Les 2.pdf

# Event productie en realisatie Dit onderwerp omvat het volledige traject van evenementenproductie, van conceptuele goedkeuring tot de uiteindelijke demontage en opruiming, met de nadruk op de praktische uitvoeringsfase [2](#page=2) [30](#page=30). ### 1.1 Na de 'go' beslissing Nadat een eventconcept groen licht krijgt, start de uitvoeringsfase. Dit kan voortkomen uit een eigen beslissing na marktonderzoek en financiële overwegingen, de goedkeuring van het concept door de klant, of een strategisch voordeel zoals een beschikbare locatie, partner of artiest [4](#page=4). ### 1.2 Benodigdheden voor een event De specifieke benodigdheden voor een evenement zijn afhankelijk van diverse factoren, waaronder het doel, het type evenement, de locatie, de timing en het aantal aanwezigen. Op basis van het gecreëerde concept of moodboard, met de reeds vastgestelde grote lijnen, worden alle benodigde elementen geïdentificeerd [5](#page=5). Gangbare benodigdheden omvatten: * Locatie [6](#page=6). * Signalisatie [6](#page=6). * Structuren [6](#page=6). * Meubilair [6](#page=6). * Decoratie [6](#page=6). * Audio-visueel / Techniek [6](#page=6). * Catering [6](#page=6). * Event people [6](#page=6). * Entertainment [6](#page=6). * Communicatie [6](#page=6). * Safety [6](#page=6). * Toiletten [6](#page=6). #### 1.2.1 Partners en leveranciers Het omzetten van een concept naar realiteit vereist het vinden van partners en leveranciers die per onderdeel van het concept kunnen assisteren. Voorbeelden van dergelijke partners zijn foodtrucks, cateraars, chaletverhuurders, AV-partners en leveranciers van printwerk [7](#page=7). ##### 1.2.1.1 Vaste locaties Bij het selecteren van een locatie is het belangrijk om essentiële informatie te achterhalen, zoals de grootte, de omgeving, parkeermogelijkheden, beschikbare voorzieningen (water, elektriciteit, toiletten, takelpunten), geluidsbeperkingen, het type ondergrond, de aanwezigheid van verschillende ruimtes, backstage faciliteiten, een keukenruimte en de algemene toegankelijkheid. Het is cruciaal om een site visit te plannen en afspraken schriftelijk vast te leggen, eventueel met een optie. De locatie moet ook verkocht worden als een positief element dat het concept versterkt [12](#page=12) [8](#page=8) [9](#page=9). ##### 1.2.1.2 Tenten Voor de plaatsing van tenten moet rekening gehouden worden met het type ondergrond, de mogelijkheid tot verankering, de open ruimte en positionering, de toegankelijkheid voor opbouw en de omgeving. De grootte van een tent wordt bepaald door het aantal personen en de opstelling, met een vuistregel van 1 tot 1,5 vierkante meter per persoon, afhankelijk van staande of zittende evenementen. Bij hogere aantallen en specifieke opstellingen, zoals 1200 staande personen, is 1800 vierkante meter nodig. Tips voor de tentgrootte [15](#page=15) [16](#page=16) [17](#page=17): * Staande evenementen: 10-12 personen: 3x3 meter; 15 personen: 3x3 meter; 20-22 personen: 3x6 meter [16](#page=16). * Zittende gasten (met tafels): 18 personen: 5x5 meter; 23 personen: 4x8 meter; 25 personen: circa 30m² [16](#page=16). * Richtlijnen voor ruimte per persoon: Staand (receptie): Circa 0,7 tot 1 m² per persoon. Zittend diner (ronde tafels): Circa 1,5 tot 2 m² per persoon. Feest met dansvloer: Circa 1,5 tot 2 m² per persoon [17](#page=17). > **Tip:** Houd rekening met de ruimte die meubilair, de inkom, vestiaire, bar, en podium innemen binnen de tent [17](#page=17). ##### 1.2.1.3 Alternatieve structuren Naast tenten zijn er ook alternatieve structuren zoals cabins, schuren, PBI's, serres, containers en woningen die als locatie of structuur kunnen dienen [18](#page=18). ##### 1.2.1.4 AV partner Bij het selecteren van een AV-partner is het essentieel om vooraf duidelijke communicatie te voeren over de wensen en het concept. Belangrijke aandachtspunten zijn prijsbepaling, het meegeven van focuspunten en concept, haalbaarheid, het benutten van hun expertise, het kritisch onderzoeken van offertes, en duidelijke afspraken over montage en demontage. Het is noodzakelijk om terminologie en materialen binnen de audiovisuele wereld te