EVENTSUPPORT - LES 1.pdf

# Rol en taken van een eventsupportmedewerker De rol en taken van een eventsupportmedewerker omvatten een breed scala aan verantwoordelijkheden die cruciaal zijn voor het succesvolle verloop van elk evenement, van de initiële voorbereiding tot de uiteindelijke afbouw [11](#page=11). ### 1.1 De rol van de eventsupportmedewerker Een eventsupportmedewerker wordt beschouwd als de onmisbare schakel achter de schermen van een evenement. Hun primaire doel is ervoor te zorgen dat alle aspecten van het evenement soepel verlopen. Deze rol is veelzijdig en vereist de uitvoering van diverse taken gedurende de verschillende fasen van een evenement [11](#page=11). ### 1.2 Taken voor, tijdens en na een evenement De taken van een eventsupportmedewerker kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën: voorbereiding, uitvoering en nazorg [11](#page=11). #### 1.2.1 Voorbereiding Gedurende de voorbereidingsfase is de eventsupportmedewerker betrokken bij diverse taken, waaronder: * Helpen bij het opstellen van een draaiboek [11](#page=11). * Verzamelen en klaarzetten van benodigde materialen [11](#page=11). * Voorbereiden van de locatie, inclusief decoratie, belichting en geluid [11](#page=11). * Beheren van gastenlijsten [11](#page=11). #### 1.2.2 Tijdens het evenement Tijdens het evenement zelf zijn de verantwoordelijkheden gericht op de directe ondersteuning en het waarborgen van een positieve ervaring voor de gasten: * Ontvangen van gasten [11](#page=11). * Beantwoorden van vragen van gasten [11](#page=11). * Oplossen van problemen die zich voordoen [11](#page=11). * Verlenen van technische ondersteuning, zoals voor geluid, belichting en presentaties [11](#page=11). * Toezicht houden op de algemene veiligheid van het evenement [11](#page=11). #### 1.2.3 Na het evenement Na afloop van het evenement omvatten de taken het volgende: * Afbouw van de locatie [11](#page=11). * Opruimen en schoonmaken van de evenementlocatie [11](#page=11). * Bijdragen aan de evaluatie van het evenement [11](#page=11). ### 1.3 Benodigde kennis en vaardigheden Om succesvol te kunnen functioneren als eventsupportmedewerker, is een combinatie van specifieke kennis en vaardigheden essentieel [12](#page=12) [13](#page=13). #### 1.3.1 Organisatie en planning * Het vermogen om overzicht te houden over meerdere taken tegelijkertijd [12](#page=12). * Het behalen van deadlines [12](#page=12). * Flexibiliteit om te reageren op onverwachte situaties [12](#page=12). #### 1.3.2 Communicatie * Effectieve communicatie met collega's, klanten en leveranciers [12](#page=12). * Het helder kunnen geven en ontvangen van instructies [12](#page=12). * Het oplossen van problemen door middel van goede communicatie [12](#page=12). #### 1.3.3 Technische kennis * Basiskennis van audiovisuele apparatuur, waaronder geluid, licht en projectoren [12](#page=12). * Vaardigheid in het gebruik van computers en gerelateerde software [12](#page=12). #### 1.3.4 Klantgerichtheid * Het streven naar gastentevredenheid en het adequaat beantwoorden van hun vragen [12](#page=12). * Het oplossen van problemen met een positieve en servicegerichte houding [12](#page=12). #### 1.3.5 Stressbestendigheid * Het vermogen om kalm te blijven onder druk [13](#page=13). * De capaciteit om snel te schakelen tussen verschillende taken [13](#page=13). #### 1.3.6 Teamwork * Goed kunnen samenwerken binnen een team [13](#page=13). * Bereidheid om collega's te ondersteunen [13](#page=13). #### 1.3.7 Flexibiliteit * Bereidheid om onregelmatige uren te werken [13](#page=13). * Bereidheid om diverse taken uit te voeren, mogelijk buiten het standaardpakket [13](#page=13). ### 1.4 Specifieke kennis afhankelijk van het type evenement De benodigde expertise van een eventsupportmedewerker kan sterk variëren afhankelijk van het specifieke type evenement [14](#page=14). * **Conferenties:** Kennis van presentatiesoftware en vergaderfaciliteiten is vereist [14](#page=14). * **Concerten:** Kennis van geluids- en lichtinstallaties is essentieel [14](#page=14). * **Feesten:** Er is kennis nodig van decoratie, catering en entertainment [14](#page=14). * **Sportieve evenementen:** Bekendheid met sportreglementen en