7. Productie - F&B.pdf

# Rol van catering bij evenementen Catering vormt de ruggengraat van een succesvol evenement, waarbij de kwaliteit van eten en drinken direct de gastervaring en de perceptie van het evenement beïnvloedt [3](#page=3). ### 1.1 Belang van catering voor het succes van een evenement De partycatering is essentieel voor het succes van een evenement; zelfs een prachtig en impactvol evenement kan een negatieve indruk achterlaten als de catering te wensen overlaat. Bij zakelijke evenementen is catering meer dan een voorwaarde; het heeft een significante impact op diverse aspecten [3](#page=3) [6](#page=6). ### 1.2 Impact op de gastenbeleving De impact van catering op een zakelijk evenement omvat onder meer: * Het besteden van een deel van het eventbudget aan catering [6](#page=6). * De mogelijkheid om duurzaamheid te tonen of te handelen [6](#page=6). * Invloed op de alertheid en concentratie van de gasten [6](#page=6). * Het faciliteren van netwerkmogelijkheden [6](#page=6). * Het integreren van catering als onderdeel van de bedrijfskleuren, branding en zelfs de boodschap van het evenement [20](#page=20) [6](#page=6). * Het bijdragen aan het "WOW-moment" door gasten te verrassen en te overweldigen [6](#page=6). * De setting van de catering en de uitgiftepunten zijn deel van het decor en de algehele beleving, en kunnen bijdragen aan verrassing en beleving [18](#page=18). ### 1.3 Budgetoverwegingen voor catering De kosten van catering kunnen enorm variëren. Het is cruciaal om een balans te vinden tussen het beschikbare budget en de doelstellingen die met eten en drinken worden nagestreefd [7](#page=7). #### 1.3.1 Kosten en verspilling Het buffet is in veel gevallen de goedkoopste cateringvorm, met prijzen vanaf ongeveer 20 tot 25 euro per persoon. Dit is echter ook de vorm die de meeste voedselverspilling genereert [7](#page=7). #### 1.3.2 Budgetallocatie en briefing Een richtlijn is om ongeveer een derde van het totale budget te reserveren voor catering, hoewel dit variabel is. Een duidelijke briefing is essentieel bij het aanvragen van offertes [8](#page=8). > **Tip:** Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt over mogelijke overschrijdingen van het einduur [8](#page=8). > **Tip:** Het is belangrijk om te zorgen voor voldoende aanbod om aan de vraag te voldoen [8](#page=8). ### 1.4 Catering en bedrijfsmessaging en branding Catering kan effectief worden ingezet om de boodschap, storytelling, branding en/of het statement van een evenement te ondersteunen. Dit kan door in te haken op het onderwerp of thema van het event op creatieve wijze [20](#page=20). #### 1.4.1 Integratie van branding Catering kan een integraal onderdeel van de branding zijn. Voorbeelden hiervan zijn het serveren van eten en drinken in de bedrijfskleuren of het aanbrengen van het bedrijfslogo op bepaalde producten [20](#page=20). --- # Cateringvormen en keuzes De keuze voor een specifieke cateringvorm is cruciaal voor het succes van een evenement en moet gebaseerd zijn op de doelgroep, het programma, de locatie en andere logistieke factoren [10](#page=10). ### 2.1 Factoren die de keuze voor catering beïnvloeden Bij het selecteren van de juiste cateringvorm is het essentieel om vooraf de wensen van de bezoekers of klant in kaart te brengen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de specifieke doelgroep(en). Voorbeelden hiervan zijn: op een evenement van een vuilnisbedrijf waren hamburgers populair, terwijl bij de Partij voor de Dieren geen vlees werd aangeboden. Ook specifieke wensen, zoals koekjes bij de koffie voor een klant als 'Lotus Bakeries', zijn belangrijk [9](#page=9). De uiteindelijke keuze voor een cateringvorm is een afweging van diverse factoren, waaronder: * Aantallen bezoekers [10](#page=10). * Locatie van het evenement [10](#page=10). * Het programma van het evenement [10](#page=10). * De beschikbare tijd [10](#page=10). * Het aantal cateringmomenten [10](#page=10). ### 2.2 Overzicht van cateringvormen #### 2.2.1 Receptie / hapjes catering Dit type catering wordt vaak ingezet voor netwerkmomenten, ontvangsten of na afloop van een inhoudelijk programma. Het kenmerkt zich door een staande setting met enkele zitplekken, waarbij gasten een drankje en diverse hapjes aangeboden krijgen. De hapjes kunnen variëren van lichte snacks tot meer vullende menu's [11](#page=11). #### 2.2.2 Buffet-catering Buffet catering kent talloze varianten en wordt vaak thematisch georganiseerd, gericht op specifieke (buitenlandse) keukens of met verschillende buffetstraten. Het basisprincipe is dat gasten zelf langs een reeks gerechten lopen om hun maaltijd samen te stellen [11](#page=11). #### 2.2.3 Diner-setting De diner-setting benadert het meest de restaurantervaring. In de evenementenwereld zijn er creatieve concepten die variëren van dinershows tot diners waarbij per gang van locatie, setting, decor of thema wordt gewisseld [12](#page=12). #### 2.2.4 Live cooking Bij live cooking koken (sterren)chefs op locatie, aan tafels of centraal in de eventruimte. Een ander concept is een chef op een podium die live het verhaal achter een gerecht vertelt. De richtprijzen voor een signatuurgerecht kunnen variëren van 2.500 dollars tot 10.000 dollars [12](#page=12). #### 2.2.5 Kookworkshops Kookworkshops waren lange tijd erg populair en bieden gasten de mogelijkheid om in teamverband zelf hun catering te bereiden. Dit kan een activiteit zijn voor collega's of andere groepen [13](#page=13). #### 2.2.6 Festivalcatering Binnen de zakelijke evenementenwereld is het festivalconcept populair geworden en wordt dit vaak gecombineerd met festivalachtige catering. Meer uitleg over de werking van foodtrucks wordt verder in het document gegeven [13](#page=13). > **Tip:** Denk bij het kiezen van de cateringvorm niet alleen aan het eten zelf, maar ook aan de ervaring die je de gasten wilt bieden. Een receptie vraagt om een andere sfeer dan een festivalcatering [11](#page=11) [13](#page=13). > **Voorbeeld:** Voor een formeel zakelijk diner is een diner-setting met bediening het meest passend. Voor een informele teambuilding kan een kookworkshop juist ideaal zijn [12](#page=12) [13](#page=13). --- # Selectie van een cateraar Dit hoofdstuk behandelt de verschillende opties voor het selecteren van een cateraar voor een evenement, inclusief de overwegingen, voordelen en nadelen van het inhuren van een extern bureau, het kiezen voor een locatie-cateraar of het samenwerken met een voorkeurs-cateraar [14](#page=14). ### 3.1 Opties voor cateringselectie Er zijn drie hoofdstrategieën te onderscheiden bij de selectie van een cateraar: het inhuren van een extern cateringbureau, het inschakelen van de locatie-cateraar, of het kiezen voor een door de locatie of klant voorkeurs-cateraar [14](#page=14). #### 3.1.1 Extern cateringbureau inhuren Het inhuren van een extern cateringbureau biedt een blanco canvas voor het volledige concept, inclusief gerechten en decoratie. Deze bedrijven zijn doorgaans zeer mobiel en kunnen alle benodigdheden meenemen naar de evenementenlocatie [15](#page=15). * **Voordelen:** * Volledige creatieve vrijheid in het totaalconcept, de gerechten en de inrichting/decoratie [15](#page=15). * Hoge mobiliteit en flexibiliteit door het meenemen van alle benodigdheden naar locatie [15](#page=15). * **Nadelen:** * Minder directe kennis van de specifieke locatie en haar faciliteiten vergeleken met een locatie-cateraar. * Mogelijk hogere logistieke kosten en complexiteit. #### 3.1.2 Kiezen voor de locatie-cateraar Een locatie-cateraar heeft het voordeel van korte logistieke lijnen en een diepgaande kennis van de locatie zelf, wat voordelig kan zijn voor de evenementenorganisator [16](#page=16). * **Voordelen:** * Kostenbesparend werken door efficiënte logistiek en reeds aanwezige faciliteiten [16](#page=16). * Geen verrassingen met betrekking tot de locatie en de cateringmogelijkheden [16](#page=16). * Een positieve tendens in de samenwerking met de locatie en het bureau [16](#page=16). * **Nadelen:** * Mogelijk minder gevoeligheid voor de specifieke wensen van de evenementsexpert [16](#page=16). * Minder onderhandelingsruimte op het gebied van kwaliteit en prijs, aangezien er minder concurrentie is [16](#page=16). #### 3.1.3 Samenwerken met een voorkeurs-cateraar Een voorkeurs-cateraar is een expert die de evenementenlocatie door en door kent en veel ervaring heeft met evenementen op deze locatie. Deze cateraar heeft ook expertise door ervaringen op andere locaties. Voor zowel de locatie als de voorkeurs-cateraar geldt dat er vaak een "uitkoopbedrag" betaald moet worden indien men per se met een eigen cateraar wil werken [17](#page=17). * **Voordelen:** * Expertise en ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de specifieke evenementenlocatie [17](#page=17). * Beweging binnen de faciliteiten en mogelijkheden van de locatie is optimaal [17](#page=17). * **Nadelen:** * Potentiële kosten voor het uitkopen van de voorkeurs-cateraar als men een eigen cateraar wil inschakelen [17](#page=17). * Minder keuzevrijheid als de voorkeurs-cateraar niet voldoet aan alle specifieke wensen. > **Tip:** Het overwegen van de balans tussen creatieve vrijheid, logistieke efficiëntie, lokale expertise en de potentiële kosten van het uitkopen van cateraars is cruciaal voor een succesvolle evenementenplanning [14](#page=14) [15](#page=15) [16](#page=16) [17](#page=17). --- # Praktische aspecten en regelgeving Dit onderwerp behandelt de essentiële praktische overwegingen en wettelijke kaders die komen kijken bij de organisatie van evenementen, met een focus op budgettering, vergunningen, voedselveiligheid, duurzaamheid en afvalbeheer. ### 4.1 Budgettering voor catering De kosten voor catering kunnen sterk variëren, afhankelijk van de gekozen vorm en de doelstellingen van het evenement. Het is cruciaal om een balans te vinden tussen het beschikbare budget en de gewenste impact van het eten en drinken [7](#page=7). #### 4.1.1 Kostenindicaties en schattingen * **Buffet:** Over het algemeen de goedkoopste cateringvorm, met prijzen vanaf circa 20 tot 25 euro per persoon. Dit brengt echter ook het risico op de grootste voedselverspilling met zich mee [7](#page=7). * **Aperitief dranken:** Reken gemiddeld op 3 drankjes per persoon [22](#page=22). * **Aperitief hapjes:** Reken op 6 hapjes per persoon, afhankelijk van de grootte [22](#page=22). * **Diner:** Overweeg 3 gangen zittend diner, 4 ambulante gerechtjes bij een walking dinner, of een sharing concept [22](#page=22). * **Dranken (na het aperitief):** In het eerste uur na het aperitief wordt gerekend op 3 drankjes per persoon. Vanaf de volgende uren wordt uitgegaan van 2 drankjes per persoon [22](#page=22). * **Buffetten:** Eén buffet per 50 personen is aan te raden [22](#page=22). * **No-show:** Cateraars rekenen doorgaans op een no-show percentage van 10% [22](#page=22). #### 4.1.2 Offerte en briefing * Moeite met offertes kan worden voorkomen door een duidelijke briefing [8](#page=8). * Een richtlijn is om ongeveer een derde van het totale budget te reserveren voor catering (dit is variabel) [8](#page=8). * Zorg voor duidelijkheid over wat er gebeurt als het einduur wordt overschreden [8](#page=8). * Zorg dat er altijd voldoende aanbod is [8](#page=8). #### 4.1.3 Aantal bedieningspunten Het bepalen van het aantal benodigde bedieningspunten is afhankelijk van: * De hoeveelheid aanwezige personen [23](#page=23). * Het tijdstip van de catering in relatie tot het evenementprogramma [23](#page=23). * De soorten eten en drinken die worden geserveerd [23](#page=23). ### 4.2 Vergunningen en regelgeving Voor het serveren van alcohol zijn specifieke vergunningen vereist [25](#page=25). * **Tapvergunning:** Geeft de toelating voor het schenken van ‘gegiste dranken’ (dranken die door vergisting tot stand komen, zoals bier en wijn) [25](#page=25). * **Sterke drank vergunning:** Een aparte vergunning is nodig voor het schenken van sterke dranken. Voor evenementen op officiële locaties is deze vergunning vaak niet nodig, aangezien de feestzalen meestal over de vereiste toelatingen beschikken [25](#page=25). #### 4.2.1 Voedselveiligheid en HACCP * **HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points):** Dit is een preventief voedselveiligheidssysteem dat verplicht is voor elk bedrijf dat zich bezighoudt met de productie, verwerking of distributie van levensmiddelen en/of diervoeders [5](#page=5). * **Keurmerk:** Hoewel iedereen zich cateraar mag noemen, is een herkenbaar keurmerk, zoals de HACCP-certificering, van groot belang [5](#page=5). * **FAVV-document:** Vraag uw cateraar naar een document dat hen toestaat om voedsel te bereiden, het zogenaamde FAVV-document [25](#page=25). * **Keukeninpectie:** Tijdens besprekingen en bezoeken bij de cateraar is het raadzaam om altijd te vragen of u de keukeninstallaties mag bekijken. Dit geeft direct inzicht in de naleving van de voedselveiligheidsnormen (HACCP) [25](#page=25). #### 4.2.2 Specifieke regels voor evenementen * **Wegwerpmaterialen:** Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in wegwerpbekers, bekers of petflesjes verboden op alle evenementen. Er dient gebruik te worden gemaakt van herbruikbaar materiaal [24](#page=24). * **Veiligheid kooktoestellen:** Barbecues, kooktoestellen (gas) en friteuses moeten op een open plaats worden geplaatst (niet binnen) [24](#page=24). * **Toezicht:** Er moet voortdurend toezicht zijn bij deze kookinfrastructuur [24](#page=24). * **Afstand:** Kooktoestellen moeten op minstens 1,20 meter afstand van andere inrichtingen worden geplaatst [24](#page=24). * **Brandstof:** Voor de barbecue dient enkel vaste brandstof te worden gebruikt om het gebruik van gas op uw evenement te vermijden [24](#page=24). > **Tip:** Vraag uw cateraar altijd naar hun HACCP-certificering en de specifieke procedures die zij hanteren om voedselveiligheid te garanderen. ### 4.3 Duurzaamheid en afvalbeheer Er zijn diverse manieren om catering duurzamer, verantwoorder en met minder voedselverspilling te organiseren [26](#page=26). #### 4.3.1 Duurzame inkoop en aanbod * **Korte lijnen:** Kies voor lokale inkoop [26](#page=26). * **Seizoensproducten:** Maak gebruik van producten die in het seizoen zijn [26](#page=26). * **Biologisch:** Bied biologisch eten en drinken aan [26](#page=26). * **Vegan catering:** Overweeg vegan catering, of bied minder vlees/vis aan [26](#page=26). * **Sociale ondernemingen:** Werk samen met cateraars die ‘sociale ondernemingen’ zijn of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst hebben [26](#page=26). #### 4.3.2 Voedselverspilling tegengaan * **Vooraf bevragen:** Vraag gasten vooraf naar hun voedselvoorkeuren om verspilling te voorkomen [26](#page=26). * **No-show minimaliseren:** Zet in op het minimaliseren van no-shows om afval te reduceren [26](#page=26). #### 4.3.3 Afvalverwerking * **Recycling:** Implementeer recyclingprocessen [26](#page=26). * **Afvalverwerking:** Zorg voor correcte afvalverwerking [26](#page=26). * **Composteren:** Maak gebruik van compostagemogelijkheden [26](#page=26). * **Voedselprojecten:** Sta overschotten af aan voedselprojecten [26](#page=26). > **Voorbeeld:** Een cateraar die lokale boeren bezoekt voor verse ingrediënten en groenten gebruikt die in het seizoen zijn, draagt significant bij aan duurzaamheid en vermindert de ecologische voetafdruk van het evenement. --- ## Veelgemaakte fouten om te