leren kennen [19](#page=19) [20](#page=20) [21](#page=21). ##### 1.2.1.5 Catering partner (F&B) Voor een cateringpartner is het belangrijk om vooraf het concept, de wensen en het aantal gasten te bespreken. Kritische punten zijn prijsbepaling (wat minder makkelijk is dan bij andere partners), haalbaarheid in relatie tot de locatie, het aantal personen en de timing. Zaken zoals de noodzaak van een koelwagen, stroompunten voor apparatuur, tijdige koeling van dranken en de aanleg van tapinstallaties zijn van belang. Expertise van de cateraar moet benut worden en offertes moeten kritisch onderzocht worden [22](#page=22) [23](#page=23) [24](#page=24). ##### 1.2.1.6 Meubilair & styling partners Bij het kiezen van meubilair en styling is het belangrijk om het concept en de wensen van de klant duidelijk te communiceren. De markt voor meubelverhuur is transparant, maar tijdig opties nemen is essentieel. Stylingpartners hebben gedetailleerde input nodig. Belangrijke aandachtspunten zijn prijsbepaling, haalbaarheid in relatie tot locatie, aantal gasten en timing, en het benutten van hun expertise [25](#page=25) [26](#page=26). > **Tip:** Wees subtiel in de commerciële aanpak en focus op eye-catchers in diverse vormen, kleuren en installaties [26](#page=26). ##### 1.2.1.7 Meubilair en styling voor CLdN event voorbeeld Voor een familiedag van 1500 personen, met een showmoment, 70% zitcapaciteit, rondleidingen, attracties, registratie en constante maaltijden/dranken, zijn specifieke meubilair en styling nodig. Dit omvat zaken zoals tafels, stoelen, bars en decoratie, waarbij rekening gehouden moet worden met logistiek en staffelkosten [25](#page=25) [27](#page=27). ### 1.3 Offertes en contracten Het proces van offertes en contracten volgt op de budgetopmaak. Het is cruciaal om offertes te controleren op volledigheid (zijn alle gevraagde items voorzien?), onvoorziene kosten, en de geldigheidsduur. Het vergelijken van offertes van meerdere partners is aan te raden [28](#page=28). Een offerte wordt bevestigd wanneer deze definitief is goedgekeurd door de organisator en de klant, en wanneer zeker is dat het event zal doorgaan. De overgang van offerte naar contract of bestelbon is hierbij een belangrijke stap. Annulatievoorwaarden moeten duidelijk vermeld staan op de offerte, en er kunnen onderlinge afspraken gemaakt worden over realistische vooruitzichten [29](#page=29). ### 1.4 Realisatiefase De realisatiefase is de periode waarin alle plannen daadwerkelijk werkelijkheid worden. Dit omvat alle opbouw-, uitvoerings-, demontage- en opruimwerkzaamheden op locatie. De eventmanager heeft hierin een coördinerende en regisserende rol, waarbij een draaiboek essentieel is [30](#page=30). #### 1.4.1 Planning en coördinatie De week voor de start van de montage worden alle leveranciers gecontacteerd voor definitieve afstemming. Voor een kleinschalig event van minder dan 1000 personen wordt gerekend op ongeveer 3 tot 5 dagen opbouw. De eventmanager fungeert als regisseur van de opbouw, communicatiespil tussen leveranciers, contactpunt voor vragen, coördinator van personeel en contactpersoon voor de klant [31](#page=31) [32](#page=32). > **Tip:** Vermijd dat je zelf te veel fysiek werk uitvoert tijdens de opbouw, aangezien dit het overzicht kan bemoeilijken en problemen kan veroorzaken die preventief hadden kunnen worden voorkomen [33](#page=33). ##### 1.4.1.1 People agencies en vrijwilligers People agencies leveren tijdelijke arbeidskrachten, zoals technici, decorbouwers, stagehands, en personeel voor ontvangst, F&B, en parkeerwachters. De kosten hiervoor variëren tussen 28 en 40 euro per uur per persoon. Bij het werken met vrijwilligers is een duidelijke taakomschrijving, eventuele shiftplanning en een vrijwilligerscoördinator cruciaal. Vergoedingen voor reiskosten en vrijwilligersbeloningen zijn niet verplicht maar gangbaar. Een vrijwilligersverzekering (die ongevallen dekt) en een aansprakelijkheidsverzekering (die schade aan derden dekt) zijn belangrijk [35](#page=35) [36](#page=36) [37](#page=37). ##### 1.4.1.2 Stappenplan opbouw Een vrijblijvend stappenplan voor de opbouw kan er als volgt uitzien: 1. Vrije ruimte voor ophanging/takeling van techniek [38](#page=38). 