veiligheidsprocedures is belangrijk [14](#page=14). Samenvattend kan de eventsupportmedewerker worden omschreven als een allround professional met een passie voor evenementen, die fungeert als de stille kracht achter een geslaagd evenement [14](#page=14). --- # Classificatie en doelstellingen van evenementen Dit onderdeel van de studiehandleiding behandelt de classificatie van evenementen op basis van hun doelgroep en het belang van het formuleren van heldere, meetbare doelstellingen met behulp van de SMART-methode [7](#page=7) [8](#page=8). ### 2.1 Indeling van evenementen Evenementen kunnen worden ingedeeld op basis van verschillende criteria, zoals het specifieke publiek dat wordt aangesproken en de algemene aard van het evenement. Twee belangrijke indelingen zijn die op basis van **doelgroep** en die op basis van de **aard van het evenement** (business, leisure, music) [15](#page=15) [16](#page=16). #### 2.1.1 Indeling naar doelgroep Bij de indeling van evenementen naar doelgroep worden voornamelijk business-gerelateerde evenementen onderverdeeld in drie categorieën [17](#page=17): * **B2B (Business to Business):** Evenementen gericht op zakelijke relaties. Dit zijn evenementen waarbij organisaties zich richten op andere organisaties [17](#page=17). * **Voorbeeld:** Een inspiratiecongres georganiseerd door Westtoer voor toeristische ondernemers en organisaties in West-Vlaanderen, met als doel inspiratie te bieden voor het toerisme van de toekomst [18](#page=18) [19](#page=19). * **B2C (Business to Consumer):** Evenementen gericht op de consument. Hierbij richt een organisatie zich rechtstreeks tot de eindgebruiker [17](#page=17). * **Voorbeeld:** Een exclusief influencer event georganiseerd door Heineken ter viering van de samenwerking met de James Bond franchise en de lancering van een nieuwe film. Het doel was om gasten content te laten delen en de beelden te gebruiken in een bredere campagne [20](#page=20) [21](#page=21). * **B2E (Business to Employee):** Evenementen gericht op de eigen werknemers. Deze evenementen hebben vaak als doel het versterken van de band tussen werknemers, waardering te tonen en het samenhorigheidsgevoel te bevorderen [17](#page=17) [22](#page=22). * **Voorbeeld:** Een familie-evenement georganiseerd door staalproducent Arcelor Mittal, waar 12.000 werknemers en hun familieleden samenkomen. De doelstellingen omvatten het beter leren kennen van collega's, waardering voor het geleverde werk, het bevorderen van het samenhorigheidsgevoel en het creëren van trots om deel uit te maken van het bedrijf [22](#page=22) [23](#page=23). #### 2.1.2 Indeling naar aard van het evenement Hoewel niet uitgebreid uitgewerkt in de verstrekte tekst, wordt de indeling in business-, leisure- en music-evenementen genoemd als een belangrijk onderscheid [15](#page=15) [7](#page=7) [8](#page=8). * **Business events:** Evenementen met een primair zakelijk doel, zoals conferenties, congressen, productlanceringen, beurzen, etc. [15](#page=15) [16](#page=16). * **Leisure events:** Evenementen gericht op ontspanning en vrije tijd, zoals sportwedstrijden, festivals (niet specifiek muziek), themaparken, etc. [15](#page=15). * **Music events:** Evenementen die primair gericht zijn op muziekoptredens, zoals concerten, muziekfestivals, etc. [15](#page=15). ### 2.2 Doelstellingen van evenementen en de SMART-methode Voordat een evenement wordt georganiseerd, is het essentieel om duidelijke doelstellingen te formuleren. De SMART-methode is hierbij een cruciaal hulpmiddel om ervoor te zorgen dat deze doelstellingen effectief en efficiënt zijn [24](#page=24). De SMART-methode staat voor de volgende vijf criteria: * **Specifiek (Specific):** Het doel moet helder beschrijven wat er moet gebeuren, hoe het evenement moet worden beleefd en wat de deelnemers eruit moeten halen [24](#page=24). * **Meetbaar (Measurable):** Het moet mogelijk zijn om achteraf te bepalen of de doelstelling is bereikt. Dit vereist het gebruik van concrete cijfers en een duidelijke definitie daarvan [24](#page=24). * **Acceptabel (Acceptable):** De doelstellingen moeten passen bij de cultuur van het bedrijf, de corporate values en de algemene bedrijfsdoelstellingen [24](#page=24). * **Realistisch (Realistic):** De doelstellingen mogen niet te ambitieus zijn. Het is belangrijk om ze te bekijken vanuit het perspectief van de doelgroep, en niet enkel vanuit het eigen rendement [24](#page=24). * **Tijdsgebonden (Time-bound):** Bij elke doelstelling moet een duidelijke tijdspanne of deadline worden vermeld waarbinnen het doel bereikt moet worden [24](#page=24). > **Tip:** Het correct toepassen van de SMART-methode zorgt voor focus en geeft de organisatie een duidelijk kader om het succes van een evenement achteraf te evalueren. Er wordt een oefening voorzien om de toepassing van de SMART-methode te testen [25](#page=25). --- # Financiële aspecten van evenementen Dit onderwerp focust op de Return on Investment (ROI) als een cruciale maatstaf voor de winstgevendheid van een evenement [26](#page=26). ### 3.1 Het concept Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI) wordt gedefinieerd als de nettowinst die wordt behaald ten opzichte van de gemaakte investering. Het is een essentieel ijkpunt voor organisaties om de succesvolheid van een evenement te evalueren [26](#page=26). #### 3.1.1 Berekening van de ROI De formule voor de berekening van de ROI luidt als volgt: $$ \text{ROI} = \left( \frac{\text{Opbrengsten} - \text{Kosten}}{\text{Kosten}} \right) \times 100\% $$ > **Tip:** Deze formule helpt om op een gestandaardiseerde manier de financiële prestatie van een evenement te kwantificeren. #### 3.1.2 Benodigde gegevens voor ROI-berekening Om de ROI van een evenement te berekenen, zijn de volgende financiële gegevens essentieel [27](#page=27): * **Totale opbrengsten:** Dit omvat alle inkomsten die het evenement heeft gegenereerd. Voorbeelden hiervan zijn: * Standhoudersgelden [27](#page=27). * Entreegelden [27](#page=27). * Sponsoring [27](#page=27). * Verkopen van eten en drinken [27](#page=27). * Overige inkomsten [27](#page=27). * **Totale kosten:** Dit zijn alle uitgaven die zijn gemaakt om het evenement te organiseren. Voorbeelden hiervan zijn: * Locatiehuur [27](#page=27). * Marketing en promotie [27](#page=27). * Personeelskosten [27](#page=27). * Aankleding en decoratie [27](#page=27). * Verzekeringen [27](#page=27). * Catering [27](#page=27). * Technische voorzieningen [27](#page=27). * Overige kosten [27](#page=27). ### 3.2 Oefening met ROI-berekening Om de toepassing van de ROI-formule te illustreren, volgt hier een oefening [28](#page=28): Stel, je hebt een beursevenement georganiseerd met de volgende financiële gegevens [28](#page=28): * Totale opbrengsten: 100.000 dollars [28](#page=28). * Totale kosten: 80.000 dollars [28](#page=28). **Vraag 1:** Wat is de ROI in percentage [28](#page=28)? **Vraag 2:** Voor elke euro die in het event is geïnvesteerd, hoeveel euro is er terugverdiend [28](#page=28)? #### 3.2.1 Oplossing van de oefening De oplossing voor de gestelde vragen is als volgt [29](#page=29): * **Oplossing Vraag 1 (ROI in %):** De ROI wordt berekend met de formule: $$ \text{ROI} = \left( \frac{100.000 \text{ dollars} - 80.000 \text{ dollars}}{80.000 \text{ dollars}} \right) \times 100\% $$ $$ \text{ROI} = \left( \frac{20.000 \text{ dollars}}{80.000 \text{ dollars}} \right) \times 100\% $$ $$ \text{ROI} = 0.25 \times 100\% = 25\% $$ Je hebt dus een rendement van 25% behaald op je investering [29](#page=29). * **Oplossing Vraag 2 (Terugverdiend per geïnvesteerde euro):** Dit betekent dat je voor elke dollar die je in het evenement hebt geïnvesteerd, 1,25 dollar hebt terugverdiend. Dit is te herleiden uit de formule: de opbrengsten zijn 100.000 dollars en de kosten waren 80.000 dollars. Per geïnvesteerde dollar heb je dus 1 dollar teruggehad (kostendekking) plus 0,25 dollar winst [29](#page=29). --- # Doelgroepanalyse en eventplanning Dit gedeelte behandelt de bepaling van de doelgroep aan de hand van sociodemografische en communicatieve kenmerken, en introduceert de taken binnen eventplanning [30](#page=30) [31](#page=31) [32](#page=32). ### 4.1 Doelgroepanalyse Een grondige analyse van de doelgroep is essentieel voor een succesvol evenement. Dit omvat het definiëren van de doelgroep aan de hand van diverse kenmerken, die onderverdeeld kunnen worden in sociodemografische en communicatieve aspecten [30](#page=30) [31](#page=31). #### 4.1.1 Sociodemografische kenmerken Sociodemografische kenmerken bieden een objectieve beschrijving van de doelgroep. Deze omvatten onder andere [30](#page=30): * Leeftijd (vaak in categorieën) [30](#page=30). * Geslacht [30](#page=30). * Nationaliteit [30](#page=30). * Cultuur [30](#page=30). * Religie [30](#page=30). * Gezinssituatie [30](#page=30). * Sociale klasse [30](#page=30). * Woonplaats [30](#page=30). * Beroep [30](#page=30). * Functieniveau [30](#page=30). * Opleidingsniveau [30](#page=30). #### 4.1.2 Communicatieve kenmerken Communicatieve kenmerken richten zich op de behoeften, interesses en gedragingen van de doelgroep, en hoe deze bereikt kunnen worden. Belangrijke aspecten zijn [31](#page=31): * Interesses en/of hobby’s [31](#page=31). * Mediagebruik (cruciaal voor het bepalen van de bereikbaarheid van de doelgroep) [31](#page=31). * Taalvaardigheid (inclusief de keuze van taal, formulering, jargon en stijl) [31](#page=31). * Gedrag (zoals koopgedrag en koopfrequentie) [31](#page=31). > **Tip:** Het combineren van sociodemografische en communicatieve kenmerken geeft een completer beeld van de doelgroep, wat essentieel is voor effectieve communicatie en eventconcepten. ### 4.2 Eventplanning taken Binnen de eventplanning vallen diverse taken die bijdragen aan de realisatie van een evenement. De documentatie noemt specifiek een aantal taken gerelateerd aan "eventsupport", met deadlines die aangeven wanneer deze afgerond moeten zijn [32](#page=32). #### 4.2.1 Specifieke eventplanning taken (Brugotta) De volgende taken zijn specifiek benoemd voor een case genaamd "Brugotta": 1. Customer journey analyse van Brugotta – deadline 2 december [32](#page=32). 2. Marktonderzoek gericht op een jong publiek voor Brugotta – deadline 16 december [32](#page=32). 3. Ontwikkeling van een concept om een jong publiek aan te trekken voor Brugotta [32](#page=32). 4. Opmaak van een dossier voor de klant – deadline 6 januari [32](#page=32). > **Tip:** Houd de deadlines nauwlettend in de gaten bij het uitvoeren van deze taken. Verdere uitleg over de taak "eventsupport" zal in de volgende sessie volgen [32](#page=32). --- # Beoordeling en deadlines Dit onderwerp beschrijft de beoordelingscriteria van het vak, de verdeling tussen werkveld en taalpraktijk, en het belang van deadlines voor de eindtaak en tussentijdse opdrachten. ### 5.1 Beoordelingsonderdelen Het vak bestaat uit twee hoofdevaluatieonderdelen, waarbij de puntenverdeling als volgt is: * Werkveld: 50% van de totale beoordeling [4](#page=4). * Taalpraktijk: 50% van de totale beoordeling [4](#page=4). #### 5.1.1 Werkveldonderdelen Het gedeelte werkveld wordt verder onderverdeeld in: * Taken tijdens de les [4](#page=4). * Eén eindtaak [4](#page=4). * Een schriftelijk examen [4](#page=4). #### 5.1.2 Beoordeling van taken tijdens de les Voor taken die tijdens de les worden uitgevoerd, gelden de volgende regels: * Enkel studenten die fysiek aanwezig zijn in de les ontvangen punten voor deze onderdelen [5](#page=5). * Indien een student niet aanwezig kan zijn, dient deze de docent tijdig per e-mail te verwittigen vóór aanvang van de les [5](#page=5). * Mits een wettige afwezigheid kan worden aangetoond, krijgt de student een gelijkwaardige opdracht die thuis uitgevoerd moet worden [5](#page=5). * Deze vervangende opdracht moet uiterlijk de dag na de les worden ingediend (bijvoorbeeld, voor een les op maandag, moet de opdracht uiterlijk dinsdagavond ingediend zijn) [5](#page=5). ### 5.2 Eindtaak en deadlines #### 5.2.1 Eindtaak: Onderzoek en concept Brugotta De eindtaak betreft een onderzoek en het concept "Brugotta" [4](#page=4). #### 5.2.2 Algemene deadline voor de eindtaak De algemene deadline voor het indienen van de eindtaak is 6 januari om 23:59 uur, via Toledo [4](#page=4). #### 5.2.3 Deeldeadlines Er worden deeldeadlines ingesteld voor specifieke onderdelen van de eindtaak. Studenten dienen de details van deze deeldeadlines te raadplegen op Toledo [4](#page=4). #### 5.2.4 Belang van deadlines Deadlines worden als cruciaal beschouwd, zeker in de rol van eventsupport medewerker [6](#page=6). * Opdrachten die niet tijdig via Toledo worden ingediend vóór de