventdag(en) [11](#page=11) [7](#page=7). 5. **Leveranciersoverzicht:** Wie levert wat, wanneer en waar. Vanaf dit punt kan er ook verwezen worden naar aparte documentatie, aangezien niet iedereen alle informatie nodig heeft [12](#page=12) [7](#page=7). 6. **Logistiek & techniek:** Materiaal, transport, stroompunten, geluid/licht, veiligheidsprocedures [7](#page=7). 7. **Communicatie & noodnummers:** Wie te contacteren bij incidenten [7](#page=7). 8. **Plaatsgronden en visuals:** Siteplan, signalisatie, backstage zones, in- en uitgangen [7](#page=7). 9. **Checklists:** Voor opbouw, eventdag en afbouw [7](#page=7). ### 1.3 De fasen van een evenement in het draaiboek Het draaiboek kan worden opgedeeld in de verschillende fasen van een evenement: pre-event, event en post-event. #### 1.3.1 Pre-event fase Gedurende de pre-event fase wordt het draaiboek opgebouwd met alle benodigde input. Er wordt gelet op een logische opbouw en de timing van materialen die ter plaatse moeten zijn. Efficiëntie bij de opmaak van het draaiboek staat centraal. Afspraken, gemaakt via telefoon en e-mail, worden opgenomen in zowel het budgetdocument als het draaiboekdocument om efficiëntie en correctheid te waarborgen. Het draaiboek dient als een tool om alle zaken correct bij te houden, aangezien projecten dynamisch zijn. Er is geen ruimte voor onzekerheden of veronderstellingen; alle activiteiten en afspraken moeten dubbel gecheckt worden met alle partners [13](#page=13) [14](#page=14) [15](#page=15) [16](#page=16). #### 1.3.2 Event fase Tijdens de event fase is het cruciaal om de eventdag(en) in detail in kaart te brengen via een uurschema. Dit omvat de timing van aankomsten (sprekers, DJ's), start- en eindtijden van activiteiten (walking dinner, buffetten), en de inzet van personeel zoals hostessen en barpersoneel. Dit document kan gedeeld worden met de klant, AV- en cateraarpartners, moderators en andere verantwoordelijken [17](#page=17). #### 1.3.3 Post-event fase Na het evenement is het belangrijk om chaos te vermijden bij de afbraak. Het draaiboek specificeert wie wanneer materialen afbreekt en ophaalt. Dit geldt voor tentbouwers, chauffeurs van grote vrachtwagens (met aandacht voor timing om files en extra uren te vermijden), en stagehands of vrijwilligers. Verder worden bedankingsmails, afhandeling van klachten, schade en diefstal meegenomen in deze fase [18](#page=18). ### 1.4 Dynamische aard van een draaiboek Een draaiboek is een document in constante groei. Onvoorziene zaken kunnen tijdens montage, event en demontage opduiken, waar organisatoren geen vat op hebben. Echter, zaken waar controle op is, dienen exact te worden uitgevoerd zoals afgesproken. Een kordate houding naar alle partners toe is hierbij van belang [19](#page=19). --- # Essentiële documentatie en plannen voor evenementen Dit gedeelte behandelt diverse cruciale documenten en plannen die nodig zijn voor een succesvolle evenementenorganisatie, zoals contracten, veiligheidsplannen, grondplannen en stroomplannen. ### 2.1 Contracten Contracten, met uitzondering van prijsdetails, zijn essentieel om mee te nemen naar de evenementenlocatie. Ze dienen als controlelijst om na te gaan of alle gevraagde producten en installaties geleverd zijn zoals besproken. Aangezien het onmogelijk is om alle details te onthouden, fungeren contracten als een soort spiekbriefje [21](#page=21). ### 2.2 Veiligheidsplan Het veiligheidsplan dient te allen tijde op de evenementenlocatie aanwezig te zijn. Het is sterk aan te raden dit plan op te stellen en bij de hand te hebben, omdat dit getoond moet kunnen worden bij eventuele controles. Meer gedetailleerde informatie hierover is te vinden in het olod "Site & Safety" [22](#page=22). ### 2.3 Grondplan Een grondplan is een cruciaal document dat meegenomen