2. Tapijt (folie), vloeren, constructies [38](#page=38). 3. Techniek (stage, kabels trekken) [38](#page=38). 4. Meubilair (tafels, bar) [38](#page=38). 5. Catering [38](#page=38). 6. Styling (detail) en signalisatie [38](#page=38). > **Tip:** Vind een balans tussen de details van het produceerwerk en het overzicht houden [39](#page=39). > **Tip:** Pas op voor overproduceren en focus op de programmaflow, doelgroep en interactie [39](#page=39). ##### 1.4.1.3 Aanhaken van stakeholders Alle betrokkenen met een rol op het evenement, inclusief de CEO van de opdrachtgever, moeten tijdig worden aangehaakt om last-minute wijzigingen en draagvlakproblemen te voorkomen [40](#page=40). #### 1.4.2 Eventdag Op de eventdag is een ochtendbriefing met hostessen en ander personeel essentieel om iedereen te informeren. Laat het team en de toeleveranciers elkaar ook kort kennismaken. Een technische doorloop en soundcheck zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle techniek naar behoren functioneert. De techniek moet ook doorgenomen worden met de dagvoorzitter en sprekers [41](#page=41). > **Tip:** Houd je handen vrij tijdens het evenement door werkzaamheden te delegeren, zodat je flexibel kunt ingrijpen bij problemen en het overzicht kunt bewaren [42](#page=42). Belangrijke punten voor de eventdag zijn: * Praktische kledij [43](#page=43). * Een draaiboek bij de hand hebben [43](#page=43). * Contact onderhouden met cateraar en AV-partner [43](#page=43). * Sociale media analyseren [43](#page=43). * Aandacht geven aan gasten en zichtbaar zijn tijdens het event en de afloop [43](#page=43). ### 1.5 Demontage en opruiming Bij de demontage wordt in grote lijnen de omgekeerde werking van de montage uitgevoerd. Leveranciers worden ingepland volgens haalbaarheid en mogelijkheid; bijvoorbeeld, een meubelleverancier kan pas komen nadat al het meubilair is verzameld [44](#page=44). Het is belangrijk om gepersonaliseerde items goed bij te houden voor de klant en te zorgen voor goede communicatie en een schone afhandeling. Zorg dat alle materialen bij de juiste leverancier terechtkomen en noteer problemen om deze zo snel mogelijk met de leverancier te communiceren, eventueel met de eis tot een tegemoetkoming [45](#page=45). ### 1.6 Realisatie mogelijkheden Er zijn diverse mogelijkheden om ervaring op te doen in de productie van evenementen (montage, event en demontage), zoals werken via people agencies, bij cateraars, AV-partners, als entertainmentmedewerker of als vrijwilliger bij organisaties [46](#page=46). --- # Styling en decoratie Styling en decoratie richten zich op het creëren van een specifieke sfeer en ambiance in een evenementruimte, die in lijn ligt met het thema en het doel van het evenement. ### 2.1 Wat is styling? Styling omvat het ontwerpen en decoreren van een evenementruimte met als doel een specifieke sfeer en ambiance te creëren die past bij het thema en doel van het evenement. Dit proces omvat diverse elementen zoals decoratie, belichting, kleurgebruik, meubilair, florale decoratie, grafische uitingen, branding, props en andere middelen. Het uiteindelijke doel is een passende cohesie van alle gebruikte materialen te bewerkstelligen [50](#page=50). ### 2.2 Hoe? De setting en styling van een evenement worden vaak als een latere fase beschouwd, terwijl de kracht van een concept hier sterk van afhankelijk kan zijn. Bij de conceptontwikkeling wordt vaak uitgegaan van een bepaalde sfeer, tijdsperiode of trend, zoals kerst, indian summer, roaring twenties, urban of Italiaanse thema's. Het is cruciaal dat het concept in alle aspecten wordt doorgevoerd om de sterkte van het verhaal te behouden; afwijkingen op één detail kunnen de impact verminderen [51](#page=51). #### 2.2.1 Aspecten van styling en setting De uitwerking van styling en setting manifesteert zich in de keuze van onder andere: * **Meubilair:** Tafels, stoelen, lounge meubilair, bars, enz. [52](#page=52). * **Decoratie:** Groene elementen, vloer- en wandbekleding, bloemen, enz. [52](#page=52). * **AV (Audiovisueel):** Type