vermijden - Bestudeer alle onderwerpen grondig voor examens - Let op formules en belangrijke definities - Oefen met de voorbeelden in elke sectie - Memoriseer niet zonder de onderliggende concepten te begrijpen

| Term | Definition | |------|------------| | Partycatering | Dit is een vorm van catering specifiek gericht op feesten en evenementen, en wordt beschouwd als een fundamenteel onderdeel voor het succes ervan. | | Keurmerk | Een officieel merkteken of certificaat dat de kwaliteit, veiligheid of betrouwbaarheid van een product, dienst of bedrijf garandeert. | | HACCP | Staat voor Hazard Analysis and Critical Control Points. Dit is een preventief systeem voor voedselveiligheid dat verplicht is voor bedrijven die met levensmiddelen werken om gevaren te identificeren en te beheersen. | | Voedselveiligheidssysteem | Een gestructureerde aanpak om de veiligheid van voedsel te waarborgen, van productie tot consumptie, door middel van preventieve maatregelen en controles. | | Eventbudget | Het totale financiële plan dat de kosten van alle aspecten van een evenement omvat, inclusief catering, locatiehuur, decoratie en entertainment. | | Duurzaamheid (in catering) | Het principe van catering waarbij rekening wordt gehouden met milieu-impact, sociale verantwoordelijkheid en economische levensvatbaarheid, zoals het lokaal inkopen van seizoensproducten. | | WOW-moment | Een onverwacht positieve en memorabele ervaring voor gasten tijdens een evenement, die een blijvende indruk achterlaat en vaak wordt geassocieerd met creatieve en verrassende elementen. | | Buffet-catering | Een cateringvorm waarbij gerechten worden gepresenteerd op een rij waar gasten zelf langs kunnen lopen om hun maaltijd samen te stellen. | | Voedselverspilling | Het verspillen van voedsel dat anders geconsumeerd had kunnen worden, wat een economisch, sociaal en milieuprobleem vormt. | | Doelgroep | De specifieke groep mensen die een evenement bijwoont of die een product of dienst afneemt, waar de catering op afgestemd moet zijn. | | Receptie/Hapjes catering | Een vorm van catering die typisch wordt gebruikt voor ontvangsten of netwerkmomenten, waarbij drankjes en kleine hapjes worden geserveerd. | | Diner-setting | De manier waarop een diner wordt gepresenteerd en ervaren tijdens een evenement, variërend van formele zittende diners tot creatieve concepten met themawisselingen per gang. | | Live cooking | Een cateringconcept waarbij chefs ter plekke maaltijden bereiden, vaak zichtbaar voor de gasten, wat zorgt voor interactie en een culinaire ervaring. | | Festivalcatering | Cateringstijlen die geïnspireerd zijn op festivals, vaak met foodtrucks en een informele, levendige sfeer, populair bij zakelijke evenementen. | | Locatie-cateraar | Een cateraar die vast verbonden is aan een specifieke evenementenlocatie en daar de exclusieve catering verzorgt. | | Voorkeurs-cateraar | Een cateraar die door een locatie of klant als voorkeursleverancier wordt aangewezen, vaak vanwege bewezen kwaliteit en ervaring met de specifieke locatie. | | Branding (in catering) | Het integreren van de merkidentiteit van een bedrijf in de catering, bijvoorbeeld door het gebruik van bedrijfskleuren in gerechten of het plaatsen van logo's. | | FAVV-document | Een document van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) dat aantoont dat een cateraar voldoet aan de wettelijke normen voor voedselbereiding en -veiligheid. | | Tapvergunning | Een vergunning die nodig is om 'gegiste dranken' (zoals bier en wijn) te mogen schenken op evenementen. | | Sterke drank vergunning | Een aparte vergunning die vereist is voor het schenken van sterke dranken, naast de tapvergunning. | | Circular food | Een concept waarbij voedselketens zo worden ingericht dat afval wordt geminimaliseerd en grondstoffen continu worden hergebruikt, wat bijdraagt aan duurzaamheid. |