gestelde deadline, resulteren in een 0-score voor dat specifieke onderdeel [6](#page=6). * Het is essentieel om tijdig te beginnen met de opdrachten en niet te wachten tot het laatste moment om de taken te uploaden [6](#page=6). * Het heeft geen zin om taken na de deadline per e-mail in te dienen, aangezien deze niet zullen worden gelezen [6](#page=6). > **Tip:** Plan je werk zorgvuldig en houd rekening met de deeldeadlines om stress op het einde te voorkomen en de kans op een succesvolle indiening te maximaliseren. > **Tip:** Controleer altijd de specifieke instructies en deadlines op Toledo, aangezien deze leidend zijn voor de beoordeling. --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | Eventsupportmedewerker | De onmisbare schakel achter de schermen van elk evenement die zorgt dat alles soepel verloopt, van voorbereiding tot afbouw. | | Business/leisure en music events | Onderscheid in evenementen gebaseerd op hun aard: business (zakelijk), leisure (ontspanning) en music (muziekgerelateerd). | | Analyse van een succesvol event | Het onderzoeken en evalueren van de elementen die bijdragen aan het succes van een evenement, zoals doelstellingen, uitvoering en publieksreactie. | | Customer journey | De reeks stappen en ervaringen die een klant doorloopt bij interactie met een organisatie of evenement, van eerste bewustwording tot na afloop. | | Marktonderzoek | Het systematisch verzamelen, analyseren en interpreteren van informatie over een markt, consumenten, concurrenten en de omgeving om betere beslissingen te nemen. | | Personae | Semi-fictieve representaties van ideale klanten of gebruikers, gebaseerd op onderzoek en gegevens over bestaande en potentiële klanten, om hen beter te begrijpen. | | Pitchdossier | Een document dat wordt gebruikt om een idee, concept of voorstel te presenteren en te verkopen aan potentiële klanten, investeerders of belanghebbenden. | | Draaiboek | Een gedetailleerd plan dat de volgorde van gebeurtenissen, tijdschema's, verantwoordelijkheden en technische specificaties van een evenement vastlegt. | | Gantt diagram | Een visuele planningstool die de tijdslijnen van projecttaken toont, vaak gebruikt om de voortgang van evenementen te beheren en te visualiseren. | | Capaciteitsberekening | Het bepalen van het maximale aantal personen dat veilig en comfortabel kan verblijven in een bepaalde ruimte of locatie, rekening houdend met wetgeving en richtlijnen. | | Budget | Een financiële planning die de verwachte inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode of project, zoals een evenement, weergeeft. | | Dossier opmaak | Het structureren en presenteren van alle relevante informatie en documentatie voor een specifiek evenement of klant. | | USP (Unique Selling Proposition) | Het unieke verkoopargument dat een product, dienst of evenement onderscheidt van de concurrentie en de specifieke voordelen voor de klant benadrukt. | | Promoot je event | Het actief verspreiden van informatie over een evenement om publiek te trekken en interesse te wekken, via diverse marketing- en communicatiekanalen. | | B2B (Business to Business) | Een zakelijke transactie of relatie waarbij producten of diensten worden verkocht aan andere bedrijven. | | B2C (Business to Consumer) | Een zakelijke transactie of relatie waarbij producten of diensten rechtstreeks aan individuele consumenten worden verkocht. | | B2E (Business to Employee) | Evenementen of communicatie gericht op de eigen werknemers van een bedrijf, vaak ter bevordering van betrokkenheid, waardering of samenhorigheid. | | SMART doelstellingen | Doelstellingen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden zijn, om de kans op succes te vergroten. | | Return on Investment (ROI) | Een financiële metriek die de winstgevendheid van een investering meet, uitgedrukt als een percentage van de initiële kosten. | | Sociodemografische kenmerken | Statistische gegevens over een populatie, zoals leeftijd, geslacht, inkomen, opleidingsniveau en locatie, die worden gebruikt om doelgroepen te beschrijven. | | Communicatieve kenmerken | Kenmerken gerelateerd aan hoe een doelgroep communiceert en informatie ontvangt, zoals interesses, mediagebruik en taalvaardigheid. |