lampen, neonverlichting, afwerking, enz. [52](#page=52). * **Catering:** Keuze van servies, schorten, menukaarten, gerechten, enz. [52](#page=52). * **Entertainment:** Keuze van de band, kleding van het personeel, type photobooth, keuze van animatie, enz. [52](#page=52). > **Voorbeeld:** Het uitwerken van conceptstijlen [53](#page=53). > * Kerst staff event > * Indian summer productlancering > * Roaring twenties NY > * Urban pop-up restaurant > * Italian wedding > > Hierbij wordt gevraagd om binnen 15 minuten voor een aangewezen stijl de juiste tafel en stoel, een gerecht, een type lamp, algemene decoratie en een entertainment element te selecteren [53](#page=53). ### 2.3 Decoratie Decoratie speelt een cruciale rol in het totale design van een evenement. Er wordt gewezen op het belang van het goed nalezen van bestelbonnen van verschillende leveranciers, ondanks de potentiële kostenbesparing. Het is raadzaam om altijd een kleine marge aan te houden, de indeling uit te tekenen en de essentiële elementen te kennen [54](#page=54). #### 2.3.1 Kleurgebruik Het spelen met kleuren, waaronder colorblocking en het toepassen van thema’s, is een belangrijk aspect van decoratie. Het is essentieel om de kleurenleer te kennen en te begrijpen welke emoties kleuren kunnen oproepen. De context bepaalt de kleurkeuze, en bij bedrijfsevenementen is het brandbook van het bedrijf leidend. Het doel is om harmonie te creëren of juist bewust voor contrast te kiezen. Bij het uitvoeren van evenementen voor organisaties, dient rekening te worden gehouden met de kleuren van die organisatie [54](#page=54) [55](#page=55). > **Definitie:** Colorblocking is het combineren van twee tot drie kleuren om een statement te maken [56](#page=56). #### 2.3.2 Bloemen Bloemen vormen een aanzienlijk deel van het budget en kunnen worden ingezet voor diverse doeleinden, zoals bruidsboeketten en corsages, of voor ceremonie- en kerkdecoraties in de vorm van bloemblaadjes om te gooien. Bij het uitbesteden van bloemendecoratie is het essentieel dat deze past binnen de totale styling van het evenement [57](#page=57). > **Tip:** Houd bij bloemendecoratie rekening met de hoeveelheid die nodig is: 2 vaasjes per lopende meter en 5 vaasjes per ronde tafel [59](#page=59). > > **Tip:** Sommige bloemen zijn seizoensgebonden [59](#page=59). > > **Tip:** Let op de opbouwtiming van bloemendecoratie, aangezien dit vaak wordt onderschat [59](#page=59). > > **Tip:** Denk bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) na over wat er na het evenement met de bloemen gebeurt [59](#page=59). #### 2.3.3 Vulling van de ruimte Bepaalde ruimtes vereisen aanvulling om een gewenste sfeer en gezelligheid te creëren. Hierbij speelt volume een belangrijke rol [58](#page=58). --- # Post-event fase en follow-up Het effectief beheren van de post-event fase en de daaropvolgende follow-up is cruciaal om de impact en de positieve herinnering aan een evenement te maximaliseren, aangezien dit een periode is waarin bestaande goede gevoelens en herinneringen bij aanwezigen en stakeholders kunnen worden benut [47](#page=47). ### 3.1 Belang van nazorg De post-event fase wordt vaak onderschat in vergelijking met de intensieve voorbereiding van een evenement. Echter, juist op het moment dat de positieve indrukken en herinneringen vers zijn, kan er effectief worden ingespeeld op de betrokkenen [47](#page=47). ### 3.2 Kernactiviteiten van de follow-up Een succesvolle follow-up omvat meerdere essentiële stappen om de waarde van het evenement te behouden en te versterken [48](#page=48): #### 3.2.1 Demontage en debriefing * **Goede demontage:** Zorg voor een ordelijke en efficiënte afbouw van het evenement [48](#page=48). * **Debrief met de klant:** Voer een gedetailleerd gesprek met de klant om de resultaten en ervaringen te bespreken [48](#page=48). #### 3.2.2 Communicatie en feedback * **Bedank iedereen binnen de week na afloop:** Stuur tijdig bedankjes naar alle betrokkenen, zoals partners, medewerkers en aanwezigen [48](#page=48). * **Vraag om feedback en evalueer:** Verzamel actief feedback van deelnemers en stakeholders om het evenement te evalueren