moet worden tijdens de montage, het evenement zelf en de demontage. Het moet worden verstrekt aan opbouwteams zoals stagehands, AV-partners, catering, de locatie en decoratiepartners. Daarnaast is het van belang voor de organisator en medeorganisatoren, evenals voor hostessen en het informatiepunt op een evenement [39](#page=39). Alle elementen die cruciaal zijn voor zowel de organisatoren, de klant als partners, moeten hierop vermeld worden, met betrekking tot positionering en de haalbaarheid van de inplanting van alle elementen. Fouten in het voorbereidende stadium kunnen leiden tot significante problemen tijdens de opbouw, waarbij afspraken met de klant/partners en positioneringen niet kloppen. Een voorbeeld van een nauwkeurige voorbereiding is een site in de haven van Zeebrugge die tweemaal werd afgemeten, met markeringen geplaatst met duurzame spuitbussen om 100% zekerheid te bieden over de afgesproken positionering [40](#page=40). #### 2.3.1 Tafelindeling Voorafgaand aan het evenement dient er een grondplan opgemaakt te worden met de intekening van alle tafels. Dit plan maakt duidelijk hoeveel zitplaatsen en hoeveel personen geplaatst kunnen worden [37](#page=37). Om de stroming op het evenement vlot te laten verlopen, worden "table seating plannen" gebruikt. Deze plannen zijn decoratief en uitgewerkt in de huisstijl, zodat aanwezigen gemakkelijk hun plek kunnen vinden [38](#page=38). ### 2.4 Stroomplan Een stroomplan, ook wel elektrisch plan genoemd, is een technisch overzicht van alle elektriciteitsbehoeften, aansluitingen en verdelingen op het terrein of in de zaal. Het vormt de basis voor een veilige, stabiele en efficiënte stroomvoorziening tijdens de opbouw, het evenement en de afbouw [41](#page=41). #### 2.4.1 Belang van het stroomplan Veiligheid is van primair belang. Een evenement verbruikt vaak meer elektriciteit dan een gemiddeld gebouw, met name door licht, geluid, catering en decor. Zonder een plan bestaat het risico op overbelasting, kortsluiting of zelfs brandgevaar. Een correct stroomplan garandeert dat alle kabels, zekeringen en verdeelkasten volgens de veiligheidsnormen worden geplaatst. Bovendien vereist de technische keuring (ACEG) vaak de aanwezigheid van een duidelijk plan, zeker bij tijdelijke installaties [42](#page=42). Een stroomplan zorgt voor controle en overzicht. Men weet exact waar elk toestel of installatie zijn stroom vandaan haalt. Per zone (stage, bar, foodtrucks, verlichting, decor, sanitair, backstage) kan het benodigde vermogen bepaald worden, waardoor voorkomen wordt dat meerdere zware installaties op één lijn worden aangesloten [42](#page=42). **Voorbeeld van benodigde vermogens per element (gebaseerd op pagina 43):** * Catering: 30.000 W [43](#page=43). * Bar: 8.533 W [43](#page=43). * Foodtruck: 1.600 W [43](#page=43). * Bumper Cars: 21.000 W [43](#page=43). * Wellenflieger: 43.000 W [43](#page=43). * Horse Carousel: 10.000 W [43](#page=43). * Caterpillar: 10.000 W [43](#page=43). * Duck Fishing: 6.000 W [43](#page=43). * Prize Claw Machines: 25.600 W [43](#page=43). * Audio / Sound: 20.000 W [43](#page=43). * LED Wall: 20.000 W [43](#page=43). * Pyro & Effects: 20.000 W [43](#page=43). * General Production: 9.600 W [43](#page=43). * Site Tent: 12.800 W [43](#page=43). * EHBO: 10.000 W [43](#page=43). #### 2.4.2 Planning en voorbereiding met een stroomplan Door vooraf te berekenen hoeveel vermogen de verschillende toestellen verbruiken, kan de elektricien of leverancier van generatoren het juiste materiaal voorzien. Dit voorkomt tijdverlies tijdens de opbouw door improvisatie of verlengkabelchaos. Het stroomplan dient als communicatiemiddel tussen productie, techniek, cateraars, decorbouwers en leveranciers [44](#page=44). **Praktisch voordeel:** * Tijdens de opbouw weet