en te leren voor toekomstige edities [48](#page=48). * **Deel waardevolle content via verschillende kanalen:** Maak gebruik van de gecreëerde content, zoals foto's, video's of samenvattingen, en deel deze via diverse platformen om de impact te verlengen [48](#page=48). #### 3.2.3 Financiële afhandeling * **Financieel alles in kaart brengen/houden, afhandelen waar nodig:** Zorg voor een complete financiële administratie en voltooi alle benodigde betalingen en afhandelingen [48](#page=48). > **Tip:** Wacht niet te lang met de follow-up. Hoe sneller je acteert na het evenement, hoe groter de kans dat de positieve emoties en herinneringen nog vers zijn en de feedback relevanter. > **Example:** Na een succesvol bedrijfsevenement kan een snelle e-mail met foto's en een korte samenvatting van de hoogtepunten, gevolgd door een feedbackenquête binnen een week, de betrokkenheid van deelnemers en het merkgevoel versterken. De financiële afhandeling van leveranciers binnen een maand na het evenement zorgt voor een nette afsluiting. --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | Event Productie | Het gehele proces van planning, organisatie en uitvoering van een evenement, inclusief alle logistieke, technische en creatieve aspecten. | | Styling | Het proces van het ontwerpen en decoreren van een evenementruimte om een specifieke sfeer en ambiance te creëren die aansluit bij het thema en doel van het evenement. | | Draaiboek | Een gedetailleerd document dat alle tijdschema's, verantwoordelijkheden, technische specificaties en operationele procedures voor een evenement bevat, essentieel voor de coördinatie en uitvoering. | | Leveranciers en partners | Externe partijen die diensten of producten leveren die nodig zijn voor de realisatie van een evenement, zoals cateraars, AV-partners of meubilairverhuurders. | | Offerte | Een gedetailleerd voorstel van een leverancier met daarin de aangeboden diensten, producten, prijzen en voorwaarden voor de uitvoering van een specifieke opdracht. | | Contract | Een juridisch bindende overeenkomst tussen twee of meer partijen die de wederzijdse rechten en plichten vastlegt met betrekking tot de levering van goederen of diensten voor een evenement. | | Realisatiefase | De fase van een evenementproject waarin alle voorbereidende plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd, inclusief opbouw, uitvoering ter plaatse en demontage. | | Post-event fase | De periode na afloop van een evenement, waarin activiteiten plaatsvinden zoals evaluatie, financiële afhandeling, debriefing en het verzamelen van feedback. | | Decoratie | Visuele elementen die worden gebruikt om een ruimte te verfraaien en een specifieke sfeer of thema te versterken, zoals bloemen, verlichting, textiel en objecten. | | Kleurenleer | De studie van kleuren en hun effecten, inclusief hoe kleuren emoties kunnen oproepen, hoe ze met elkaar interageren (harmonie of contrast) en hoe ze gebruikt kunnen worden in design. | | Colorblocking | Een decoratieve techniek waarbij twee tot drie opvallende kleuren direct naast elkaar worden geplaatst om een statement te maken en visuele impact te creëren. | | MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) | Een bedrijfsfilosofie waarbij organisaties rekening houden met hun impact op mens en milieu in hun bedrijfsvoering, wat ook van toepassing kan zijn op duurzame keuzes bij evenementen, zoals de afhandeling van bloemen na afloop. | | AV partner | Een gespecialiseerde leverancier die zorgt voor alle audio-visuele apparatuur en techniek op een evenement, zoals geluidssystemen, verlichting, projectoren en schermen. | | Catering partner | Een leverancier die verantwoordelijk is voor het verzorgen van eten en drinken tijdens een evenement, inclusief menuplanning, bereiding en service. | | Vrijwilligers | Personen die zich onbetaald inzetten voor een evenement, vaak ter ondersteuning van specifieke taken en werkzaamheden. | | People Agency | Een bureau dat tijdelijke arbeidskrachten levert voor evenementen, zoals technici, decorbouwers, stagiairs en publieksbegeleiders, om flexibel aan personeelsbehoeften te voldoen. |