iedereen waar kabels mogen lopen en waar niet, met het oog op publiek of veiligheid [44](#page=44). * Kabelgoten, zekeringen en verdeelkasten kunnen logisch geplaatst worden [44](#page=44). * Generatoren kunnen efficiënt gepositioneerd worden (geluidsarm, veilig, bereikbaar voor bijtanken) [44](#page=44). Een stroomplan maakt deel uit van het technische dossier, wat handig is voor keuringen, verzekeringen en toekomstige edities. De stroombenodigdheden moeten aangevraagd worden bij alle partners, waaronder de cateraar (belangrijk), de AV-partner (die zijn eigen benodigdheden vaak toevoegt), barpunten, entertainmentpunten, registratiepunten en toiletwagens. Alle verzamelde informatie kan vervolgens gebundeld worden doorgegeven aan de AV-partner [45](#page=45). --- # Gastenlijst en registratiebeheer Het effectief beheren van gastenlijsten en registratieprocessen is een cruciaal element voor het succes van elk evenement, van de initiële planning tot de post-evenement evaluatie. Dit proces zorgt niet alleen voor efficiëntie en controle, maar draagt ook significant bij aan de algehele gastbeleving [24](#page=24). ### 3.1 Het belang van gastenlijsten en registratie Het bijhouden van wie er deelneemt aan een evenement biedt diverse voordelen, waaronder een duidelijk inzicht in het aantal aanwezigen, wat essentieel is voor opvolging met klanten en voor snelle interventie bij eventuele problemen. Bovendien maakt het de afhandeling van specifieke wensen, zoals diëten, eenvoudiger [24](#page=24). #### 3.1.1 Manieren van registratie Registratie kan op verschillende manieren worden gerealiseerd, variërend van eenvoudige Excel-lijsten met inschrijvingen tot het gebruik van gespecialiseerde registratieplatforms die gegevens verzamelen die uiteindelijk ook in Excel-lijsten kunnen worden omgezet [25](#page=25). ### 3.2 Fasen van registratiebeheer Het beheer van gastenlijsten en registratie is essentieel in drie hoofdfasen: vóór, tijdens en na het evenement. #### 3.2.1 Vóór het evenement **Noodzaak:** * **Strategisch inzicht:** Het is essentieel om exact te weten wie er wordt uitgenodigd en wie er waarschijnlijk aanwezig zal zijn [26](#page=26). * **Professionele eerste indruk:** De registratiepagina is vaak het eerste contactpunt met een merk of evenement, wat de toon zet voor de gehele ervaring [26](#page=26). * **Operationele voorbereiding:** Nauwkeurige gegevens zijn noodzakelijk voor planning op gebieden zoals catering, badges, seating, mobiliteit, hospitality en veiligheid [26](#page=26). * **Wetgeving:** In bepaalde gevallen, zoals voor veiligheid, verzekering of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), is het wettelijk verplicht om de identiteit van aanwezigen te kennen [26](#page=26). **Voordelen:** * **Efficiënte communicatie:** Correcte contactgegevens maken het mogelijk om gerichte bevestigingen, praktische informatie en herinneringen te versturen [27](#page=27). * **Segmentatie:** De mogelijkheid om doelgroepen te verdelen (bijvoorbeeld VIP's, pers, personeel, partners, studenten) maakt gerichte belevingen of toegangsmogelijkheden mogelijk [27](#page=27). * **Capaciteitsbeheer:** Zicht houden op het aantal aanwezigen voorkomt overbezetting [27](#page=27). * **Datakwaliteit:** Een goed gestructureerde registratiepagina, met verplichte velden en een duidelijke gebruikerservaring (UX), minimaliseert typfouten en dubbele inschrijvingen [27](#page=27). * **Integratie:** Koppeling met Customer Relationship Management (CRM) systemen of eventsoftware (zoals Momice, Eventbrite, Formdesk, Let's Get Digital) vereenvoudigt de opvolging [27](#page=27). #### 3.2.2 Tijdens het evenement **Noodzaak:** * **Vlotte ontvangst:** De gastenlijst of check-in lijst is fundamenteel voor een snelle en foutloze registratie aan de ingang [28](#page=28). * **Controle en veiligheid:** Het beschikken over een actuele lijst van aanwezigen is cruciaal voor beveiliging en voor het verstrekken van overzichten aan hulpdiensten indien nodig [28](#page=28). * **Gastbeleving:** Met nauwkeurige informatie kan een gepersonaliseerde ontvangst worden geboden, zoals badges met namen en organisaties, of gerichte verwelkomingen voor VIP's [28](#page=28). **Voordelen:** * ** Snellere doorstroming:** Digitale check-in methoden, zoals QR-codes of scanning, reduceren wachttijden [29](#page=29). * ** Realtime overzicht:** Direct inzicht in het aantal gearriveerde gasten en wie nog verwacht wordt [29](#page=29). * ** Betere coördinatie:** Catering, hostessen en stage managers kunnen hun planning aanpassen op basis van het actuele aantal aanwezigen [29](#page=29). * ** Professionele uitstraling:** Een georganiseerde onthaalprocedure versterkt het imago van het evenement en de organisator [29](#page=29). #### 3.2.3 Na het evenement **Noodzaak:** * **Evaluatie:** Inzicht in aanwezigheidsratio's (aangemeld versus effectief aanwezig) is van belang voor betere toekomstige evenementplanning [30](#page=30). * **Rapportage:** De deelnemerslijst is vaak een belangrijke Key Performance Indicator (KPI) voor klanten of sponsors [30](#page=30). * **Communicatievervolg:** Correcte contactgegevens maken een soepele opvolging mogelijk met bedankmails, enquêtes, foto's, aftermovies of aankondigingen voor toekomstige edities [30](#page=30). * **Data-analyse en waarde:** Verzameld materiaal biedt inzicht in trends met betrekking tot doelgroepen, herkomst, functies en andere profielen [30](#page=30). **Voordelen:** * **Relatiebeheer:** Opbouw van een waardevolle database van aanwezigen en geïnteresseerden [31](#page=31). * **Marketingwaarde:** Gerichte informatievoorziening aan deelnemers over toekomstige evenementen of producten, mits toestemming verkregen [31](#page=31). * **Efficiëntie:** Gebruik van registratiegegevens voor automatische facturatie, certificaten of deelnamebewijzen [31](#page=31). * **Lessen voor de toekomst:** Goede dataverwerking maakt post-event evaluaties concreet en meetbaar [31](#page=31). ### 3.3 Praktische toepassingen en samenwerking #### 3.3.1 Efficiënte badgeproductie Wanneer gepersonaliseerde badges met een beperkt budget geproduceerd moeten worden, is een praktische en efficiënte aanpak vereist [32](#page=32). #### 3.3.2 Gedigitaliseerde check-in punten Aanmeldingspunten kunnen gedigitaliseerd worden met behulp van totems, waardoor aanwezigen zelfstandig hun check-in kunnen uitvoeren [33](#page=33). #### 3.3.3 Samenwerken met een registratiepartner Bij samenwerking met een registratiepartner zijn de volgende stappen en aandachtspunten cruciaal voor een soepele en professionele relatie [34](#page=34): **A. Selectie & briefing:** * **Definieer vereisten:** Bepaal vooraf het aantal bezoekers, het type registratie (gratis vs. betaald), ticketsoorten, sessies/workshops, VIP/guestlistregeling, toegangsscans, badges en restitutiebeleid [34](#page=34). * **Vraag demo's en referenties:** Beoordeel de gebruiksvriendelijkheid van het platform, de beschikbare rapportages en de supportmogelijkheden [34](#page=34). * **Controleer inbegrepen services:** Ga na of integratie met betalingssystemen, koppelingen met CRM/Excel en meertalige velden (NL/FR/ENG in België) zijn inbegrepen [34](#page=34). * **Leg afspraken vast:** Stel een contract of opdrachtbriefing op met details over de levering, deadlines, dataoverdracht (bezoekersdata) en verantwoordelijkheden [34](#page=34). **Uit te besteden diensten bij een partner kunnen omvatten:** * Opzetten van de registratiepagina/ticketshop (inclusief design, ticketsoorten, prijsstelling) [35](#page=35). * Beheer van betalingsverwerking (voor betaalde tickets) en koppeling met betaalsystemen [35](#page=35). * Automatische bevestigings- en herinneringsmails naar registranten [35](#page=35). * Genereren en versturen van e-tickets of QR-codes [35](#page=35). * Toegangsscan / check-in systeem op het evenement (met scanner of app) [35](#page=35). * Onsite badgeprinting of badgecontrole [35](#page=35). * Rapportages en dashboards (registratietrends, realtime check-in, aanwezigheidsdata) [35](#page=35). * Integratie met eigen eventsoftware of CRM (bv. export van bezoekersdata) [35](#page=35). * Beheer van speciale gastentypes: VIP's, pers, sprekers, gratis tickets, kortingscodes [35](#page=35). --- # Betalingssystemen en stockbeheer bij evenementen Dit topic verkent de cruciale aspecten van zowel betalingssystemen als stockbeheer voor een succesvolle evenementenorganisatie, met aandacht voor diverse methoden en hun toepassingen. ### 4.1 Stockbeheer bij evenementen Stockgebruik binnen evenementen verwijst naar het beheer en de toepassing van voorraadprincipes om te verzekeren dat alle benodigde middelen en materialen beschikbaar zijn voor een soepel verloop van het evenement. Dit omvat een breed scala aan benodigdheden, van voedsel en drank tot decoraties en technische apparatuur [53](#page=53). #### 4.1.1 Belangrijke voorraadcategorieën * **Voedsel en drank:** Voor evenementen met horeca is het essentieel om voldoende voorraad in te schatten op basis van het aantal gasten en het menu. Bij samenwerking met cateraars ligt deze verantwoordelijkheid bij hen [54](#page=54). * **Decoraties en benodigdheden:** Thematische evenementen vereisen specifieke decoraties zoals tafelkleden, bloemen en kaarsen, evenals gadgets en give-aways. Efficiënt stockmanagement zorgt voor de beschikbaarheid hiervan [54](#page=54). * **Technische apparatuur:** Geluids- en lichtsystemen, projectoren, microfoons en computers zijn cruciaal. Het beheer van deze apparatuur, vaak voorzien door AV-partners, voorkomt technische storingen [54](#page=54). * **Promotiemateriaal:** Flyers, posters en andere marketingitems voor promotionele evenementen vallen ook onder stockmanagement [55](#page=55). * **Tickets en toegangscontrole:** Het beheer van het aantal beschikbare tickets en de toegangscontrole voorkomt overboekingen en andere problemen [55](#page=55). * **EHBO-voorzieningen:** Voldoende verbanden, medicijnen en medische apparatuur zijn noodzakelijk voor de veiligheid van deelnemers [55](#page=55). * **Personeel en vrijwilligers:** Het efficiënt inzetten en beheren van personeel en vrijwilligers voor taken zoals beveiliging, catering en registratie is ook een aspect van stockgebruik [56](#page=56). #### 4.1.2 Tijdige uitvoering van stockmanagement Het tijdig uitvoeren van stockmanagement is van cruciaal belang; te late leveringen of tekorten kunnen het succes van het evenement in gevaar brengen [56](#page=56). #### 4.1.3 De rol van kassasystemen bij stockbeheer Moderne kassasystemen kunnen significant bijdragen aan efficiënte voorraadtelling en -bepaling. Ze houden producten en ingrediënten automatisch bij na elke verkoop, waardoor voorraden in real-time worden bijgewerkt en handmatige invoer en fouten worden verminderd. Geïntegreerde systemen vereenvoudigen voorraadtellingen door het controleren van cijfers in het kassasysteem in plaats van handmatige tellingen, wat tijd en moeite bespaart [57](#page=57). ### 4.2 Betaalsystemen bij evenementen Betaalsystemen zijn essentieel voor de organisatie van een evenement en er zijn diverse opties beschikbaar die toegankelijk zijn voor startende eventorganisatoren, variërend van kleine indoorfeesten tot grotere outdoorfestivals [58](#page=58). #### 4.2.1 Contant geld (cash) * **Wat:** Het meest eenvoudige en oudste systeem waarbij bezoekers met munten en biljetten betalen [59](#page=59). * **Voordelen:** * Geen opstartkosten of technologie vereist [59](#page=59). * Universeel begrepen [59](#page=59). * Handig voor kleine, lokale of non-profit evenementen [59](#page=59). * **Nadelen:** * Traag en foutgevoelig (wisselgeld, telverschillen) [59](#page=59). * Onveilig (diefstalrisico, geen traceerbaarheid) [59](#page=59). * Moeilijk te koppelen aan consumpties of bezoekersdata [59](#page=59). * **Geschikt voor:** Kleine buurtfeesten, studentenevenementen of gratis toegankelijke avonden met een beperkte bar [59](#page=59). #### 4.2.2 Cashless systemen met consumptiebonnen of -jetons * **Wat:** Bezoekers kopen papieren bonnen of plastic jetons aan een centrale kassa en gebruiken deze aan de bar of foodstand [60](#page=60). * **Voordelen:** * Vermindert cashverkeer aan de bar [60](#page=60). * Eenvoudig te organiseren zonder technologie [60](#page=60). * Helpt omzet te structureren door voorraad en cash op één punt te beheren [60](#page=60). * **Nadelen:** * Nog steeds contant geld aan de hoofdkassa [60](#page=60). * Onhandig bij restjetons of refunds [60](#page=60). * Niet geschikt voor grote evenementen vanwege lange wachtrijen [60](#page=60). * **Geschikt voor:** Kleinschalige evenementen tot ongeveer 500 bezoekers, zoals schoolfeesten, fuiven, zomerbars of personeelsfeesten [60](#page=60). #### 4.2.3 Mobiele betaalapps (QR / contactloos) * **Wat:** Bezoekers betalen direct met hun smartphone of bankkaart via diensten zoals Bancontact, Payconiq, Apple Pay of Google Pay [61](#page=61). * **Voordelen:** * Geen contant geld of jetons nodig [61](#page=61). * Snelle transacties (contactloos of QR) [61](#page=61). * Lage instapkosten (enkel smartphone en internet nodig) [61](#page=61). * Transparante rapportering (rechtstreeks op de rekening) [61](#page=61). * **Nadelen:** * Internetverbinding vereist (4G of wifi) [61](#page=61). * Niet iedereen beschikt over een smartphone of app [61](#page=61). * Moeilijk om "offline" te werken bij slechte connectie [61](#page=61). * **Geschikt voor:** Jongeren- en clubnights, indoor evenementen, kleine festivals, markt- of foodconcepten [61](#page=61). > **Tip:** Combineer met mobiele betaalterminals (SumUp, Zettle, Viva Wallet) voor snelheid aan de bar [61](#page=61). #### 4.2.4 Mobiele betaalterminals / POS-systemen * **Wat:** Draagbare terminals of kassasystemen waarmee bezoekers contactloos of met kaart kunnen betalen. Populaire tools zijn SumUp, Zettle by PayPal, Viva Wallet, Lightspeed POS, Square, en Revolut Business [62](#page=62). * **Voordelen:** * Professioneel en gebruiksvriendelijk; plug & play met wifi of 4G [62](#page=62). * Betaalzekerheid; geld staat direct op de rekening [62](#page=62). * Sommige systemen bieden rapportering per stand of verkoper [62](#page=62). * **Nadelen:** * Transactiekost per betaling (gemiddeld 1,5–2%) [62](#page=62). * Vereist een goede internetverbinding en voldoende toestellen [62](#page=62). * Niet ideaal bij zeer drukke barwerking qua tempo [62](#page=62). * **Geschikt voor:** Pop-up evenementen, indoor festivals, foodmarkets, markten, beurzen, B2B-evenementen [62](#page=62). > **Tip:** Huur terminals per weekend of via leveranciers zoals EasyPOS, PlayPass, RentPOS [62](#page=62). #### 4.2.5 Cashless RFID / NFC polsbandjes of kaarten * **Wat:** Bezoekers laden vooraf of on-site tegoed op een polsbandje of kaart met een RFID/NFC-chip. Betaling gebeurt door te scannen aan de bar of foodstand [63](#page=63). * **Voordelen:** * Snelle en foutloze betalingen (geen contant geld, geen tickets) [63](#page=63). * Realtime omzetcontrole per stand of verkoper [63](#page=63). * Dataverzameling biedt inzicht in bezoekersgedrag [63](#page=63). * Verhoogt besteding per persoon door verminderde betaalweerstand [63](#page=63). * **Nadelen:** * Hogere opstartkosten (hardware + software) [63](#page=63). * Vereist technische set-up en helpdesk [63](#page=63). * Refundproces na het evenement vraagt opvolging [63](#page=63). * **Geschikt voor:** Grotere festivals, meerdaagse evenementen of corporate festivals [63](#page=63). > **Tip:** Leveranciers zoals PlayPass, Weezevent, Tixngo, CM.com bieden cashless-oplossingen op maat [63](#page=63). --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | Draaiboek | Een gedetailleerd document dat alle stappen, timing en verantwoordelijkheden voor een evenement beschrijft, bedoeld om structuur, overzicht, coördinatie en efficiëntie te waarborgen. | | Eventinformatie | Essentiële basisgegevens van een evenement, zoals datum, locatie, type evenement, aantal verwachte gasten en het overkoepelende doel van het evenement. | | Tijdlijn | Een gedetailleerd schema dat de opeenvolging van activiteiten en de duur ervan aangeeft, inclusief periodes voor opbouw, het evenement zelf en afbouw. | | Logistiek en operationeel | De planning en uitvoering van alle praktische aspecten van een evenement, inclusief de organisatie van materiaal, transport, stroomvoorziening, geluid, licht en veiligheidsprocedures. | | Checklistbeheer | Het systematisch bijhouden van taken en items die voltooid of aanwezig moeten zijn, om te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien tijdens de voorbereiding, uitvoering en afronding van een evenement. | | Risicobeheer | Het identificeren van potentiële problemen die zich tijdens een evenement kunnen voordoen en het opstellen van plannen (inclusief noodplannen en plan B) om deze te mitigeren of op te lossen. | | Callsheet | Een gedetailleerd overzicht met specifieke informatie voor betrokkenen zoals medewerkers, leveranciers en artiesten, bedoeld om iedereen op één lijn te brengen en te informeren over hun rollen, verantwoordelijkheden en planning. | | Pre-event fase | De voorbereidende periode vóór het eigenlijke evenement, waarin het draaiboek wordt opgebouwd, materialen worden geregeld en alle afspraken met partners worden vastgelegd. | | Event fase | De periode waarin het evenement plaatsvindt, waarbij een gedetailleerde uur-per-uur planning cruciaal is voor de vlotte uitvoering van alle geplande activiteiten. | | Post-event fase | De fase na afloop van het evenement, gericht op het efficiënt afbreken van materialen, het verwerken van feedback, het afhandelen van eventuele klachten en het archiveren van documentatie voor toekomstig gebruik. | | Gastenlijst / Registratie | Het proces van het verzamelen en bijhouden van informatie over de aanwezigen van een evenement, essentieel voor planning, veiligheid, communicatie en evaluatie. | | Veiligheidsplan | Een document dat de procedures en maatregelen beschrijft om de veiligheid van deelnemers en personeel tijdens een evenement te waarborgen, en dat ter plaatse beschikbaar moet zijn voor eventuele controles. | | Stroomplan | Een technisch overzicht van alle elektriciteitsbehoeften, aansluitingen en verdelingen op een evenemententerrein of in een zaal, cruciaal voor een veilige en efficiënte stroomvoorziening. | | Stockgebruik | Het beheer en de toepassing van voorraadbeheerprincipes om ervoor te zorgen dat alle benodigde middelen en materialen, zoals voedsel, drank, decoraties en technische apparatuur, beschikbaar zijn voor een evenement. | | Mobiele betaalapps | Applicaties op smartphones of bankkaarten die directe betalingen mogelijk maken via contactloze technologie of QR-codes, zoals Bancontact, Payconiq, Apple Pay of Google Pay. | | Cashless RFID / NFC polsbandjes of kaarten | Betaalsystemen waarbij bezoekers vooraf of ter plaatse tegoed opladen op een polsbandje of kaart met een chip, waarmee vervolgens contactloos betaald kan worden. |